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企业会议组织策划执行操作手册
前言
本手册旨在为企业各类会议（包括但不限于战略决策会、项目推进会、季度总结会、培训会等）提供标准化、全流程的组织策划执行指导，规范会议筹备、执行、收尾各环节操作，提升会议效率与质量，保证会议目标达成。手册适用于企业行政部、项目组、各部门负责人及会议组织相关人员，可根据会议规模、类型灵活调整应用细节。
第一章会议筹备阶段：精准规划，奠定基础
会议筹备是保证会议顺利召开的核心环节，需明确目标、统筹资源、细化方案，避免因准备不足导致会议低效或偏离主题。本阶段重点包括目标确认、人员组织、方案制定、物料预算四项核心工作。
1.1会议目标与类型定位：明确“为何开会”
操作步骤：
与发起人沟通核心目标：通过会议需求表与会议发起人（如部门负责人、项目总监*）确认会议核心目的，例如“确定Q3产品上线策略”“解决跨部门协作流程问题”“传达年度战略规划”等，避免目标模糊（如“讨论一下工作”）。
匹配会议类型：根据目标选择会议类型，常见类型及特点
决策型会议：需明确议题、决策规则（如投票、共识），产出具体决议（如《Q3产品定价方案》）；
沟通型会议：侧重信息同步与意见交换，需设计互动环节（如分组讨论），鼓励全员参与；
汇报型会议：以成果展示为主，需明确汇报内容框架及时长限制（如“每人汇报15分钟，含5分钟问答”）；
培训型会议：需结合理论讲解与实操练习，提前准备课件、测试题等材料。
输出《会议目标与类型确认表》：经发起人签字确认，作为后续筹备的依据。
模板工具1.1-1：会议目标与类型确认表
会议名称
会议类型
核心目标描述
预期成果
确认人（签字）
确认日期
2023年Q3战略研讨会
决策型+沟通型
明确Q3核心战略方向，解决各部门资源分配冲突
《Q3战略方向决议》《资源分配表》
*总经理
2023-06-10
注意事项：
目标需符合SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时间限制），例如“1小时内确定3个备选方案的优先级”而非“讨论方案”；
避免将多个目标混杂于一场会议，若目标超过3个，建议拆分为多个专题会议。
1.2参会人员与时间地点确定：聚焦“谁来参加、何时何地”
操作步骤：
确定核心参会人：根据会议目标筛选必要人员，包括：
决策层：对会议结果有最终拍板权的人员（如总经理、部门总监）；
执行层：需知晓会议内容或落实行动项的人员（如项目负责人、业务骨干*）；
支持层：提供专业意见或技术保障的人员（如法务专员、IT支持*）。
注：非必要人员不邀请，避免会议冗长。
确认会议时间：
避开企业高峰期（如月初、月末）及法定节假日；
提前3-5个工作日发送初步时间邀约，优先选择多数参会人空闲时段（可通过企业/钉钉“日程poll”功能收集意见）；
单场会议时长建议控制在1.5-2小时，超过2小时需设置中场休息（10-15分钟）。
筛选会议地点：
线上会议：确认平台（如腾讯会议、Zoom）、测试音视频设备，提前发送会议及参会指南；
线下会议：根据参会人数选择场地（10人以下用会议室，10人以上用多功能厅），检查场地设施（投影、麦克风、空调、网络），确认是否需要茶歇或餐饮。
输出《参会人员名单及信息表》《会议时间地点安排表》。
模板工具1.2-1：参会人员名单及信息表
序号
姓名
部门
职务
联系方式（*）
是否收到反馈
备注（如是否需同传翻译）
1
*总经理
总经办
总经理
138
是
2
*经理
市场部
项目经理
1395678
否
需提前15分钟到场调试设备
3
*助理
人力资源部
招聘主管
1379012
是
负责签到
模板工具1.2-2：会议时间地点安排表
日期
时间段
地点
参会人数
场地设备需求
负责人（对接）
联系方式（*）
2023-06-20
14:00-16:00
3楼多功能厅
15人
投影仪、无线麦克风（2个）、白板、WiFi
*行政专员
1363456
注意事项：
重要会议需提前1周发送正式通知，包含会议目标、议程、时间地点、需提前准备的资料（如项目PPT）；
若参会人临时无法出席，需及时与发起人沟通调整人员，避免关键岗位缺席影响决策。
1.3会议方案制定：细化“如何开会”
操作步骤：
梳理会议议程：按“开场-核心议题-总结-行动项”的逻辑设计议程，明确各环节名称、内容概述、时长、负责人。例如：
14:00-14:10开场（主持人*介绍会议目标及议程）；
14:10-15:30议题一：Q3产品策略讨论（负责人：*产品经理）；
15:30-15:45茶歇；
15:45-16:00总结与行动项确认（主持人*）。
明确角色分工：除参会人外，需指定：
主持人：控场、引导发言、控制时间（建议由发起人或经验丰富人员担任）；
记录人：记录会议要点、决议、行动项（建议由助理或项目组成员担任，提前熟
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