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采购申请与审批材料快速填表样板

一、适用范围与常见应用场景

本模板适用于企业内部各部门因工作需要开展采购活动时，规范填写采购申请及审批材料，保证采购流程合规、高效。常见应用场景包括：

日常办公采购：如办公用品（纸张、文具）、办公设备（电脑、打印机）、耗材（墨盒、硒鼓）等常规物资补充；

项目专项采购：如研发项目所需实验器材、市场活动宣传物料、生产项目专用设备等；

服务类采购：如咨询服务（法律、财务）、技术服务（系统维护、外包开发）、后勤服务（保洁、维修）等；

应急采购：如突发设备故障需紧急更换配件、临时活动急需物资等特殊场景。

二、填表全流程操作指引

（一）前期准备：明确需求与资料收集

确认采购必要性：根据部门工作计划或实际需求，明确采购物品/服务的用途、数量及预期效果，避免盲目采购。

收集基础资料：

若为设备/物资采购，需提前知晓规格型号、技术参数（如尺寸、功率、材质等）；

若为服务类采购，需明确服务内容、服务周期、验收标准；

若涉及金额较大（如超过[企业设定标准，如5000元]），需提前收集至少2家供应商的报价单或比价记录。

（二）填写采购申请表：逐项规范填报

以“采购申请表”为核心，按以下要求填写（详见模板表格）：

申请人基本信息：填写真实姓名、所属部门、联系方式（内部办公电话），保证审批人可及时沟通。

采购基本信息：

“申请日期”填写提交申请的当天日期，“预计到货日期”根据工作需求合理设定，避免过早或过晚；

“采购类别”勾选对应选项（如办公物资、设备、服务等），便于采购部门分类处理；

“物品/服务名称”需具体明确（如“A4复印纸”而非“纸张”，“联想ThinkPad14英寸笔记本”而非“电脑”），避免模糊表述。

规格与数量：

“规格型号”详细列出技术参数（如办公纸需注明“70g/A4/500张/包”）；

“单位”填写法定计量单位（如“台”、“套”、“千克”）；

“数量”根据实际需求填写，需与“用途说明”中的需求量一致。

预算与金额：

“单价”填写预估单价（若有多家报价，需填写最低单价或平均单价）；

“预算总价”=单价×数量，需大写（如“壹仟元整”）和小写（如“￥1000.00”）同时填写，保证金额一致；

“预算依据”注明资金来源（如“部门年度办公经费”、“项目专项经费”）。

用途与理由：简要说明采购目的（如“为满足市场部10月客户会议物料需求”、“替换研发部故障电脑以保障项目进度”），突出必要性和紧迫性。

供应商信息：

若已有意向供应商，填写“供应商名称”、“联系人”、“联系电话”（仅内部联系用，不对外公开）；

若需采购部门推荐，填写“建议采购方式”（如“公开招标、询价、单一来源采购”）。

附件清单：列出随申请表提交的附件名称（如“报价单3份”“技术参数说明1份”“比价记录1份”），并在附件上加盖部门骑缝章（若需）。

（三）提交与审批：按流程逐级流转

部门内部审批：申请人将填写完整的申请表及附件提交至部门负责人（如*经理）审核，部门负责人需确认采购需求的合理性及预算匹配性，签字同意后流转至下一环节。

采购部门审核：采购部（或行政部）对申请表进行合规性审核，重点检查：

采购类别是否符合企业规定；

预算是否在部门年度预算额度内；

附件是否完整（如大额采购是否提供比价记录）；

规格型号是否明确，避免模糊采购。

审核通过后，采购部根据采购类别启动采购流程（如小额采购直接下单，大额采购组织招标或询价）。

财务与高层审批：

单笔金额超过[企业设定标准，如2万元]的采购，需提交财务部审核预算执行情况；

超过[企业设定标准，如5万元]或涉及重大资产的采购（如大型设备、系统软件），需提交分管领导（如*总）或总经理最终审批。

审批进度跟踪：申请人可通过OA系统或联系采购部查询审批进度，对超时未审批的事项可适当催办（如审批流程超过[企业规定时限，如3个工作日]）。

（四）采购执行与后续跟进

订单确认：采购部完成采购后，将采购订单（含供应商信息、价格、交货期）反馈给申请人，申请人确认无误后签字。

验收与入库：物品到货后，申请人联合采购部、财务部共同验收（核对数量、规格、质量），验收合格后填写“入库单”，相关部门签字确认。

付款与归档：财务部根据入库单、发票、审批流程完成付款；申请人将申请表、附件、验收单等资料整理归档，保存期限不少于[企业规定年限，如3年]。

三、采购申请表模板（标准版）

采购申请表

申请部门

申请人

申请日期

联系电话（内部）

预计到货日期

采购类别□办公物资□设备□服务□其他

采购方式建议□询价□招标□单一来源□其他

物品/服务名称

规格型号

单位

数量

单价（元）

预算总价（元）

预算依据（如：部门年度经费、项目经费）

资金来源

用途与采购理由

（请详细说明必要性，如：替换故障设备、保障项目进度、满足日常办公