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企业行政文书档案分类及编号管理规范

一、适用范围与管理目标

本规范适用于企业各类行政文书（包括但不限于通知、报告、会议纪要、制度文件、合同协议、证照复印件、外部往来函件等）的分类整理、编号登记、归档保管及检索利用。通过建立统一的分类体系与编号规则，实现档案管理的标准化、系统化，提高档案检索效率，保证档案完整性与可追溯性，为企业运营决策、合规审计及历史查阅提供支持。

二、档案分类及编号操作流程

（一）第一步：明确档案分类体系

根据企业行政职能与文书特性，构建“一级分类+二级分类+三级分类”的三级分类保证分类逻辑清晰、覆盖全面。

一级分类（按职能领域划分）

依据部门核心职能设置一级分类，代码采用2位大写字母表示（如“综合管理类”代码为“ZL”），具体

ZL：综合管理类（含行政、后勤、办公物资等）

RL：人力资源类（含招聘、培训、考核、薪酬等）

CW：财务管理类（含预算、报销、资金管理等，不含涉税发票）

XM：项目管理类（含项目立项、实施、验收等）

QG：公关外联类（含对外合作、媒体关系、往来等）

QT：其他临时类（未纳入上述分类的阶段性文书）

二级分类（按文书类型划分）

在一级分类下，按文书具体形式设置二级分类，代码采用2位数字或字母（如“通知”代码为“TZ”），示例：

综合管理类（ZL）下：通知（TZ）、报告（BG）、会议纪要（JY）、制度文件（ZD）、证照档案（ZZ）等

人力资源类（RL）下：招聘（ZP）、培训（PX）、绩效考核（KJ）、劳动合同（HT）等

三级分类（按保管期限或专项特征划分）

针对二级分类中数量较多或需重点管理的文书类型，可设置三级分类，代码采用2位数字（如“永久”代码为“01”），示例：

会议纪要（JY）下：永久（01，如董事会决议）、10年（02，如月度办公会）、5年（03，如部门例会）

制度文件（ZD）下：公司级（01，如《员工手册》）、部门级（02，如《行政部管理制度》）

（二）第二步：制定档案编号规则

采用“一级分类代码-二级分类代码-三级分类代码-年份-流水号”的层级结构，保证编号唯一、简洁且可追溯。

编号结构说明

一级分类代码：2位大写字母（如ZL、RL），对应职能领域。

二级分类代码：2位字符（数字或字母），对应文书类型。

三级分类代码：2位数字（可选，无三级分类时可，用“–”代替），如“01”“02”。

年份：4位数字，文书形成年度（如2024年）。

流水号：3位数字，按年度内文书形成顺序从“001”开始连续编制，不得跳号、重号。

编号示例

示例1（无三级分类）：ZL-TZ-2024-001（综合管理类-通知-2024年第1号）

示例2（含三级分类）：RL-KJ-01-2024-005（人力资源类-绩效考核-永久-2024年第5号）

示例3（其他临时类）：QT-XM-2024-102（其他临时类-项目类-2024年第102号）

（三）第三步：文书整理与编号实施

文书收集与初步筛选：各部门指定专人（如行政助理*）负责本部门行政文书的日常收集，剔除重复、无效文书（如草稿、临时便签等），保留正式版本。

确定分类与编号：根据文书内容，对照分类体系确定一级、二级、三级分类，按编号规则唯一编号，用铅笔轻柔标注于文书首页右上角（避免覆盖信息）。

文书装订与标注：多页文书需采用左侧装订，加装档案封面（含文书名称、编号、形成部门、形成日期、经办人等信息），首页加盖“归档章”（章内含编号、归档日期、审核人）。

（四）第四步：档案登记与归档保管

档案登记：将编号后的文书录入《行政档案登记表》（模板见下文），登记信息需完整准确，包括编号、文书名称、形成部门、形成日期、页数、保管期限、存放位置、经办人*等。

档案盒封装：按编号顺序将文书装入统一规格的档案盒（规格建议为A4竖装），盒脊标注“一级分类名称-起止编号-年度”（如“ZL综合管理类-ZL-TZ-2024-001至050-2024”）。

移交与保管：档案盒整理完毕后，移交至企业档案室，由档案管理员统一存放于专用档案柜，按分类顺序排列，并建立电子档案索引，方便检索。

三、档案分类及编号规则模板表

一级分类（代码）

二级分类（代码）

三级分类（代码）

编号规则示例

说明

综合管理类（ZL）

通知（TZ）

–

ZL-TZ-YYYY-NNN

适用于公司及各部门发布的正式通知、通报等

综合管理类（ZL）

会议纪要（JY）

永久（01）

ZL-JY-01-YYYY-NNN

董事会、股东会等重要会议纪要，保管期限永久

综合管理类（ZL）

会议纪要（JY）

10年（02）

ZL-JY-02-YYYY-NNN

月度办公会、专题研讨会等会议纪要，保管期限10年

人力资源类（RL）

劳动合同（HT）

–

RL-HT-YYYY-NNN

与员工签订的劳动合同、补充协议等

人力资源类（RL