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设计院档案管理制度

技术档案管理制度

一、技术档案归档范围

(一)工程设计项目

凡委托我院设计新建,改建,扩建,加固等工程全部基础资料,阶段设计结果文件,设计修改文件和和工程相关同建设单位,施工单位发生各类协议,协议,函件,公文和完工验收,调试,工程总结等文件,均应归入技术档案.

1.初步设计阶段

初步设计文件通常不归档,但我院只做到初步设计而由其它院完成施工图设计项目要存资料室及归档,归档文件包含以下内容:

(1)初步设计最终结果

(2)设计总概算书或综合概算书底稿及打印件;

(3)各专业相关计算书底稿及电算资料;

(4)设计方案审定统计单,设计文件校审统计单.

2.施工图设计

施工图设计文件归档包含以下内容:

(1)各子项各专业设计底图;

(2)各专业设计计算书及电算资料;

(3)《设计文件校审统计单》;

(4)修正概算书及打印件;

(5)《设计修改通知单》和因修改形成计算书;

(6)程序文件要求要归档资料.

3.工程建设各阶段形成文件资料

(1)建设单位提供全部设计基础资料,原始资料〔含建设单位上级主管部门同意设计任务书或计划任务书(复印件);征地文件(复印件);计划部门同意建筑红线图;地形图;选址汇报及批件(复印件);工程地质及水文勘察资料;风洞试验汇报;工艺部署图和技术要求资料和我院向协作单位提供技术资料底稿;公用工程协议(供水,排水,供电,供热,人防,消防,环境保护等复印件);设计协议及协议书;方案或初步设计同意文件等〕.

(2)工程设计,施工过程中和建设单位多种联络中形成相关文件,图纸,资料,来往公文,函电,设计过程中交底会审纪要,和工程相关会议纪要.

(3)工程完工验收,调试过程中形成文件,图纸,资料(含完工验收汇报,调试,试用期间,使用期间发觉问题,修改,补充核定相关图纸和文件)等;

(4)工程事故和设计相关结论分析汇报等.

(二)技术咨询服务项目

技术服务和咨询项目归档包含以下内容:

1.委托单位提供全部文件资料

(1)委托任务书;

(2)委托单位交来全部相关原始资料;

(3)代委托单位搜集原始资料,调研资料等.

2.结果底稿(包含判定书,咨询汇报,设计底图,蓝图,说明书,计算书,电算资料,估算概算书底稿等).

3.送交委托单位正式咨询汇报及图纸.

(三)科研试验项目

科研试验项目归档文件包含以下内容:

1.科研计划,科研项目任务书,课题确定汇报及经院认可批文;

2.科研会议纪要及相关关键文件;

3.和主办单位或协作单位签署协议(协议)书文件副本,相关技术责任多种来往函件;

4.阶段结果汇报,如说明书,计算书底稿和打印件,底图,蓝图(一份),照片,底片;

5.和科研试验项目相关学术汇报及会议交流文件原稿,判定书等资料.

二、技术档案归档措施

(一)工程设计

工程设计各阶段结果均先归档,后复制对外发行.

每个工程项目均应有一份归档记录表.每次归档均应登记.

1.设计基础资料

建设单位提供全部设计基础资料,原始资料〔含建设单位上级主管部门同意设计任务书和蔼计划任务书(复印件);征地文件(复印件);计划部门同意建筑红线图;地形图;选址汇报及批件(复印件);工程地质及水文勘察资料;风洞试验汇报;工艺部署图和技术要求资料和我院协作单位提供技术资料底稿;公用工程协议(供水,排水,供电,供热,人防,消防,环境保护等复印件);设计协议及协议书;方案或初步设计同意文件等.〕均必需在拿到该资料后立即复印,复印件作为设计资料,原件立即归档;对于内容较多基础资料(如工程地质及水文勘察资料,风洞试验汇报等),要求建设单位提供二份(在协议中注明),一份归档,一份作为设计资料.

2.设计结果(图纸)

(1)初步设计

我院完成初步设计,由其它院完成施工图项目,在将初步设计全部移交后,全部应归档资料一次归档;由我院继续完成施工图项目,初步设计阶段结果不归档.

(2)施工图设计

施工图通常按子项一次出图,一次归档.对需分批出图项目,可按分批出图计划表内容分批出图,分批归档.

分批出图项目,每次出图归档必需有一份临时图纸目录临时归档,全部图纸归档后,专业责任人必需依据以前临时图纸目录整理出最终图纸目录归档.

施工图归档程序为:

a)由专业责任人检验确定底图署名完整,交设计总责任人

b)由设计总责任人填写图纸归档通知单,并在设计责任人一栏签字,同时要在备注栏中注明此次出图图纸编号,将图纸归档通知单及底图送计划组.

c)计划组应再次检验确定底图署名完整,并检验此次出图图纸编号和实际底图是否相符,并签署意见(是否出图,是否归档),署名;将图纸归档通知单及底图送图档组.

d)图档员应检验此次出图图纸编号和实际底图是否相符,并签收,将底图和图纸归档通知单和底图一并归档.

e)由图档组通知晒图组到图档组借底图晒图.

3.内部作业文件

内部作业文件为各专业计