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企业合同管理制度及审核清单模板

一、适用范围与应用场景

本制度及审核清单适用于各类企业（含国企、民企、外资企业等）在日常运营中涉及的各类合同管理活动，具体场景包括但不限于：

采购与销售合同：原材料采购、设备采购、产品销售、服务外包等；

合作与协议：战略合作、技术开发、委托加工、代理经销等；

劳动合同与劳务协议：员工聘用、兼职服务、劳务派遣等；

其他专项合同：租赁合同、借款合同、必威体育官网网址协议、知识产权转让协议等。

覆盖合同从起草、审核、签订、履行到归档的全生命周期管理，保证合同签订的合规性、风险可控性及履约效率。

二、合同管理全流程操作指南

（一）合同起草：明确需求，规范内容

发起主体：由业务部门（如采购部、销售部、项目部）根据实际需求发起，填写《合同需求申请表》，明确合同目的、对方主体信息、核心条款（标的、数量、价格、履行期限等）及附件清单（如技术参数、图纸、报价单等）。

内容规范：

合同标题需准确反映合同性质（如“产品采购合同”“项目技术服务合同”）；

合同主体需包含双方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式（禁止填写个人隐私信息，仅留企业公开联系方式）；

核心条款需完整：标的（名称、规格、型号）、数量、质量标准、价款/报酬（含税费、支付方式）、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式（优先约定企业所在地法院管辖）、必威体育官网网址条款、合同生效条件等；

附件需与一一对应，注明“本合同附件与本具有同等法律效力”。

内部审核：起草部门负责人*对合同内容的真实性、准确性及业务必要性进行初审，签署意见后提交法务部门审核。

（二）合同审核：多维度把关，防范风险

审核主体：法务部门（合法性审核）、财务部门（财务条款审核）、业务部门（业务可行性审核）及分管领导（最终审批），根据合同金额及重要性分级审核（具体分级标准由企业根据规模自行制定，例如：10万元以下由部门负责人审核，10万-50万元由分管领导审核，50万元以上由总经理/董事会审批）。

审核要点：

法务审核（重点）：

主体资格：对方营业执照是否有效、是否具备相应资质（如食品生产需SC认证，建筑行业需施工资质）、授权代表是否经过合法授权（需提供授权委托书及身份证明）；

条款合法性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在“霸王条款”，违约责任是否明确且对等，争议解决方式是否合法有效；

风险点：知识产权归属、不可抗力范围、合同解除条件等是否清晰，是否存在履约障碍（如对方涉及未决诉讼）。

财务审核（重点）：

价款合理性：价格是否市场公允，是否存在虚高报价；

支付方式：分期付款的节点是否与履约进度匹配，预付款比例是否符合企业规定（一般不超过30%）；

税费约定：是否明确含税价、税率及发票类型（增值税专用发票/普通发票）；

资金安排：是否超出企业预算，付款流程是否符合财务制度。

业务审核（重点）：

业务必要性：合同内容是否与企业战略目标一致，是否符合部门业务需求；

履约能力：对方的生产/服务能力、交付周期、质量保障措施是否满足要求；

交付标准：标的物的质量标准、验收方法、验收流程是否明确。

审核反馈：审核部门需在收到合同后2个工作日内完成审核，通过《合同审核意见表》书面反馈修改意见（需注明具体条款及修改理由），起草部门根据意见修改后再次提交，直至所有部门审核通过。

（三）合同签订：规范签署，留存证据

审批生效：审核通过后，按企业审批权限提交最终审批人（如总经理、董事长）签署《合同审批表》，确认合同文本正式生效。

签署规范：

合同文本需为最终版本，加盖企业公章或合同专用章（公章需备案，合同专用章需在公安机关备案）；

法定代表人或授权代表签字（授权委托书需作为合同附件，明确授权范围及期限）；

双方合同文本需保持一致，如有补充协议，需注明“补充协议与本合同具有同等法律效力”，并作为合同附件；

合同签订一式X份（至少3份：企业留存2份，对方1份），双方各执X份，剩余份由行政部统一归档。

签订时间：合同文本经双方确认无误后签署，禁止“先履行后签订”或“倒签合同”（特殊紧急情况需提交书面说明，经总经理批准后可倒签，但需注明原因及日期）。

（四）合同履行：动态跟踪，保证履约

履行责任：业务部门为合同履行第一责任人，负责跟踪对方履约进度（如交付时间、质量验收、服务提供等），填写《合同履行跟踪表》，记录关键节点（如预付款支付、货物交付、验收合格、尾款支付等）。

异常处理：对方未按合同履约时，业务部门需及时收集证据（如验收报告、沟通记录），在3个工作日内向对方发出《履约催告函》，并抄送法务部门；如对方逾期未整改，法务部门需评估是否启动违约责任追究（如扣款、解除合同、诉讼等）。

财务对接：财务部门根据合同约定的支付节点，凭《合同履行跟踪表》、发票、验收合格证明等单据办理付款手续，禁止提前支付或超合同金额支