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文档管理规范及归档流程标准化手册

前言

为规范企业内部文档管理流程，保证文档信息的完整性、安全性及可追溯性，提高文档利用效率，降低运营风险，特制定本手册。本手册旨在统一文档分类、编号、存储、归档及销毁等全流程标准，为各部门文档管理工作提供明确指引，实现文档管理的标准化、规范化与高效化。

一、手册适用范围与场景

（一）适用范围

本手册适用于企业各部门（含总部、分支机构、项目部）在业务运营、管理活动中产生或接收的各类文档，包括但不限于：

业务文档：合同协议、项目方案、招投标文件、客户资料等；

管理文档：制度流程、会议纪要、工作报告、财务凭证等；

技术文档：产品设计图纸、研发文档、技术标准、操作手册等；

其他文档：审计报告、法律文书、外部单位往来函件等。

（二）典型应用场景

新员工入职：通过手册快速知晓文档管理要求，规范日常工作文档处理；

项目启动/结项：按标准流程完成项目文档的整理、归档与移交；

部门审计/检查：提供合规的文档管理依据，保证文档可追溯、无遗漏；

历史文档查询：通过标准化编号与存储定位，快速调取所需文档；

文档到期处置：依据保管期限与鉴定结果，规范完成销毁或续存流程。

二、文档管理核心规范

（一）文档分类与标识

分类原则：按“业务属性-密级-载体”三级分类法，保证分类清晰、无交叉。

一级分类（业务属性）：如“行政管理”“财务管理”“项目管理”“技术研发”等；

二级分类（密级）：分为“公开”“内部”“秘密”“机密”四级（密级定义由企业必威体育官网网址委员会另行制定）；

三级分类（载体）：分为“电子文档”“纸质文档”“声像文档”等。

标识要求：文档需标注分类标签，电子文档在文件名首部标注分类代码（如“XZ-GL-001”表示“行政管理-内部-001号”），纸质文档在首页右上角加盖分类章。

（二）文档编号规则

编号结构：部门代码-年份-流水号-版本号，示例：XZ-2023-005-V2（行政部2023年第5号文件，第2版）。

部门代码：用部门名称首字母缩写（如“XZ”=行政部、“CW”=财务部、“XM”=项目部）；

年份：文件形成年度（如“2023”）；

流水号：按部门年度内文件形成顺序，3位阿拉伯数字（不足前补“0”，如“001”）；

版本号：首次版本为“V1”，修订后依次递增（如“V2”“V3”）。

特殊文档编号：合同类文档在编号后增加“HT”后缀（如“XM-2023-012-HT”），项目类文档增加“XM”后缀（与部门代码区分）。

（三）文档格式与命名规范

电子文档格式：

文字类优先采用PDF格式（保证排版不可篡改），需编辑版本保留DOCX/XLSX格式；

图像类采用JPG/PNG格式（分辨率不低于300DPI），单文件大小不超过10MB；

压缩文件采用ZIP/RAR格式，命名包含解压后文件核心信息（如“2023年度销售数据_.zip”）。

文件名规范：编号-文档标题-形成人-形成日期，示例：XZ-2023-005-办公用品采购申请-docx。

标题需简洁明确，避免使用“新建文档1”“最终版”等模糊名称；

形成人为实际撰稿人或负责人，日期为文件定稿日期（YYYYMMDD格式）。

（四）文档存储与备份

电子文档存储：

部门日常文档存储于指定共享服务器路径（如“\服务器名称\2023年”），禁止存储于本地电脑C盘；

涉密电子文档存储于加密专用服务器，访问需通过权限审批；

每日17:00前由部门文档管理员完成增量备份，每周日24:00前完成全量备份，备份数据保留2年。

纸质文档存储：

按分类编号顺序存放于档案柜，标注“部门-年度-类别”索引标签（如“行政部-2023-内部”）；

涉密纸质文档存放于带锁必威体育官网网址柜，钥匙由部门负责人*保管；

存放环境需通风、防潮、防火（温度18-22℃，湿度45-60%），定期检查档案柜状态。

（五）文档权限管理

权限分级：

查阅权限：部门内员工可查阅本部门非涉密文档，跨部门查阅需提交《文档借阅申请表》；

编辑权限：仅文档形成人、部门负责人*及指定管理员可编辑文档，编辑后需更新版本号；

涉密权限：秘密级以上文档需经分管领导*审批，仅限授权人员查阅，禁止复制、截屏。

权限审批：电子文档权限通过OA系统线上审批，纸质文档权限由部门负责人*签字确认。

（六）文档版本控制

版本管理要求：文档修订后需更新版本号，并在修订页标注修订内容、修订人及修订日期；

版本存档：历史版本需保留至少3个，必威体育精装版版本优先存储，电子文档历史版本移至“历史版本”文件夹，纸质文档标注“作废”字样后单独存放。

三、标准化归档操作流程

（一）文档起草与审核

起草阶段：文档形成人按格式规范起草文件，保证内容准确、逻辑清晰；

审核阶段：

业务文档需经部门负责人*审核（重点审核内容合规性与数据准确性）；

涉密文档需经必威体育官网网址专员*审核（重