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固定资产盘点及管理工具资产清查与维护指南

一、引言

固定资产是企业生产经营的重要物质基础，其管理状态直接影响资产使用效率、财务数据准确性及经营决策科学性。为规范固定资产盘点流程，保证账实相符、责任清晰，本指南结合企业资产管理实际场景，提供从盘点准备到结果应用的全流程操作规范，助力企业实现固定资产的动态化、精细化管理。

二、适用场景与管理目标

（一）典型应用场景

定期全面盘点：年度/半年度/季度末对全部固定资产进行系统性清查，核实资产总量、分布及状态；

专项抽查盘点：针对特定部门、类别或价值较高的资产（如生产设备、办公电子设备）进行重点核查；

新增/报废资产清查：新增资产投入使用前确认信息准确性，报废资产处置前核实实物状态及处置依据；

人员交接盘点：资产责任人（如部门员工、仓库管理员）岗位变动时，对其名下资产进行交接盘点；

审计/合规检查：配合内外部审计需求，提供资产盘点数据支持，保证财务报表真实可靠。

（二）核心管理目标

实现固定资产“账、卡、物”三者一致，保证资产信息准确无误；

及时发觉资产闲置、损坏、盘亏等问题，推动资源优化配置；

明确资产使用与保管责任，降低资产流失风险；

完善资产全生命周期管理流程，提升资产管理效率。

三、固定资产盘点全流程操作说明

（一）盘点前准备阶段

成立盘点工作小组

由行政部门（或资产管理部）牵头，联合财务部、使用部门及IT部门组建临时盘点小组；

明确分工：组长（经理）统筹协调，技术专员（工）负责资产信息核对，使用部门指定专人（专员）配合现场清点，财务人员（会计）负责数据复核。

制定盘点计划

确定盘点范围：按部门、资产类别（如房屋建筑物、机器设备、电子设备、办公家具等）划分盘点单元；

设定盘点时间：避开业务高峰期，提前3个工作日通知相关部门，保证资产处于可盘点状态（如设备停机、物品归位）；

准备盘点工具：盘点表（纸质/电子）、扫码枪（支持二维码/条形码识别）、相机（拍摄资产状态）、标签贴（标记已盘点资产）。

整理资产基础信息

从固定资产管理系统导出必威体育精装版《资产台账》，包含资产编号、名称、规格型号、购置日期、原值、使用部门、责任人、存放地点等核心字段；

核对台账信息与实物标签是否一致（如资产编号、名称缺失或模糊的，提前更换标签）。

培训盘点人员

召开盘点启动会，讲解盘点流程、表格填写规范、差异处理方式及注意事项；

现场演示扫码枪使用、资产状态判断（如“在用”“闲置”“维修中”“报废”）等操作。

（二）盘点中执行阶段

现场清点与信息核对

按部门/区域逐项清点资产，使用扫码枪扫描资产标签，自动关联台账信息；

核对资产实物与台账信息：名称、规格型号、存放地点是否一致，如发觉不符，现场记录差异原因（如“资产已转移至A部门未更新台账”）；

记录资产实际状态：在用资产需确认使用人及使用状况，闲置资产标注“闲置原因”（如“设备更新换代”），报废资产查看报废审批单是否齐全。

双人交叉核对

清点完成后，由使用部门专员与盘点小组技术专员共同签字确认，保证无遗漏、无错记；

对高价值资产（如单价超10万元）或易丢失资产（如笔记本电脑、相机），进行拍照存档，照片需包含资产全景及标签特写。

标记已盘点资产

对已确认的资产粘贴“已盘点”标签，避免重复清点或遗漏；

对暂时无法确认的资产（如责任人外出、资产存放位置不明），标注“待核查”，并记录详细信息，后续3个工作日内完成核查。

（三）盘点后处理阶段

数据汇总与差异分析

将盘点数据（电子版通过系统导入，纸质版人工录入）与原始台账进行比对，《固定资产盘点差异表》；

差异类型分类：盘盈（实物存在但台账无记录）、盘亏（台账有记录但实物缺失）、账实不符（如资产数量、规格、状态与台账不一致）；

分析差异原因：如盘盈是否为未入账捐赠资产，盘亏是否为已报废未核销资产，账实不符是否因信息更新滞后等。

差异调整与账务处理

盘盈资产：由使用部门提交《资产盘盈说明》，附购置凭证或情况说明，经行政部门审核、财务复核后，补录入固定资产管理系统；

盘亏资产：填写《资产盘亏审批表》，注明盘亏原因（如丢失、损坏、已报废），由使用部门、行政部门、财务部联合审批，审批通过后进行账务核销；

账实不符资产：根据差异原因更新台账信息（如调整使用部门、责任人、存放地点），并同步修改系统数据。

编制盘点报告

盘点报告内容：盘点概况（时间、范围、参与人员）、盘点结果（资产总量、账实相符率、差异明细）、差异原因分析、整改建议（如完善资产领用流程、加强标签管理等）；

报告审批：经盘点小组组长签字后，报企业管理层（如*总）审阅，作为资产管理和决策依据。

问题整改与流程优化

针对盘点中发觉的资产管理漏洞（如标签缺失、责任不清），制定整改计划，明确责任部门及完成时限；

定期复盘盘点经验，优化盘点流程（如引入RFID技术提升盘点效率、完善资产