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采购申请与审批流程标准化模板（供应商管理优化版）

一、模板应用背景与适用场景

在企业经营活动中，采购管理是控制成本、保障供应链稳定的核心环节。但传统采购流程常因审批环节模糊、供应商信息分散、评估标准不统一等问题，导致效率低下、风险频发。本模板旨在通过标准化流程与供应商管理深度结合，解决以下场景痛点：

需求部门：采购申请提交后审批周期长，供应商信息不透明，难以快速匹配需求；

采购部门：供应商资质审核耗时，缺乏统一评估标准，优质供应商难以沉淀；

管理层：采购数据分散，无法实时监控采购合规性与成本效益，决策缺乏依据。

本模板适用于各类企业（制造业、服务业、零售业等）的日常采购管理，涵盖从需求发起、供应商筛选到审批执行的全流程，尤其适用于多部门协同、供应商数量较多的中大型企业。

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与采购申请填写

责任主体：需求部门（申请人：*）

操作步骤：

需求部门明确采购需求（包括物品/服务名称、规格、数量、用途、预算、期望交付日期等），填写《采购申请审批表》（见模板一）。

若已有合作供应商，需在“建议供应商”栏填写供应商名称及合作历史（如过往价格、交付准时率）；若为新需求，需简要说明供应商筛选方向（如资质要求、价格区间）。

申请人将表格提交至部门负责人审核，保证需求符合部门工作计划且预算在可控范围内。

关键输出：《采购申请审批表》（初稿）

（二）部门初审与需求确认

责任主体：需求部门负责人（*）

操作步骤：

部门负责人重点审核：

需求的必要性（是否为非买不可，是否存在替代方案）；

预算合理性（是否超出部门年度预算，是否有降价空间）；

规格参数的明确性（避免模糊描述导致后续采购偏差）。

审核通过后，在“部门负责人意见”栏签字确认，并流转至采购部门；若不通过，需注明理由并退回申请人修改。

风险提示：需求描述模糊（如“一批办公用品”未注明具体型号、数量）将导致后续采购困难，需强制要求细化。

（三）采购部门供应商匹配与资质审核

责任主体：采购专员（）、采购主管（）

操作步骤：

供应商信息匹配：

若申请中已指定供应商，采购专员通过《供应商信息库》（见模板二）查询该供应商的合作记录（过往交付质量、价格水平、履约能力），重点核实资质文件是否在有效期内（如营业执照、相关行业许可证、ISO认证等）。

若未指定供应商，采购专员根据需求方向（如“低价优先”“质量优先”），从《合格供应商名录》中筛选2-3家候选供应商，并收集报价单、产品样本等资料。

供应商资质复核：

采购主管对供应商资质进行二次审核，重点检查：

营业执照经营范围是否覆盖采购品类；

特殊行业资质（如食品采购需SC认证、工程类采购需施工资质）是否齐全；

过往合作中是否存在重大违约记录（如延迟交付、质量问题）。

审核通过后，采购专员将供应商匹配结果及报价信息补充至《采购申请审批表》，流转至财务部门。

优化点：建立《供应商信息库》动态更新机制，每季度对供应商资质进行复审，淘汰不合格供应商。

（四）财务部门预算与价格合规性审核

责任主体：财务专员（）、财务经理（）

操作步骤：

财务专员核对采购申请的预算金额与部门可用预算，保证不超支；若超预算，需需求部门说明原因并提交预算调整申请。

对供应商报价进行价格合理性分析：

参考历史采购价格（如近3次同类产品采购均价），判断当前报价是否浮动过大（浮动超过±10%需提供书面说明）；

对大额采购（如单笔超5万元），需进行市场价格调研（如咨询至少3家供应商比价）。

审核通过后，在“财务部门意见”栏签字确认，流转至对应审批权限领导。

（五）分级审批与决策

责任主体：部门总监/分管副总（）、总经理（）

审批权限划分（示例）：

采购金额（元）

审批人

＜10,000

需求部门负责人

10,000-50,000

分管副总（*）

＞50,000

总经理（*）

操作步骤：

审批人根据采购申请的必要性、预算合规性、供应商资质等综合信息，在《采购申请审批表》中签署“同意”“不同意”或“补充说明”意见。

若“不同意”，需注明理由，流程终止；若“补充说明”，由采购部门按要求完善后重新提交。

审批通过后，采购部门正式向选定供应商下达采购订单。

（六）合同签订与执行跟踪

责任主体：采购专员（）、法务专员（）

操作步骤：

对于金额较大（如超10万元）或服务类采购，需签订正式采购合同，合同条款需明确：

交付时间、地点、验收标准；

付款方式（如“验收合格后30日内付全款”）、违约责任；

质量保证期及售后服务承诺。

法务专员审核合同条款，保证符合《民法典》及企业内部制度，规避法律风险。

采购专员跟踪供应商生产/备货进度，保证按时交付；需求部门收到货物后，需在3个工作日内完成验收，填写《采购验收单》（见模板三），反馈至采购部门。

（七）供应商评估与反馈

责任主体：需求部门（）