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会议管理计划与执行模板

一、适用场景与价值

本模板适用于企业内部各类会议的标准化管理，包括但不限于：

常规例会：部门周会、月度总结会等周期性工作会议；

专项会议：项目启动会、问题研讨会、决策评审会等目标型会议；

跨部门会议：需要多团队协作的协调会、资源对接会；

大型会议：年度总结会、培训会、客户交流会等需统筹规划的会议。

通过规范会议的计划、执行与跟进流程，可显著提升会议效率、明确会议目标、保证决议落地，同时减少无效会议成本，推动团队协作顺畅化。

二、会议全流程操作指引

（一）会前准备：明确目标，夯实基础

步骤1：发起会议申请

申请人明确会议核心目标（如“确定Q3项目排期”“解决模块技术瓶颈”），填写《会议计划表》（详见模板一），包含会议主题、时间、地点、参会范围、预期成果等关键信息。

提前3个工作日将会议申请提交至会议审批人（如部门负责人/项目总监），明确会议必要性（避免“为开会而开会”）。

步骤2：确定参会人员与议程

根据会议目标筛选参会人：决策事项需邀请相关负责人，执行事项需邀请具体经办人，避免无关人员参会（控制参会人数在8人以内为佳，大型会议可分设小组讨论）。

制定详细议程：明确每个议题的讨论时长、负责人、输出物（如“议题1：项目进度汇报（负责人：*，时长15分钟，输出：进度对比表）”），并提前1天发送至所有参会人。

步骤3：准备会议材料与场地

材料准备：根据议程整理会议所需文档（如项目方案、数据报告、PPT等），保证内容简洁、重点突出（建议每页PPT只讲1个核心观点），提前同步至参会人预留阅读时间。

场地与设备：预订会议室（优先选择带视频会议设备的场地，支持远程参会）；提前测试投影仪、麦克风、网络等设备，准备签到表、白板笔、便签纸等物料；若为线上会议，提前发送会议及参会指南（如软件、静音规则）。

（二）会中执行：聚焦目标，高效推进

步骤1：开场与目标重申

会议开始后，主持人需明确会议时长（如“本次会议预计60分钟”）、核心目标（如“今天需确定3个项目的优先级及资源分配”），并简要介绍议程，提醒参会人遵守发言规则（如“每人发言不超过3分钟，聚焦问题本质”）。

步骤2：议题讨论与决策

按议程顺序推进讨论，主持人需控制节奏：对偏离主题的发言及时引导，对沉默的参会人主动征求意见（如“*对此有什么补充吗？”），对争议较大的议题引导各方充分表达后，由决策人拍板或记录待议事项。

关键动作：安排专人记录讨论要点（建议使用《会议纪要表》，详见模板二），明确每个议题的结论、待办事项（包含具体行动项、负责人、截止时间），避免“议而不决”。

步骤3：总结与确认

会议结束前，主持人需逐项回顾决议事项与待办任务，确认无遗漏后，请参会人签字确认（线上会议可发送纪要电子版确认）；明确会议纪要的发出时间（如“24小时内发出最终版纪要”）。

（三）会后跟进：落地成果，闭环管理

步骤1：整理与分发会议纪要

秘书/记录人会后2小时内整理初版纪要，包含：会议基本信息（时间、地点、参会人）、核心议程、讨论要点、决议事项、待办清单（明确“做什么-谁负责-何时完成”），发送至主持人审核。

审核通过后，24小时内将正式纪要同步至所有参会人及相关方，并抄送部门存档。

步骤2：跟踪任务执行进度

待办负责人需按照截止时间推进任务，提前1天向会议发起人反馈进度（如遇延期需说明原因及解决方案）；会议发起人/项目经理通过《任务跟踪表》（详见模板三）每周更新任务状态，保证“事事有跟进、件件有反馈”。

步骤3：复盘与持续优化

对重要会议（如项目启动会、决策评审会），可在会后3个工作日内组织简短复盘，总结会议中的亮点（如“议程设置紧凑，高效达成3项决议”）与不足（如“某议题讨论超时，导致后续议程压缩”），形成会议改进建议，纳入下次会议优化方向。

三、核心工具模板清单

模板一：会议计划表

字段名称

填写说明

示例

会议主题

简明扼要概括会议核心内容

“Q3产品迭代需求评审会”

会议类型

例会/专项会议/跨部门会议/大型会议

专项会议

会议时间

起止时间（精确到分钟）

2024-06-1514:00-15:30

会议地点/形式

线下会议室编号/线上会议

线上（腾讯会议：X-）

参会人员

列明核心参会人及角色（含主持人、记录人）

主持人：（产品总监）；参会人：（研发）、（设计）、（运营）

发起人

会议申请人与第一责任人

*（产品经理）

会议目标

需达成的具体成果（避免“讨论问题”等模糊表述）

确定Q3产品迭代优先级，明确各需求负责人及交付节点

议程安排

按顺序列出议题、讨论时长、负责人、输出物

见下方“议程明细”

预期成果

会议结束后需输出的文档/决议

《Q3需求优先级确认表》

所需材料

会议需提前准备的文档、数据等

产品需求文档、用户调研数据

备注

其他需说明事项（如是否需提前准备方案