会议纪要与决策执行标准化模板.docVIP

会议纪要与决策执行标准化模板

适用情境

标准化操作流程

一、会前筹备：明确目标，夯实基础

确定会议核心目标

会议发起人需提前明确本次会议需解决的核心问题（如决策事项、讨论方向、资源协调等），避免会议主题发散。

梳理参会人员与议程

根据会议目标确定必要参会人（含决策层、执行层、相关部门负责人），提前3个工作日发送会议通知，明确时间、地点、议程及需提前准备的资料。

议程需清晰列出每个议题的讨论时长、负责人，例如：“议题1：Q3营销方案调整（负责人：*，时长：30分钟）”。

准备会议材料

提前将背景资料、数据报表、方案草案等材料分发至参会人，保证大家对议题有充分知晓，提升会议讨论效率。

二、会中记录：聚焦关键，精准捕捉

签到与身份确认

会议开始前，记录人负责收集参会人员签到信息（含姓名、部门、联系方式），确认缺席人员及原因。

按议程引导讨论

主持人需严格按照议程控制会议节奏，保证每个议题在规定时间内完成讨论。记录人同步聚焦关键信息：

讨论要点：记录不同参会人的核心观点、分歧点及共识，避免冗余描述，用简洁语言概括（如“提出：需增加预算20%以覆盖推广成本；反对：建议优先优化现有渠道转化率”）。

决策事项：明确每个议题的最终结论，需包含“决策内容、决策依据、决策人”（如“决策：按原计划推进Q3营销方案，决策依据：当前渠道ROI达标，决策人：*”）。

行动项：对需执行的事项，详细记录“任务描述、执行负责人、配合部门、计划完成时间、交付成果”（如“任务：优化官网注册流程，负责人：*，配合部门：技术部，完成时间：2023-10-15，交付成果：新版上线及转化率提升报告”）。

实时确认关键信息

对存疑的记录内容（如负责人姓名、时间节点），需当场向参会人确认，保证信息准确无误。

三、会后整理：及时输出，规范归档

24小时内完成纪要初稿

记录人根据会中记录，整理会议纪要初稿，内容需包含：

会议基本信息（名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人员、缺席人员）；

会议议程及讨论摘要（按议题顺序梳理，突出共识与分歧）；

决策事项列表（编号、决策内容、决策依据、决策人）；

行动项清单（编号、任务描述、执行负责人、配合部门、计划完成时间、交付成果、当前状态）。

审核与分发

纪要初稿需提交主持人审核，保证信息准确、重点突出，审核通过后1个工作日内分发至所有参会人及相关执行部门。

分发时需明确“请各执行负责人确认行动项，如有异议请在2个工作日内反馈”。

归档保存

经审核确认的会议纪要（含反馈意见）需统一归档至公司共享平台（如OA系统、企业盘），按“会议日期+会议名称”命名，保存期限不少于3年。

四、执行跟踪：动态监控，闭环管理

建立执行台账

会后1个工作日内，由指定跟踪人（通常为记录人或项目助理）根据行动项清单建立《决策执行跟踪表》，实时更新任务进展。

定期进度反馈

执行负责人需按计划时间节点提交进展报告（如日报、周报），说明“已完成工作、未完成原因、下一步计划、需协调资源”。

跟踪人每周汇总执行情况，向主持及相关决策人反馈《执行跟踪表》，对逾期任务及时预警（如“任务‘优化官网注册流程’计划完成时间为10-15，当前进度70%，存在技术资源不足风险，建议协调*优先支持”）。

闭环处理

任务完成后，执行负责人需提交交付成果（如报告、方案、系统等），由跟踪人组织验收（验收人：决策人或指定负责人），确认达标后在《执行跟踪表》中标记“已完成”。

对未按期完成的任务，需组织复盘会议，分析原因（如资源不足、目标不明确、外部环境变化等），明确调整方案或责任追究，保证所有决策事项有始有终。

核心模板结构

表1：会议基本信息表

序号

项目

内容示例

1

会议名称

2023年Q3营销方案推进会

2

会议时间

2023-09-1514:00-16:00

3

会议地点

公司3楼会议室A

4

主持人

*（市场部总监）

5

记录人

*（市场部专员）

6

参会人员

（销售部）、（技术部）、*（财务部）

7

缺席人员及原因

*（产品部，因客户拜访请假）

8

会议目的

确认Q3营销方案调整方向，明确执行分工

表2：会议议题与讨论记录表

序号

议题名称

讨论要点摘要

共识/结论

1

Q3营销方案预算调整

：现有预算无法覆盖新增渠道推广，需增加20%；：建议优先优化现有渠道，转化率提升可减少预算投入。

暂不增加预算，由*牵头在9月20日前提交现有渠道优化方案，目标提升转化率15%。

2

新品上市推广时间

：建议10月1日上线，抢占国庆流量；：技术部测试需延期至10月5日，建议推迟至10月8日。

确定新品上市时间为10月8日，由*协调技术部优先完成核心功能测试。

表3：决策事项与执行计划表

序号

决策内容

决策依据

决策人

执行负责人

配合部门

计划完成时间

交付成果

当前状态

1

优化现有营销渠道