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建筑公司档案管理制度规范与流程

在建筑行业，档案作为企业生产经营、项目管理、技术创新及历史沿革的原始记录，承载着不可替代的信息价值与法律意义。科学、规范的档案管理，不仅是企业精细化管理水平的体现，更是防范风险、保障权益、促进可持续发展的重要基石。然而，建筑项目周期长、参与方多、文件类型繁杂、流转频繁等特点，使得档案管理工作面临诸多挑战。为此，建立一套系统、严谨且具操作性的档案管理制度规范与流程，对于提升建筑公司的核心竞争力至关重要。

一、总则

（一）指导思想与基本原则

档案管理工作应以国家相关法律法规为依据，紧密围绕公司战略发展和项目管理需求，坚持“统一领导、分级管理、全程控制、安全必威体育官网网址、有效利用”的原则。确保档案的真实性、完整性、准确性和系统性，实现档案资源的科学管理与高效利用，为公司决策、项目建设、纠纷处理及历史考证提供可靠依据。

（二）适用范围

本制度适用于公司及所属各单位、项目部在各项生产经营活动中形成的，具有保存价值的各类文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。涵盖从项目立项、勘察设计、招投标、施工管理、竣工验收至竣工结算、后期服务等全过程，以及公司行政管理、人力资源、财务审计、市场营销、技术研发等各个方面。

（三）管理体制

公司档案工作实行统一领导、分级负责的管理体制。

1.公司层面：设立档案管理领导小组，由公司分管领导任组长，统筹规划公司档案工作。指定专门的档案管理部门（如综合管理部或行政部下设档案室），配备专职档案管理人员，负责公司总部档案的集中管理、制度制定、业务指导、监督检查及档案信息化建设。

2.项目部/分公司层面：各项目部及分公司应明确分管档案工作的负责人，并根据项目规模和档案工作量，配备专职或兼职档案管理人员，负责本单位形成档案的收集、整理、预归档，并按规定向公司档案室移交。

二、档案管理制度规范

（一）档案分类与编码

档案分类应遵循科学性、系统性、可扩展性和实用性原则。结合建筑行业特点，可采用“年度-项目/部门-类别-阶段”的多级分类法。

1.年度：以文件材料形成或项目立项的年度为依据。

2.项目/部门：按具体工程项目名称或公司内部职能部门划分。对于项目部，此为核心分类维度。

3.类别：根据文件性质划分为：工程技术类（含勘察、设计、施工、监理文件等）、经营管理类（含合同、招投标、预决算文件等）、行政管理类（含决议、通知、纪要等）、人力资源类、财务审计类、党群工作类等。

4.阶段：针对工程项目，可细分为项目前期（立项、可研、环评等）、设计阶段、施工准备阶段、施工阶段、竣工验收阶段、竣工结算与保修阶段等。

档案编码应与分类体系相对应，采用字母、数字或其组合的方式编制，确保唯一性和可追溯性。编码规则应在公司范围内统一，并形成编码手册。

（二）归档范围与质量要求

1.归档范围：各部门、项目部应根据本单位业务特点，明确具体的归档范围清单。一般包括：

*反映本单位主要职能活动和历史面貌的，具有查考利用价值的文件材料；

*各种合同、协议、招投标文件、中标通知书、预决算书；

*工程技术文件（图纸、设计变更、洽商记录、施工方案、技术交底、隐蔽工程记录、试验报告、质量评定、验收记录等）；

*重要的会议记录、决议、决定、指示、通知、报告、请示等；

*具有凭证作用的各类表单、签证、记录；

*重要的声像资料、电子数据；

*其他应归档的文件材料。

2.质量要求：

*真实性：归档文件必须是办理完毕的原始资料，内容真实可靠。

*完整性：按照文件形成的自然规律和有机联系，保持文件材料的齐全完整，手续完备。

*规范性：文件材料格式统一、书写规范、字迹清晰、签章完备。复印件须注明原件保管处及复印日期，并由相关责任人签字确认。

*载体合格：纸质文件应使用符合归档要求的纸张和书写材料；电子文件应采用通用格式，确保长期可读。

（三）档案保管制度

1.库房管理：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。

2.装具管理：档案应使用符合标准的档案盒、档案柜进行存放。不同类别、不同保管期限的档案应分区、分柜存放，并设置清晰的标识。

3.日常维护：定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时修复或复制。电子档案应定期进行备份，并检测其可读性。

4.必威体育官网网址管理：严格执行国家必威体育官网网址法律法规，明确档案密级划分标准和管理办法。涉密档案应单独存放，严格控制接触范围和利用权限。

（四）档案利用制度

1.利用权限：公司内部人员因工作需要查阅档案，须经所在部门负责人批准；查阅涉密档案或重要档案，须经公司分管领导或档