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采购流程标准化指南规范采购行为

一、适用范围与应用场景

本指南适用于各类企业内部采购活动的全流程管理，覆盖日常办公物资采购、项目专项物资采购、服务类采购（如咨询、运维等）等多种场景。无论是常规的月度集中采购，还是紧急零星采购，均需遵循本规范，保证采购行为合规、高效、透明，降低采购成本，防范采购风险。

二、标准化采购流程操作细则

（一）需求发起与确认

需求提报：各部门根据工作需要，由需求经办人（如“张*”）填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途、需求时间及特殊要求（如质量标准、交付地点等）。

需求审核：需求部门负责人对需求的必要性、合理性进行初审，重点核查“是否属于必要开支”“规格参数是否明确”“预算是否在部门额度内”。初审通过后，提交采购部门复核。

预算确认：采购部门联合财务部门（对接人“王”）核对需求预算与公司年度/季度预算是否匹配，预算不足时需按流程申请追加预算，经分管领导（如“李”）审批后方可进入下一步。

（二）供应商寻源与选择

供应商资质要求：供应商需具备合法营业执照、相关行业资质（如食品经营许可证、ISO认证等）、良好商业信誉及供货能力，优先选择纳入公司《合格供应商名录》的单位。

寻源方式：

公开招标：达到一定金额（如50万元以上）或重大项目采购，需通过公开招标方式，邀请3家及以上合格供应商参与，由采购部门组织招标小组（含需求部门、财务、法务代表）进行评审。

询价采购：金额未达招标标准（如5万-50万元），至少向3家供应商发出询价单，对比价格、质量、交期后确定供应商。

单一来源采购：仅能从唯一供应商处采购（如专利产品、紧急维修），需经采购部门负责人及分管领导审批，说明理由并留存书面记录。

供应商评审：综合评估价格（权重40%）、质量（权重30%）、交期（权重20%）、服务（权重10%），形成《供应商询价对比表》，确定最终供应商并公示结果。

（三）合同拟定与审批

合同拟定：采购部门根据确定的供应商及需求细节，拟定采购合同，明确以下核心条款：

双方主体信息（名称、地址、联系方式）；

标的物名称、规格型号、数量、单价及总价；

质量标准（如国家标准、行业标准或双方约定标准）；

交付时间、地点及方式；

验收标准及流程；

付款方式（如预付款比例、到货款、质保金比例及支付条件）；

违约责任（如逾期交货、质量不达标等处理方式）；

争议解决方式（如协商、仲裁或诉讼）。

合同审批：合同需经采购部门负责人、法务专员（如“赵*”）、财务部门审核，最终由分管领导及总经理审批。重大合同（如100万元以上）需提交公司管理层会议审议。

（四）订单下达与执行

订单：审批通过后，采购部门向供应商下达《采购订单》，订单内容需与合同一致，并注明“本订单以最终合同为准”。

供应商确认：供应商需在2个工作日内确认订单，如有异议需书面反馈，双方协商一致后修订订单。

履约跟踪：采购专员（如“刘*”）负责跟踪供应商生产/备货进度，定期向需求部门及采购负责人反馈，保证按期交付。如遇延期风险，供应商需提前3日书面通知，并说明原因及解决方案。

（五）货物/服务验收

验收准备：供应商交付货物/服务后，需求部门联合采购部门、质检部门（如涉及）共同验收，提前准备好验收标准、订单复印件及检测工具。

实物验收：

数量核对：清点货物数量是否与订单一致，短缺或多余需当场记录并由供应商签字确认；

质量检验：按合同约定的质量标准进行检测，如外观检查、功能测试、文件资料（如合格证、说明书）核对等；

服务验收：服务类采购需确认服务内容、时长、效果是否符合约定，如培训服务需参训人员签字确认。

验收结果处理：

验收合格：填写《验收入库单》，需求部门、采购部门、供应商签字盖章，货物办理入库手续；

验收不合格：出具《不合格品报告》，注明不合格原因，要求供应商在3个工作日内退换货或整改，整改后重新验收。

（六）付款结算

付款申请：验收合格后，采购部门收集《采购合同》《验收入库单》《供应商发票》（发票抬头、税号需与公司一致），填写《付款申请表》，注明付款金额、付款方式（银行转账/承兑汇票）、收款账户信息。

审批支付：付款申请经财务部门审核（重点核查发票真实性、付款条件是否满足）、采购负责人确认、分管领导审批后，由财务部门安排付款。

票据归档：付款完成后，将合同、订单、验收单、发票等资料整理归档，保存期限不少于5年。

三、配套工具表单模板

（一）采购需求申请表

序号

需求部门

申请人

联系方式

需求名称

规格型号

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途

需求时间

需求部门负责人意见

采购部门复核意见

财务预算审核

1

行政部

张*

办公桌

1.2m*0.6m

10

800

8000

新员工入职

2024-05-20

同意，用于办公区补充

预算充足，同意采购