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采购申请审批与供应商信息管理工具指南
一、应用场景与核心价值
本工具适用于各类企业（尤其是中小型企业）的日常采购管理场景，旨在规范采购申请审批流程、统一供应商信息管理，解决以下常见问题：
采购流程混乱：采购需求随意发起，审批环节不清晰，导致效率低下或合规风险；
供应商信息分散：供应商资质、合作记录等数据零散存储，难以快速查询、评估或更新；
跨部门协作低效：采购、财务、业务等部门信息不对称，影响采购决策速度与准确性。
通过标准化工具，可实现“申请-审批-执行-归档”全流程闭环管理，同时动态维护供应商信息，为企业降本增效、风险防控提供数据支撑。
二、标准化操作流程指南
（一）采购申请审批流程
1.需求发起与提报
操作人：采购需求部门（如生产部、行政部）申请人*
操作内容：
（1）明确采购需求：填写《采购申请审批表》（见“核心工具模板”），详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途及紧急程度；
（2）附上支撑材料：如需申购固定资产或大额采购，需附《固定资产申购表》或市场调研报价单（至少3家供应商比价记录）；
（3）提交至部门负责人：通过OA系统或纸质表单提交，保证信息完整无误。
2.部门初审
操作人：需求部门负责人*
操作内容：
（1）审核采购必要性：确认物品/服务是否为部门必需，是否存在替代方案（如租用、维修等）；
（2）审核预算合理性：对照部门年度预算，判断采购金额是否超支，超预算需说明理由；
（3）审核规格参数：确认技术参数是否符合实际需求，避免过度采购；
（4）处理结果：通过则流转至财务部，不通过则退回申请人并注明原因。
3.财务复核
操作人：财务部审核人*
操作内容：
（1）预算核查：检查采购项目是否在预算范围内，超预算需求需提交《预算调整申请表》；
（2）价格合理性评估：对比历史采购价格或市场均价，判断预估单价是否虚高；
（3）资金支付方式确认：根据合同约定明确付款方式（预付、到付、分期等）；
（4）处理结果：复核通过则流转至分管领导，不通过则反馈至需求部门补充说明。
4.领导审批
操作人：分管领导/总经理（根据采购金额划分权限）
审批权限示例：
金额≤5000元：分管领导审批；
5000元＜金额≤20000元：分管领导+总经理双签；
金额＞20000元：需提交总经理办公会集体审议。
操作内容：
（1）审核采购战略符合度：判断采购是否与公司年度经营目标一致；
（2）审批通过后：审批表返回需求部门，同步抄送采购部执行。
5.采购执行与归档
操作人：采购部执行人*
操作内容：
（1）根据审批结果选择供应商：优先从《合格供应商名录》中选取，新增供应商需完成资质审核（见“供应商信息管理”部分）；
（2）签订采购合同：明确标的、价格、交付时间、验收标准等条款；
（3）采购完成后：将合同、发票、验收单等资料整理归档，同步更新《采购台账》。
（二）供应商信息管理流程
1.新增供应商准入
操作人：采购部专员*
操作内容：
（1）收集供应商资料：要求供应商提供营业执照（副本复印件）、相关资质证书（如ISO认证、3C认证等）、法人身份证复印件、开户许可证、产品报价单等；
（2）资质审核：核查证件是否在有效期内、经营范围是否匹配、是否有不良记录（可通过“信用中国”等公开平台查询）；
（3）现场考察（对关键物料供应商）：实地生产环境、质量控制体系、交付能力等；
（4）录入系统：审核通过后，将供应商信息录入《供应商信息管理表》，分配唯一供应商编码，纳入《合格供应商名录》。
2.供应商动态维护
操作人：采购部专员、需求部门使用人
操作内容：
（1）定期更新：每季度核查供应商联系方式、银行账户等信息变更，及时同步；
（2）合作评价：每年度对供应商进行绩效评估，指标包括：交付及时率（≥95%为合格）、质量合格率（≥98%为合格）、价格竞争力（对比市场均价±5%为合理）、服务响应速度（24小时内回复为合格）；
（3）分类管理：根据评价结果将供应商分为A类（优秀，优先合作）、B类（合格，维持合作）、C类（待改进，限期整改）、D类（淘汰，清除名录）；
（4）异常处理：若供应商出现质量不达标、延迟交付等问题，需启动《供应商异常处理流程》，发出整改通知书，连续2次不合格则降级或清退。
3.供应商信息查询与共享
操作人：公司各部门授权人员
操作方式：通过ERP系统或共享文件夹查询供应商基本信息、历史合作记录、评价等级等，保证数据实时、准确，避免信息孤岛。
三、核心工具模板（含表格示例）
（一）采购申请审批表
基本信息
内容
申请部门
生产部
申请人
*
申请日期
2023年10月8日
采购项目名称
A型原材料采购
规格型号/技术参数
符合GB/T19001-2016标准，纯度≥99.9%
需求数量
1000kg
预估单价（
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