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商务合同评审及归档管理制度

一、适用范围与使用情境

本制度适用于公司所有对外商务合同的评审、签订、履行及归档管理全流程，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、合作协议等各类具有法律约束力的商务文件。具体使用场景包括：

业务部门与外部单位拟签订合同时需通过评审流程保证条款合规；

合同签订后需规范归档，以备后续查阅、审计或纠纷处理；

公司需统一合同管理标准，防范法律风险及经营风险，保证合同管理全流程可追溯。

二、合同评审及归档管理流程

（一）合同发起与起草

责任部门：业务部门（如销售部、采购部、项目部等）

操作内容：

业务部门根据合作需求，明确合同标的、数量、价格、履行期限、质量标准、违约责任等核心要素；

依据公司模板或行业标准起草合同文本，保证条款清晰、无歧义；

收集并准备合同附件（如技术协议、报价单、资质证明等），与合同文本一并提交评审。

输出成果：合同初稿（含附件）、《合同评审发起单》（明确合同背景、合作方基本信息、评审需求等）。

（二）部门内部评审

责任部门：业务部门负责人

操作内容：

业务部门负责人对合同初稿进行审核，重点核对业务需求的匹配性、条款的完整性（如是否明确双方权利义务、违约处理方式等）；

确认合同金额、付款方式等是否符合公司业务政策及预算要求；

审核通过后，在《合同评审表》中签署“同意”意见并签字；若需修改，退回业务部门调整后重新提交。

输出成果：部门内部评审通过的合同文本及《合同评审表》。

（三）跨部门会签

责任部门：法务部、财务部、行政部（根据合同类型可增加其他部门，如技术部、人力资源部等）

操作内容：

法务部评审：审核合同主体合法性（合作方是否为依法设立并存续的法人/组织）、条款合规性（是否符合法律法规及行业规定）、法律风险点（如违约责任是否明确、争议解决方式是否约定管辖法院等），出具书面评审意见；

财务部评审：审核合同金额准确性、付款条件及方式是否与财务制度一致（如预付款比例、进度款支付节点、发票要求等）、税务处理是否合规（如税率、发票类型等），出具书面评审意见；

行政部/其他部门评审：如涉及资质审批、必威体育官网网址条款、知识产权等，由对应部门审核相关内容并签署意见。

输出成果：各部门会签完成的《合同评审表》，无重大修改意见或意见已落实。

（四）合同审批

责任部门：公司管理层（根据合同金额及重要性分级审批）

操作内容：

分级审批标准（示例）：

金额≤10万元：业务部门负责人审批；

10万元＜金额≤50万元：分管副总审批；

50万元＜金额≤100万元：总经理审批；

金额＞100万元：总经理办公会集体审批。

审批人重点审核合同与公司战略的匹配性、资源投入的合理性、风险可控性等，签署审批意见；对重大或有争议的合同，可要求补充评审或召开专题会议讨论。

输出成果：最终审批通过的《合同评审表》，确认合同可签订。

（五）合同签订

责任部门：业务部门、授权签约人（一般为法定代表人或其授权委托人）

操作内容：

业务部门核对审批完成的合同文本与最终版本是否一致，保证条款无修改；

授权签约人与合作方共同签署合同，加盖公司合同专用章（或公章），合作方需提供签字盖章页原件；

若需办理授权委托书，由行政部统一出具，明确授权范围及期限。

输出成果：正式签订的合同文本（一式N份，合作方份数根据需求确定，公司至少留存2份）。

（六）合同履行跟踪

责任部门：业务部门、财务部

操作内容：

业务部门负责跟踪合同履行进度（如交付时间、质量验收等），建立《合同履行台账》，记录关键节点完成情况；

履行过程中若出现变更（如金额、期限、内容等），需重新履行评审审批流程，签订补充协议；

财务部根据合同约定及履行进度，办理款项支付手续，留存支付凭证。

输出成果：《合同履行台账》、补充协议（若有）、支付凭证等。

（七）合同归档

责任部门：档案室（或行政部）、业务部门

操作内容：

材料整理：合同履行完成后，业务部门收集合同文本（含所有附件）、评审审批文件（含《合同评审表》、审批单）、履行记录（如验收报告、沟通函件等）、支付凭证等全套材料；

登记备案：填写《合同归档清单》，注明合同编号、名称、归档日期、保管期限等信息，提交档案室；

移交归档：档案室核对材料完整性后，统一编号入库，按“合同类型-签订年度”分类存放，电子版同步存入公司档案管理系统。

输出成果：归档合同档案（纸质+电子）、《合同归档清单》。

三、附表：模板表格

附表1：商务合同评审表（模板）

合同基本信息

合同编号

（按公司规则填写，如“CG-2024-X”）

合同名称

（如“产品采购合同”）

合作方名称

合同金额（大写）

合同金额（小写）

履行期限

自_年_月_日至_年__月__日

业务部门

发起日期

评审环节

评审部门/人

评审意见

签字

日期

业务部门初审

业务负责人

*

____年__月__日

法务部评审