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企业采购合同评审与归档管理模板

一、适用场景与核心价值

本模板适用于各类企业（制造业、服务业、商贸企业等）的采购合同管理场景，覆盖从合同签订前评审到归档存储的全流程。特别适用于涉及多部门协作（采购部、法务部、财务部、业务部门等）的采购项目，可有效规范合同管理流程、降低法律风险、提高采购效率，同时保证合同资料的完整性与可追溯性。

二、合同评审与归档全流程操作指南

（一）评审前：资料收集与需求确认

明确采购需求

业务部门根据生产/运营需求，提交《采购申请单》，注明采购标的物名称、规格型号、数量、预算金额、交付时间及技术要求等关键信息。

采购部对接业务部门，确认需求的合理性与完整性，避免模糊表述（如“质量合格”需明确具体标准）。

准备合同初稿与附件

采购部根据需求拟定合同初稿，内容需包括：合同双方信息、采购标的、价格条款（含税费、运费等）、交付与验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等核心条款。

收集供应商资质文件（营业执照、相关行业资质证书、法定代表人身份证明等）、技术协议、报价单等附件，保证与合同内容一致。

组建评审小组

根据合同金额与风险等级，确定评审小组成员：

采购部经理*（负责供应商资质与价格合理性审查）；

法务专员*（负责合同条款合法性与合规性审查）；

财务主管*（负责付款方式与资金风险审查）；

业务部门负责人*（负责技术需求与交付可行性审查）；

（可选）技术专家*（负责复杂技术参数的准确性审查）。

（二）评审中：多部门协同审查

评审小组需在收到合同资料后2个工作日内完成审查，重点审查以下内容并填写《采购合同评审表》：

审查部门

审查重点

采购部

1.供应商资质是否在有效期内、是否具备履约能力；2.价格是否与报价单一致，是否符合预算；3.交付时间、地点是否与采购需求匹配。

法务部

1.合同主体是否明确（双方名称、地址、联系方式是否准确）；2.标的物描述是否清晰，无歧义；3.违约责任、争议解决方式是否合法且可执行；4.是否存在“霸王条款”或法律风险漏洞。

财务部

1.付款方式（预付款、进度款、尾款比例）是否符合公司财务制度；2.发票类型（增值税专用发票/普通发票）与税率是否明确；3.是否存在资金支付风险（如“先付款后开票”对供应商依赖过高）。

业务部门

1.技术参数、规格型号是否与需求一致；2.验收标准是否可量化（如“合格率≥98%”而非“无明显缺陷”）；3.交付后的服务支持（如质保期、售后响应时间）是否满足运营需求。

审查结论处理：

一致通过：评审组长汇总各部门意见，形成最终评审结论，签字确认后进入合同签订环节。

需修改：由采购部根据评审意见组织供应商协商修改，修改后重新提交评审小组复核，直至通过。

不通过：若存在重大风险（如供应商资质不达标、核心条款违法），终止合同流程，采购部需重新筛选供应商或调整需求。

（三）签订与盖章：规范合同生效

最终版本确认

评审通过后，采购部将合同终稿发送至双方盖章，保证合同文本与评审版本一致，严禁私自修改条款。

用印管理

公司合同需加盖“合同专用章”（严禁使用公章或部门章），印章由行政部专人保管，用印前需核对合同编号、评审结论与用印申请单是否一致。

供应商合同需加盖其公章或合同专用章，保证骑缝章齐全（避免单页替换）。

合同分发

合同签订后3个工作日内，采购部将原件分发至：法务部（1份，存档）、财务部（1份，付款依据）、业务部门（1份，执行依据），采购部留存复印件或扫描件备查。

（四）归档管理：全生命周期追溯

归档资料清单

每份合同归档时需包含以下资料，按“合同+附件+审批记录”顺序整理：

合同正本（双方盖章页）；

《采购合同评审表》及各部门评审意见；

供应商资质文件（营业执照复印件、资质证书等）；

采购申请单、报价单、技术协议等附件；

合同履行过程中的补充协议（如有）、验收报告、付款凭证等。

归档流程

责任部门：采购部为合同归档的主责部门，行政部协助提供档案管理支持。

归档时间：合同签订后5个工作日内完成归档，逾期未归档需向采购部经理*说明原因。

归档编号规则：采用“年份+采购部门简称+合同序号”格式，例如“2024采字-001号”，保证每份合同唯一编号。

档案存储与借阅

存储方式：纸质合同存入公司档案室（配备防潮、防火柜），电子合同同步至OA系统或指定云盘，加密存储并设置访问权限（仅采购部、法务部、财务部负责人可查询）。

借阅管理：借阅纸质合同需填写《合同借阅申请表》，经采购部经理*审批，借阅期限不超过3个工作日，到期归还；电子合同借阅需通过OA系统提交申请，审批后可在线查看，禁止或外传。

三、核心模板表格示例

（一）采购合同评审表

合同编号：________________

合同名称：________________

供应商名称：_____________