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食材采购流程规定

一、总则

食材采购是保障生产或经营活动正常开展的基础环节，为确保食材质量、食品安全及成本控制，特制定本流程规定。本规定适用于所有涉及食材采购的部门及人员，所有采购活动必须严格遵守本流程执行。

二、采购申请与审批

（一）采购申请

1.需采购食材的部门应提前填写《食材采购申请单》，详细列明食材名称、规格、数量、用途及期望到货日期。

2.申请单需经部门负责人签字确认，并附上相关需求说明（如菜单计划、库存报表等）。

（二）采购审批

1.申请单提交至采购管理部门，由采购主管审核采购必要性及预算符合性。

2.审批流程如下：

(1)采购管理部门初审，确认信息完整无误。

(2)财务部门复核，核对预算额度及支付方式。

(3)需要时，由主管领导终审批准。

3.审批通过后，申请单转为《食材采购订单》，作为后续执行依据。

三、供应商选择与管理

（一）供应商筛选

1.采购部门根据采购需求，定期收集或评估潜在供应商信息，包括资质证明、价格水平、供货稳定性及过往合作评价。

2.重点考察供应商的营业执照、生产或经营许可证、食品安全认证等文件。

（二）供应商评估

1.采用综合评分法评估供应商，主要指标包括：

(1)食材质量（占比40%）：如新鲜度、符合标准等。

(2)价格竞争力（占比30%）：如报价合理性、价格波动稳定性等。

(3)供货能力（占比20%）：如交货准时率、库存管理能力等。

(4)服务水平（占比10%）：如售后响应速度、合作灵活性等。

2.评估结果存档，作为后续合作决策依据。

（三）供应商管理

1.建立供应商档案，定期（如每季度）对供应商进行绩效回顾。

2.对表现优秀的供应商给予优先合作机会，对不合格供应商启动淘汰机制。

四、采购执行与验收

（一）采购执行

1.采购部门根据审批通过的订单，与供应商确认订单细节（如送货时间、数量、包装要求等）。

2.供应商按约定时间送达食材，采购人员现场核对信息。

（二）到货验收

1.验收流程如下：

(1)开箱检查：核对到货食材的品名、规格、数量是否与订单一致。

(2)质量检验：重点检查食材的新鲜度、外观、气味等，必要时进行抽样检测。如发现异常，立即拍照记录并要求供应商说明。

(3)签收确认：验收合格后，由采购人员及仓库管理员共同签字确认，并记录验收时间。

2.验收不合格的食材，应及时退回并要求供应商重新配送或处理，同时通知相关部门调整采购计划。

五、入库与存储

（一）入库管理

1.验收合格的食材由仓库管理员统一登记，录入库存管理系统。

2.按照“先进先出”原则摆放，优先使用先入库的食材。

（二）存储要求

1.不同食材需分类存放，如冷藏类、冷冻类、干货类等。

2.严格遵守存储条件：

(1)冷藏温度应保持在0-4℃；

(2)冷冻温度应低于-18℃；

(3)干货类需避光、防潮、防虫。

3.定期检查存储环境，确保设备运行正常，防止食材变质。

六、成本控制与记录

（一）成本核算

1.采购部门每月汇总食材采购成本，与预算对比分析，如超出预算需说明原因并制定改进措施。

2.关注市场价格动态，适时调整采购策略以降低成本。

（二）记录管理

1.所有采购流程文件（申请单、订单、验收单等）需存档至少三年，以备审计或追溯。

2.定期（如每半年）对采购数据进行统计分析，优化采购决策。

七、附则

1.本规定自发布之日起生效，所有相关部门及人员需严格遵守。

2.本规定由采购管理部门负责解释，如需修订需经管理层批准。

一、总则

食材采购是保障生产或经营活动正常开展的基础环节，为确保食材质量、食品安全及成本控制，特制定本流程规定。本规定适用于所有涉及食材采购的部门及人员，所有采购活动必须严格遵守本流程执行。

食材质量直接关系到最终产品的口感、安全和品牌形象，任何环节的疏忽都可能导致严重的后果。因此，建立一套规范、高效的采购流程至关重要。本规定旨在明确采购各环节的责任、标准和操作方法，实现食材采购的精细化、标准化管理。

二、采购申请与审批

（一）采购申请

1.需采购食材的部门应提前填写《食材采购申请单》，详细列明食材名称、规格、数量、用途及期望到货日期。

(1)食材名称：应具体到品种，如“特级草鸡蛋”、“有机大米”，避免使用模糊表述。

(2)规格：包括尺寸、重量、包装形式等，例如“鸡蛋直径≥45mm，净重30枚/盒”、“大米长度5-8mm，真空包装25kg/袋”。

(3)数量：根据实际需求精确填写，同时注明“计划使用量”和“合理库存量”，以避免过量采购。

(4)用途：明确食材将用于何种产品或活动，如“早餐套餐用”、“节日庆典用”。

(5)期望到货日期：需考虑生产周期和提前准备时间，建议提前3-5天提交申请。

2.申请单需经部门负责人签字确认，