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企业合同审核管理模板化流程

一、适用范围与常见应用场景

日常采购类合同（原材料、设备采购等）；

销售与业务类合同（产品销售、服务提供等）；

合作类合同（项目合作、技术协作等）；

劳务与外包类合同（临时用工、服务外包等）；

其他需规范审核的企业合同。

二、合同审核标准化操作流程

核心原则：合规优先、风险可控、权责清晰、全程留痕。

1.合同发起与资料准备

责任主体：业务发起部门（如采购部、销售部）

操作内容：

（1）明确合同需求：梳理合作背景、交易标的、双方权利义务、核心条款（金额、期限、违约责任等）；

（2）收集基础资料：对方主体资质（营业执照、相关许可证等）、过往合作记录（如有）、需求说明书或技术规格书；

（3）拟定合同草案：参照企业标准合同模板，填写双方主体信息、交易条款、争议解决方式等内容，保证条款完整、表述清晰。

输出成果：《合同发起申请表》（含合同基本信息、需求说明）、《合同草案（初稿）》、对方主体资质文件复印件。

2.初步审核（形式与完整性审查）

责任主体：行政部/综合管理部

操作内容：

（1）核对合同编号：保证符合企业合同编码规则（如“年份-部门类型-序号”）；

（2）检查资料完整性：确认《合同发起申请表》、合同草案、对方资质等资料齐全；

（3）格式规范性审查：检查合同结构（如双方信息、签署页等要素是否完整）、条款表述是否无歧义、附件是否齐全。

输出成果：《初步审核意见表》（标注“通过”或“需补充资料”，明确修改要求）。

3.业务审核（条款合理性与可行性审查）

责任主体：业务主管部门（如采购合同的采购部，销售合同的销售部）

操作内容：

（1）业务条款合理性：审核交易标的、数量、质量标准、交付期限、验收方式等是否符合业务需求；

（2）对方履约能力评估：结合过往合作、资质文件等，评估对方履约能力（如生产能力、资金实力、服务经验）；

（3）价格与成本匹配：核对价格构成（如单价、总价、税费）是否合理，是否符合企业采购/销售定价策略。

输出成果：《业务审核意见表》（明确“同意”“需修改条款”或“不予合作”意见，附具体修改建议）。

4.法务审核（法律风险与合规性审查）

责任主体：法务部/外部法律顾问

操作内容：

（1）主体合法性：审查对方主体资格（如营业执照有效期、经营范围、授权代表权限）；

（2）条款合规性：核对合同内容是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效、可撤销条款；

（3）风险点识别：重点关注违约责任（是否明确、对等）、争议解决方式（管辖法院/仲裁机构约定是否清晰）、知识产权归属、必威体育官网网址条款等；

（4）修改建议：对法律风险条款提出修改意见，规避潜在纠纷（如“定金”与“订金”的规范使用）。

输出成果：《法务审核意见表》（标注“审核通过”“修改后通过”或“不通过”，附法律条款修改说明）。

5.财务审核（资金与财务影响审查）

责任主体：财务部

操作内容：

（1）资金安排：审核付款方式（如预付款、进度款、尾款比例）、付款节点是否合理，是否符合企业资金管理政策；

（2）税费与成本：核对涉税条款（如发票类型、税率）是否合规，合同总成本是否在预算范围内；

（3）财务风险：评估对方履约中的财务风险（如应收账款坏账风险、担保措施是否到位）。

输出成果：《财务审核意见表》（明确“同意”“调整付款条件”或“不予通过”意见，附财务风险评估）。

6.最终审批（决策与授权审查）

责任主体：企业管理层/授权审批人（如总经理、分管副总）

操作内容：

（1）综合评估：汇总各部门审核意见，评估合同整体风险与收益；

（2）权限审批：根据合同金额、重要性等级（如重大合同需董事会审批），履行相应审批流程；

（3）决策结果：签署《最终审批意见》，明确“批准签署”“修改后重新审核”或“否决”。

输出成果：《最终审批意见表》（审批人签字确认，加盖审批章）。

7.签署与归档

责任主体：行政部/综合管理部（牵头），业务部门（配合）

操作内容：

（1）文本核对：保证最终签署版本与审批版本一致，关键条款无修改；

（2）规范签署：按企业用印流程加盖合同专用章/公章，法定代表人/授权代表签字（需核对授权委托书）；

（3）分发与归档：将合同正本至少一式两份（双方各执一份），复印件分至业务、财务、法务部门；电子版录入合同管理系统，归档时标注“已签署”及归档日期。

输出成果：签署完成的合同文本、归档记录表、合同管理系统录入凭证。

三、配套工具模板

表1：合同审核流程跟踪表

合同编号

合同名称

合同类型

对方主体

合同金额

合同期限

发起部门/人

发起时间

初步审核（部门/人、意见、时间）

业务审核（部门/人、意见、时间）

法务审核（部门/人、意见、时间）

财务审核（部门/人、意见、时间）

最终审批（部门/人、意见、时间）

签署状态

归档情况

备注

示例：20