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文件控制程序及记录控制程序培训试题附答案

一、单项选择题（每题2分，共30分）

1.以下哪项不属于文件控制程序中“文件编制”环节的关键要求？

A.明确文件适用范围

B.引用必威体育精装版有效版本的外来文件

C.由部门负责人直接签发

D.内容与实际操作一致

答案：C（解析：文件编制需确保内容准确，但签发属于“批准”环节，编制阶段主要关注内容完整性和适用性）

2.某公司质量手册第3版发布后，需对旧版第2版文件进行处理，正确做法是：

A.旧版文件由各部门自行留存参考

B.旧版文件统一加盖“作废”标识并归档

C.旧版文件直接销毁无需记录

D.旧版文件与新版文件同时发放至使用场所

答案：B（解析：作废文件需明确标识防止误用，归档可保留追溯价值，直接销毁或留存可能导致非预期使用）

3.记录控制程序中，“记录标识”的核心目的是：

A.美观整齐

B.便于检索和追溯

C.符合格式要求

D.区分不同部门

答案：B（解析：标识的核心是通过编号、日期、版本等信息实现快速定位和历史追溯）

4.文件更改时，若原审批人离职，应：

A.由原编制人直接修改并生效

B.由当前部门负责人重新审批

C.无需审批直接发布新版

D.作废原文件并重新编制

答案：B（解析：更改需保持审批权限，原审批人不可用时，应由职责承接人或上级授权人员重新审批）

5.以下哪类记录的保存期限通常最短？

A.原材料检验记录（产品保质期1年）

B.设备日常点检记录（设备生命周期5年）

C.内部审核报告（体系认证周期3年）

D.客户投诉处理记录（涉及法律纠纷）

答案：A（解析：保存期限需与产品责任、追溯需求匹配，原材料检验记录通常随产品保质期延长1-2年，短于设备生命周期、体系认证周期及法律纠纷相关记录）

6.文件发放时，“受控文件”与“非受控文件”的主要区别是：

A.受控文件需标注发放编号，非受控文件无需

B.受控文件为正式有效版本，非受控文件可能失效

C.受控文件仅限内部使用，非受控文件可对外提供

D.受控文件需定期评审，非受控文件无需

答案：B（解析：受控文件通过编号、版本等控制确保使用必威体育精装版有效版本，非受控文件发放后不跟踪更新，可能因后续更改失效）

7.记录填写时，若需修改错误，正确做法是：

A.用修正液覆盖原内容后填写正确信息

B.划单横线删除原内容，在旁边填写正确信息并签名/日期

C.直接涂黑原内容，重新填写

D.撕毁错误页，重新填写新页

答案：B（解析：修改需保持原记录可识别，划改并标注修改人及时间是追溯修改责任的关键）

8.外来文件（如国家标准）的控制重点是：

A.确保文件格式符合公司要求

B.定期确认其有效性并更新

C.由公司内部重新编制后发布

D.仅由技术部门留存即可

答案：B（解析：外来文件需通过查新、官方渠道确认有效性，避免使用作废版本）

9.电子文件的版本控制应：

A.仅在文件名中体现版本（如“程序文件V2.1”）

B.设置只读权限防止随意修改

C.所有修改无需记录修改内容

D.由任意人员可编辑必威体育精装版版本

答案：B（解析：电子文件需通过权限控制（如只读）、版本号标注（文件名+元数据）、修改记录（修订日志）确保版本有效性）

10.记录贮存环境的关键要求是：

A.温度25℃±5℃，湿度60%±10%

B.防潮、防火、防磁（针对电子记录）、防虫蛀

C.统一存放在公司档案室，不允许部门自行保管

D.纸质记录可与其他无关文件混放

答案：B（解析：贮存环境需根据记录介质（纸质/电子）制定保护措施，核心是防止损坏或丢失）

11.文件评审的周期通常由以下哪项决定？

A.公司管理层临时通知

B.体系标准要求（如每年一次）

C.文件发放后从未出现问题则无需评审

D.员工提议时进行

答案：B（解析：文件评审需按程序规定周期（如年度）或在体系变更、问题发生时及时开展，确保适用性）

12.以下哪项属于记录的“检索”要求？

A.记录按部门分类存放即可

B.建立电子检索系统（如数据库）或纸质索引目录

C.检索时可随意查阅，无需登记

D.仅授权人员可检索，普通员工不可

答案：B（解析：检索需通过系统化的索引（电子/纸质）实现快速查找，同时需控制访问权限并记录检索过程）

13.文件作废后，若因法律或知识保留需要留存，应：

A.与有效文件混放，标注“作废保留”

B.单独存放并明确标识，限制使用

C