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会议管理组织及议程设置指导手册

一、手册适用范围与核心价值

本手册适用于各类组织内部会议（如部门例会、项目推进会、专题研讨会、决策评审会等）的全流程管理，旨在通过标准化操作提升会议效率、明确会议目标、保障会议成果。无论是常规工作沟通还是重要事项决策，均可参考本手册规范会议组织与议程设置，避免“会而不议、议而不决、决而不行”的低效问题，推动团队协作与目标落地。

二、会议全流程操作指南

（一）会前筹备阶段：明确目标与细节保障

确定会议核心目标与类型

操作要点：根据业务需求明确会议目的（如信息同步、问题研讨、决策制定、任务分配等），并匹配会议类型：

信息同步类：快速传递进展、通知事项，参会人数宜多，时长控制在30-60分钟；

问题研讨类：聚焦具体议题深入讨论，需邀请相关领域专家或执行人员，时长1-2小时；

决策评审类：对方案、资源等进行最终定夺，需决策人全程参与，提前分发材料供预审，时长1-2小时。

筛选参会人员与明确分工

操作要点：

必邀人员：与会议议题直接相关的决策人、执行人、信息提供者（如项目推进会需邀请项目经理、核心成员、资源协调人）；

可选人员：需知晓会议内容但不直接参与决策的人员（如部门助理），可会后同步纪要；

分工角色：指定主持人（控场、引导议程）、记录人（实时记录讨论要点、决议）、材料准备人（提前整理议题背景、数据、方案等）。

制定科学议程与时间分配

操作要点：

议程设计原则：按“重要性排序”（先议紧急/核心议题，后议常规/次要议题）、“逻辑关联性”（同类议题合并，避免频繁切换主题）；

时间分配：总时长明确，每个议题预留弹性时间（如1小时会议，核心议题30分钟，次要议题15分钟，开场/总结各10分钟）；

议程要素：议题名称、讨论目标、负责人、预计时长、所需材料（示例：“Q3营销方案评审——负责人：*经理，目标：确定方案执行细节，时长：40分钟，材料：方案终版、预算表”）。

发布会议通知与预沟通

操作要点：

通知内容：会议主题、时间（起止时间，精确到分钟）、地点（线上需注明会议/ID，线下注明会议室）、参会人员、议程概览、需提前准备的材料/预审事项；

发送时间：常规会议提前1-2天发送，紧急会议至少提前4小时发送；

预沟通：对复杂议题，提前与核心参会人员一对一沟通，收集初步意见，避免会上出现重大分歧。

（二）会中执行阶段：聚焦议题与高效推进

会议开场（5-10分钟）

操作要点：

主持人开场：明确会议目标、议程、时间规则（如“本次会议聚焦Q3营销方案评审，总时长60分钟，每个议题严格控制在预定时间内，超时将提醒进入下一环节”）；

确认参会情况：简要说明缺席人员及原因，询问是否需调整议程；

重申纪律：要求手机静音、发言围绕议题、避免无关讨论。

议题讨论与决策

操作要点：

按议程顺序推进，主持人引导每个议题的讨论：

开场：由议题负责人简要介绍背景（如“本次方案调整主要基于上月用户反馈数据，核心变化是渠道投放策略优化”）；

讨论：鼓励参会人员发表意见，主持人控制发言顺序（如“先请主管提建议，再请工程师补充技术可行性”），避免少数人垄断发言；

决策：对需决议事项，明确决策方式（如举手表决、共识决策、负责人最终裁定），并当场宣布结果（如“经讨论，方案A通过，由*团队负责细化执行计划，本周五前提交”）。

时间管理：设置计时提醒（如倒计时器），若某议题讨论超时，主持人需引导“是否需延长本次讨论或另约时间”，保证整体进度。

会议记录与关键信息留存

操作要点：

记录人实时记录：重点记录“讨论要点”（不同意见需标注）、“决议事项”（明确内容、负责人、完成时间）、“待办事项”（任务描述、责任人、截止日期）；

避免流水账：不记录具体发言内容，提炼结论性行动项（如“错误记录：‘经理说广告投放预算可能不够’”→“正确记录：‘决议：广告投放预算上限调整为50万元，由经理负责协调财务部确认，周三前完成’”）。

会议总结与收尾

操作要点：

主持人总结：复述会议核心成果（已达成决议的议题、关键待办事项），明确“谁在什么时间前完成什么”；

确认下一步行动：询问参会人员对决议和待办事项是否有疑问，保证所有人理解责任分工；

宣布散会：明确会议结束时间，提醒记录人会后整理纪要。

（三）会后跟进阶段：落实成果与闭环管理

整理与分发会议纪要

操作要点：

纪要内容：会议基本信息（时间、地点、参会人、缺席人）、议程回顾、各议题讨论要点、决议清单、待办事项（表格形式，含任务、负责人、截止日期）；

审核与分发：会议结束后24小时内完成纪要初稿，由主持人审核确认后，通过邮件或即时通讯工具发给所有参会人员及相关方；

标注重点：在纪要中突出“决议事项”和“待办任务”，方便查阅。

跟踪待办事项进度

操作要点：

责任到人：每个待办事项明确唯一负责人，避免“多人负责等于无人负责”；