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机关事业单位档案管理操作指南

引言

机关事业单位档案是各级各类机关、事业单位在履行职能、开展工作过程中形成的具有保存价值的历史记录，是党和国家的宝贵财富，也是单位依法履职、科学管理的重要基础。为规范和加强机关事业单位档案管理工作，提高档案管理科学化、规范化、制度化水平，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，特制定本操作指南。本指南旨在为机关事业单位档案管理人员提供一套系统、实用的操作规范，适用于各级各类机关、事业单位的档案管理实践。

一、档案管理的组织与基础保障

档案管理工作是一项系统性、基础性工作，需要健全的组织体系和坚实的基础保障作为支撑。

（一）组织领导与职责分工

单位应明确档案工作的分管领导，将档案工作纳入单位整体发展规划和年度工作计划，建立由单位主要负责人负总责、分管领导具体负责、各部门协同配合、档案管理部门（或档案员）专职（或兼职）承担的档案工作管理体系。明确各部门兼职档案员的职责，形成“统一领导、分级负责、专人管理、全员参与”的档案工作格局。档案管理部门（或档案员）具体负责本单位档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、编研及数字化等工作的组织实施和业务指导。

（二）人员配备与专业素养

档案管理人员应具备良好的政治素质和职业道德，忠于职守，廉洁奉公，严守纪律。应选配具有相应专业知识和技能的人员从事档案工作，并保持相对稳定。档案管理人员应定期参加档案业务培训和继续教育，学习档案法律法规、专业理论和技术方法，不断提升业务能力和信息化水平，适应新时代档案工作发展的要求。

（三）基础设施建设

单位应根据档案工作发展需要，合理规划档案工作用房，包括档案库房、查阅室、整理室和办公用房，并力求做到四分开。档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防高湿、防光、防尘等“九防”条件。配备必要的档案装具，如档案柜（架）、装订材料、防虫药剂等，并根据需要配置温湿度调控设备、消防器材、监控设备、计算机、扫描仪、复印机等设备。

（四）制度规范建设

建立健全各项档案管理制度是做好档案工作的关键。应依据国家有关档案法律法规，结合本单位实际，制定涵盖档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、必威体育官网网址、安全、数字化等各个环节的管理制度和工作细则，如《文件材料归档制度》、《档案整理规范》、《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案必威体育官网网址制度》、《档案数字化工作规程》等，确保档案管理工作有章可循、规范运行。

二、档案的收集与归档

档案的收集与归档是档案管理工作的起点和基础，直接关系到档案的齐全完整和质量。

（一）归档范围与分类方案

各单位应依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及相关行业标准，结合本单位职能和工作实际，科学界定本单位文件材料的归档范围。明确哪些文件材料需要归档，哪些不需要归档。同时，应制定符合本单位特点的档案分类方案，常用的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等，可根据实际情况选择或组合使用，并保持分类体系的一致性和稳定性。

（二）归档时间与要求

各项工作中形成的文件材料，应按照规定的时间及时归档。一般来说，文书档案应在次年上半年完成归档；专门档案、科技档案等应在项目完成或告一段落后及时归档。归档的文件材料应齐全、完整、准确，手续完备。文件材料的制成材料应符合耐久性要求，字迹清晰、工整，手写材料应使用蓝黑墨水、碳素墨水或墨汁，禁用易褪色的书写材料。

（三）文件材料的收集方法

档案管理部门（或档案员）应主动了解各部门工作动态，指导和督促各部门兼职档案员做好文件材料的平时收集、积累和预整理工作。对于重要会议、重大活动、重点工作形成的文件材料，应提前介入，跟踪收集，确保齐全完整。个人在公务活动中形成的应归档文件材料，应及时交本单位档案管理部门归档，不得个人私自保存或据为己有。

三、档案的整理

档案整理是将零散的、需要归档的文件材料，按照一定的原则和方法进行系统化、条理化处理，使之成为有序体系的过程。

（一）整理原则

档案整理应遵循“遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的原则。整理过程中，应尊重历史原貌，不得随意涂改、抽取、添加文件材料。

（二）分类与排序

按照已确定的档案分类方案，对收集到的文件材料进行逐级分类。在同一类目下，按照一定的顺序进行排列，通常可按时间顺序、重要程度、逻辑关系或文号顺序等排列。对于成套性文件材料，应保持其完整性。

（三）编号与编目

对经过分类、排序的文件材料进行编号。文书档案通常采用“年度-保管期限-机构（问题）-件号”的档号结构。每件文件应编写件号，并在文件首页上方空白处加盖归档章，填写年度、保管期限、件号、页数等要素。在此基础上，编制档案目录，包括案卷目录或文件级目录。目录应项目齐全、著录规范、字迹工整。