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行政机关公文写作规范及实用模板集

前言：公文写作的基石与要义

在行政机关的日常运作中，公文扮演着上传下达、沟通协调、规范行为、记录存查的关键角色。其质量直接关系到政令畅通、工作效率与机关形象。因此，熟练掌握公文写作的规范要求，灵活运用实用模板，是每一位行政机关工作人员必备的基本素养。本集旨在结合实践经验，系统梳理公文写作的核心规范，并提供常用文种的实用模板，以期为同仁们提供有益的参考与借鉴，共同提升公文处理的专业化水平。

一、公文写作的基本原则与通用规范

（一）基本原则：行文之魂

公文写作首重其“魂”，即指导思想与基本原则。其一，准确规范是生命线。内容必须真实可靠，观点必须正确鲜明，政策依据必须充分恰当，遣词造句必须精准无误，避免歧义与误解。其二，精简高效是时代要求。行文务求简明扼要，直奔主题，避免穿靴戴帽、冗长空泛，力求以最少的文字承载最大的信息量，确保阅文者能迅速把握核心意图。其三，庄重得体是身份体现。公文代表机关意志，语言风格需庄重肃穆，符合行政机关的身份定位，同时也要根据行文对象与内容性质，把握好分寸，做到得体适度。其四，完整清晰是基本要求。公文的要素必须齐全，逻辑层次必须清晰，确保受文者能够全面、准确地理解文件的全部内容和要求。

（二）通用规范：形式之骨

公文的规范性不仅体现在内容上，更直观地反映在其格式与结构上。

1.格式标准：严格遵循国家发布的公文格式标准。从纸张规格、排版布局（页边距、行距、字号字体）到装订要求，均需统一规范，确保公文的严肃性与权威性。例如，标题通常采用二号小标宋体字，正文采用三号仿宋体字，一般每页排22行，每行排28个字。

2.结构要素：一份完整的公文，通常由版头、主体、版记三大部分构成。版头包含份号、密级和必威体育官网网址期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等；主体包含标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等；版记包含抄送机关、印发机关和印发日期等。这些要素的标注位置与方式，均有明确规定，不可随意变更。

3.行文规则：包括行文关系的确定（上行文、下行文、平行文）、主送与抄送机关的准确选择、请示与报告的严格区分、联合行文的规范要求等，以确保行文渠道畅通，避免行文混乱。

二、常用公文文种写作规范与要点解析

行政机关公文种类繁多，各有其特定的适用范围和写作要求。以下择其要者进行阐述。

（一）决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。写作时需准确概括会议的核心审议结果和决策内容，标题中通常会体现会议名称及审议事项。

（二）决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位及人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。内容应具有权威性和指令性，表述应明确具体，措施应切实可行。

（三）命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位及人员。此文种极具权威性和强制性，行文需高度凝练，语气坚决。

（四）公报：适用于公布重要决定或者重大事项。内容通常具有新闻性和公开性，语言庄重，篇幅可根据内容需要适当调整。

（五）公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。其告知范围广泛，行文需简洁明了，事项需清晰具体。

（六）通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。相较于公告，通告的范围相对局限，内容更侧重于具体规定和要求。

（七）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。兼具指导性和参考性，既可上行提出建议，也可下行指导工作，还可平行交换意见。写作时应观点明确，理由充分，措施具体。

（八）通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。是行政机关使用频率最高的文种之一，种类繁多，如指示性通知、批转性通知、转发性通知、事务性通知等。其正文结构通常为“发文缘由+具体事项+执行要求”。

（九）通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。需注意事实清楚，评价客观，教育性与指导性相结合。

（十）报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。报告具有陈述性，不得夹带请示事项。应突出重点，条理清晰，事实准确。

（十一）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。必须一文一事，一般只写一个主送机关。理由要充分，请示事项要明确具体，态度要谦逊。

（十二）批复：适用于答复下级机关请示事项。针对性极强，必须紧扣请示的内容，态度明确，同意与否或如何办理，均需清晰告知。

（十三）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。行文简洁，语气得体，平等协商。

（十四）纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。需如实反映会议全貌，突出会议达成的共识和决定的事项，条理清晰，语言精炼。

三、实用模板及撰写要点示例

以下提供几种常用文种的简化实用模板，并附简要撰写要点，