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外贸订单跟进管理流程模板

一、订单跟进的核心理念

在深入流程细节之前，首先需要明确订单跟进的几个核心理念。这些理念应贯穿于整个订单生命周期，指导具体操作。

*客户为中心：始终将客户需求和满意度放在首位，积极沟通，及时响应。

*主动出击：避免被动等待，主动预测可能出现的问题，并提前采取措施。

*系统记录：对所有沟通内容、决策、操作步骤进行详细、准确的记录，确保可追溯性。

*风险意识：识别并评估订单各阶段可能存在的风险（如生产延期、汇率波动、物流受阻等），制定应对预案。

*团队协作：订单跟进不是单一部门的职责，需要业务、生产、采购、质检、物流等多部门紧密配合。

二、订单跟进管理流程详解

（一）前期准备与询盘处理阶段

这一阶段是订单的“源头”，处理得当与否直接影响后续合作的可能性。

1.询盘接收与初步分析

*动作：及时接收客户询盘，仔细阅读邮件、即时通讯工具或平台消息。

*关键点：快速判断询盘的真实性与潜在价值。记录客户基本信息（公司名称、联系人、国家地区、主营产品等）、询盘产品信息（品名、规格、型号、材质、数量等）及特殊要求。

*注意事项：对于信息不全的询盘，不宜急于报价，应礼貌地向客户索取更详细的资料。

2.报价与议价

*动作：根据客户需求，结合成本、市场行情、目标利润及公司政策，准备详细报价单。报价单应清晰、规范，包含必要的贸易术语（如FOB,CIF）、付款方式、交货期等。

*关键点：报价前务必核实产品细节、原材料价格、产能安排等，确保报价的准确性与可行性。对于复杂产品或大额订单，可附上产品图片、规格书、认证文件等支持材料。

*注意事项：保持耐心，灵活应对客户的还盘。在议价过程中，既要争取合理利润，也要考虑长期合作关系。重要的沟通内容应通过邮件等书面形式确认。

3.样品确认（如需要）

*动作：若客户要求或产品特性需要，安排打样。样品制作完成后，进行内部质检，合格后寄送客户，并随附样品确认单。

*关键点：明确样品费用、寄送方式及承担方。跟踪样品的签收情况，并主动询问客户对样品的反馈。若需修改，记录修改意见，安排二次打样，直至客户确认。

*注意事项：样品是合同品质的重要依据，务必与大货标准一致，并保留样品及客户确认记录。

（二）合同签订与订单确认阶段

当客户确认报价和样品（如有）后，便进入合同签订与订单确认的关键环节。

1.合同起草与审核

*动作：根据双方协商一致的条款，起草销售合同（ProformaInvoice或SalesContract）。合同内容应全面、严谨，避免模糊不清的表述。

*关键点：合同核心条款包括：买卖双方信息、商品详情（品名、规格、数量、单价、总价）、贸易术语、付款方式、交货期、包装要求、运输方式、保险、检验标准、违约责任、争议解决方式等。合同需经过公司内部相关部门（如业务、财务、法务）审核。

*注意事项：确保合同条款与前期沟通一致，特别是付款方式和交货期，需明确具体、可执行。

2.合同签订与预付款跟进

*动作：将合同发送给客户签字盖章。收到客户回签的合同后，及时审核其签字盖章的有效性。根据合同约定，向客户发出预付款（或开证）通知。

*关键点：密切跟踪预付款到账情况。对于信用证付款，需仔细审核信用证条款是否与合同一致，如有不符点，及时与客户沟通修改。

*注意事项：在未收到约定的预付款或信用证未确认前，原则上不应启动大规模生产。

（三）生产/备货与质量控制阶段

合同生效且收到预付款（或信用证无误）后，即可启动生产或备货流程。

1.生产/备货计划下达

*动作：业务部门向生产部门（或采购部门）下达生产通知单（或采购订单），明确产品规格、数量、交货期、质量标准等要求。

*关键点：确保生产/采购部门充分理解订单要求。与生产/采购部门共同制定详细的生产/备货计划，明确各节点时间。

*注意事项：预留一定的缓冲期，以应对可能出现的生产延误或采购问题。

2.生产/备货过程跟踪

*动作：定期与生产/采购部门沟通，了解生产进度、原材料采购情况。可根据订单重要性和复杂性，进行现场巡查。

*关键点：重点关注是否能按期完成。对于可能影响交期的因素（如原材料短缺、设备故障），要及时预警并协调解决。

*注意事项：保持与客户的适度沟通，告知其生产进展，让客户安心。但避免过于频繁或琐碎的汇报。

3.质量检验（IQC/IPQC/FQC）

*动作：严格执行质量检验流程。包括原材料入库检验（IQC）、生产过程检验（IPQC）及最终成品检验（FQC）。

*关键点：检验标准应基于合同约定、行业标准或客户提供的图纸/规格书。对于客户有指定第三方检验（如