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档案查阅、借阅利用制度

总则

为了加强档案管理，规范档案查阅、借阅利用工作，确保档案的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本单位实际情况，特制定本制度。本制度适用于本单位所有档案的查阅、借阅利用活动。

档案查阅、借阅的权限划分

1.普通员工

普通员工因工作需要查阅、借阅与自身工作直接相关的档案。如人力资源档案中的个人考勤记录、绩效评估报告等，业务档案中的个人经手项目的相关合同、文件等。查阅、借阅此类档案需经过部门负责人批准。对于涉及单位核心机密、敏感信息的档案，普通员工无查阅、借阅权限。

2.部门负责人

部门负责人有权查阅、借阅本部门形成的档案以及与本部门业务相关的其他部门档案。在查阅、借阅档案时，若涉及重要决策文件、重大项目档案等，需经过分管领导批准。部门负责人可根据工作需要，授权本部门员工查阅、借阅相关档案，但需对授权行为负责。

3.分管领导

分管领导因工作需要可查阅、借阅分管范围内的所有档案。对于涉及单位整体利益、跨部门合作的重要档案，在查阅、借阅时需向单位主要领导报备。分管领导有权决定是否批准其他人员查阅、借阅涉及分管业务的重要档案。

4.单位主要领导

单位主要领导对单位所有档案具有查阅、借阅权限。在特殊情况下，为了单位的整体利益和发展需要，可直接查阅、借阅任何档案。单位主要领导可根据工作需要，指定专人负责查阅、借阅特定档案，并对档案的使用情况进行监督。

档案查阅的流程

1.提出申请

查阅人员需填写《档案查阅申请表》，详细说明查阅的档案名称、档号、查阅目的、查阅时间等信息。申请表需经相关负责人审批签字，普通员工查阅档案由部门负责人审批，部门负责人查阅重要档案需经分管领导审批，分管领导查阅涉及单位整体利益的档案需向单位主要领导报备。

2.审核批准

档案管理部门收到《档案查阅申请表》后，对申请内容进行审核。审核内容包括查阅目的是否合理、查阅范围是否符合规定、审批手续是否齐全等。对于符合要求的申请，档案管理部门予以批准；对于不符合要求的申请，档案管理部门应及时通知查阅人员，并说明原因。

3.查阅档案

查阅人员在获得批准后，需在档案管理部门指定的查阅场所进行查阅。查阅人员需遵守查阅场所的规章制度，不得随意带出档案，不得在档案上涂画、标记、拆页等。档案管理部门应安排专人负责查阅过程的监督，确保档案的安全和完整。查阅人员如需复制档案，需在申请表中注明复制的内容和数量，并经档案管理部门批准。复制档案应使用档案管理部门提供的复制设备，复制完成后，档案管理部门应在复制件上加盖“档案复制专用章”。

档案借阅的流程

1.提出申请

借阅人员需填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅的档案名称、档号、借阅目的、借阅时间、归还时间等信息。申请表需经相关负责人审批签字，审批流程与查阅申请相同。对于重要档案的借阅，还需提供相应的借阅担保，如由单位内部具有一定职务的人员进行担保。

2.审核批准

档案管理部门收到《档案借阅申请表》后，对申请内容进行严格审核。审核内容除了与查阅申请相同外，还需考虑档案的重要性、借阅时间的合理性、借阅担保的有效性等。对于符合要求的申请，档案管理部门予以批准；对于不符合要求的申请，档案管理部门应及时通知借阅人员，并说明原因。

3.办理借阅手续

借阅人员在获得批准后，需与档案管理部门办理借阅手续。借阅人员需在《档案借阅登记簿》上签字确认，注明借阅的档案名称、档号、借阅时间、归还时间等信息。档案管理部门应将借阅的档案进行清点，并与借阅人员当面核对，确保档案的完整性。

4.归还档案

借阅人员应按照申请表中注明的归还时间按时归还档案。归还档案时，档案管理部门应进行清点和检查，检查档案是否完整、有无损坏、是否有涂画等情况。如发现档案有损坏或丢失等情况，借阅人员应承担相应的责任。借阅人员如需延长借阅时间，需在归还时间前向档案管理部门提出申请，并经相关负责人批准。延长借阅时间不得超过规定的期限。

档案查阅、借阅的时间限制

1.查阅时间限制

查阅档案一般应在档案管理部门正常工作时间内进行，每次查阅时间不得超过[X]个工作日。如需延长查阅时间，需向档案管理部门提出申请，并经批准。对于一些特殊情况，如涉及紧急工作任务等，可适当放宽查阅时间限制，但需经单位主要领导批准。

2.借阅时间限制

普通档案的借阅时间一般不得超过[X]个工作日，重要档案的借阅时间不得超过[X]个工作日。如需延长借阅时间，需提前办理延长手续，延长时间不得超过原借阅时间的[X]%。对于一些涉及重大项目、长期研究等特殊情况的档案借阅，可根据实际情况确定借阅时间，但需经单位主要领导批准。

档案查阅、借阅的安全必威体育官网网址要求

1.查阅、借阅场所的安全必威体育官网网址

档案查阅、借阅场所应具备良好的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等。查阅、借阅场