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通知书流程设计

CATALOGUE

目录

01

流程准备阶段

02

模板标准化设计

03

审批流转机制

04

签发与送达控制

05

归档与追溯管理

06

持续优化机制

01

流程准备阶段

需求分析与类型确认

01

02

03

明确通知书用途

根据业务场景区分通知类型（如入职、离职、催款、法律告知等），确保内容与目标受众需求精准匹配。

利益相关方沟通

与人力资源、法务、财务等部门协作，确认通知书的发送权限、审批层级及接收方范围。

技术实现评估

分析是否需要电子签名、系统自动触发或人工干预，确保流程与现有IT基础设施兼容。

基础信息标准化

针对不同类型通知书（如合同终止通知），需列明依据条款、生效条件、权利义务等法律关键点。

关键条款结构化

多语言与无障碍支持

若涉及跨国或特殊人群，需规划多语言版本及盲文、语音辅助等无障碍格式。

包括发件方/收件方全称、唯一编号、主题标题等，避免信息遗漏或格式混乱。

核心内容要素清单

法律合规性校验

争议解决机制

明确争议管辖法院或仲裁机构，并确保通知书中救济途径描述无歧义。

数据隐私保护

评估通知书中涉及的敏感信息（如身份证号、银行账户）是否符合数据加密与存储规范。

地域性法规适配

核查当地劳动法、消费者权益保护法等，确保条款（如违约金比例）符合区域性强制规定。

02

模板标准化设计

统一格式框架规范

明确通知书的标题、正文、落款、附件等模块的层级关系，采用统一的字体、字号、行距及段落间距，确保视觉一致性。

基础结构定义

固定元素标准化

合规性校验规则

对单位LOGO、公章位置、编号规则等不可变元素进行严格限定，避免因人为调整导致格式混乱。

嵌入法律条款引用规范、行业术语库及敏感词过滤机制，确保内容符合监管要求。

动态字段配置规则

变量标识体系

采用双花括号（如`{{姓名}}`）标记动态字段，支持文本、数字、日期等数据类型，并定义字段长度校验逻辑。

条件显示逻辑

建立字段与后台数据库的关联关系，支持从CRM、ERP等系统自动拉取数据填充模板。

通过布尔表达式控制字段显隐（如“当{{账户类型}}=企业时显示法人代表字段”），实现模板智能化适配。

数据源映射配置

分支模板管理

根据PC端、移动端、打印版的显示特性调整布局，例如移动端采用折叠式段落以适应小屏幕。

终端渲染优化

多语言兼容机制

内置Unicode字符集支持，实现同一模板下中英文版本切换，并自动调整标点符号排版规则。

针对催缴、审批、告知等场景设计独立子模板，共用基础框架但差异化正文内容和字段组合。

多场景版本适配

03

审批流转机制

多级会签路径设置

动态节点配置

根据业务复杂度灵活设置会签层级，支持并行或串行审批模式，确保关键环节由多部门联合审核。

权限分级管理

针对不同职级的审批人设定差异化的操作权限，例如部门负责人可修改意见，普通审批人仅能签署。

自动跳转逻辑

内置条件判断引擎，当某一环节否决时自动触发预设路径（如退回发起人或跳转至风控部门复审）。

电子签批留痕标准

生物特征核验

强制要求审批人通过指纹/人脸识别完成身份认证，确保签署行为不可抵赖。

全链路加密存储

采用国密算法对审批意见、修改痕迹等数据加密，并同步至区块链存证平台固化证据链。

可视化追溯系统

提供时间戳、操作人IP、设备指纹等元数据的三维图谱展示，支持审计时快速定位问题节点。

当系统检测到合同金额超过预设阈值或涉及高危条款时，自动激活跨层级直通审批流程。

风险阈值判定

授权特定岗位（如CEO、风控总监）通过输入动态口令强制启动绿色通道，同时触发合规性备案。

人工强干预机制

紧急流程执行期间若出现3次及以上异议签署，系统将冻结流程并推送至监管委员会仲裁。

熔断式终止条款

紧急通道触发条件

04

签发与送达控制

多通道投递策略

通过邮件、短信或专用APP推送电子通知书，支持加密附件或在线查阅，确保信息安全且可追溯投递状态。

电子化投递

采用挂号信或快递服务，记录物流单号并关联系统，实时跟踪配送进度，优先选择具有签收验证的承运方。

根据用户需求或紧急程度组合上述方式，例如电子通知+纸质备份，兼顾效率与法律效力要求。

纸质邮寄

提供官网或线下终端自助打印功能，用户凭唯一验证码获取通知书，适用于需即时获取但无需人工派送的场景。

自助打印

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04

03

混合模式

签收回执管理

要求收件人通过链接、二维码或短信回复确认收到，系统自动归档签收时间、IP地址及设备信息作为存证。

电子签收确认

若未收到签收回执，触发自动提醒或人工跟进流程，区分“拒收”“地址错误”等状态并标注处理优先级。

异常反馈机制

设计标准化回执单，包含收件人签名、身份证号核验栏及签收日期，通过扫描或人工录入方式同步至中央数据库。

纸质回执归档

01

03

02

回执模板需符合司法证据