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企业文件档案管理通用标准模板

一、适用范围与管理目标

本模板适用于各类企业（含中小企业、集团化企业）的文件档案管理工作，涵盖行政、人事、财务、业务、研发等各部门在生产经营活动中形成的有保存价值的各类文件资料（含纸质、电子形式）。通过标准化管理，实现档案收集的完整性、保管的系统性、利用的高效性，为企业决策支持、合规审计、历史追溯提供可靠依据。

二、标准化操作流程详解

（一）文件分类与编码规则

文件分类

按文件性质与来源分为五大类，每类下设子类（可根据企业实际调整）：

管理类：制度文件、会议纪要、工作计划、请示报告等；

业务类：合同协议、客户资料、项目方案、招投标文件等；

人事类：员工简历、劳动合同、培训记录、绩效考核等；

财务类：凭证、账簿、报表、税务资料、审计报告等；

科技类：研发图纸、技术专利、工艺文件、测试报告等。

编码规则

采用“部门代码-年份-文件类别流水号”格式，保证唯一性：

部门代码：用2位字母表示（如综合管理部-ZX、财务部-CW、业务部-YW）；

年份：4位数字（如2024）；

文件类别流水号：3位数字，按归档顺序编排（如001、002）。

示例：ZX-2024-001（综合管理部2024年第1号文件）。

（二）归档前准备

文件收集：各部门指定专人（如*）负责本部门文件收集，保证文件内容完整（含审批手续、附件等）、字迹清晰（纸质文件）、格式规范（电子文件统一为PDF或DOCX格式）。

文件整理：

纸质文件：去除夹子、回形针等金属物，按件装订（左侧装订），每份文件附《文件归档预审表》（注明文件名称、形成日期、页数、经办人）；

电子文件：检查病毒，按编码规则命名文件夹，同步备份至企业内部服务器及移动硬盘（双备份）。

预审检查：部门负责人对文件内容完整性、审批合规性（如需签字盖章的文件是否齐全）进行审核，确认无误后提交档案管理员。

（三）档案归档登记

交接核对：档案管理员*接收文件时，与部门提交人逐一核对文件数量、编码、完整性，核对无误后在《文件归档登记表》（见表1）中签字确认，双方各执一份。

信息录入：将档案信息录入企业档案管理系统（如无系统，可使用Excel管理），内容包括：档案编号、文件名称、形成部门、形成日期、页数、密级（公开/内部/秘密/机密）、保管期限、存放位置（如档案柜-区-层-列）、归档人、归档日期。

（四）档案保管与维护

纸质档案保管：

存放环境：专用档案室，配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠设备，温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%；

排列存放：按档案编号顺序排列，柜外标注档案类别与编号范围，定期（每季度）检查档案状态，发觉霉变、虫害及时处理。

电子档案保管：

存储要求：存储于专用服务器，访问权限分级管理（普通员工、部门负责人、管理员权限分离）；

备份机制：每日增量备份，每周全量备份，每月异地备份（如分支机构服务器），备份数据加密保存。

（五）档案借阅与归还

借阅申请：借阅人填写《档案借阅申请表》（见表2），注明借阅档案名称、编号、借阅事由、借阅期限、用途，经部门负责人审批；涉密档案需经分管领导审批。

借阅登记：档案管理员*审批通过后，登记借阅信息（借阅人、借阅日期、预计归还日期），纸质档案由借阅人签字领取，电子档案通过系统授权访问（限制、打印权限）。

归还检查：借阅到期后，借阅人需归还档案，档案管理员*检查文件完整性（纸质文件是否有涂改、损坏，电子文件是否泄露），确认无误后在借阅登记表中签字确认，归还期限可续借（续需重新审批）。

（六）档案鉴定与销毁

鉴定周期：每年12月由档案鉴定小组（由综合管理部、法务部、业务部门代表组成）对到期档案进行鉴定。

鉴定标准：

保存期满且有继续保存价值的档案（如重要合同、核心技术资料），重新划定保管期限；

无保存价值（如过期通知、草稿文件）的档案，确认销毁。

销毁流程：

填写《档案销毁审批表》（见表3），列明销毁档案清单、数量、销毁原因，经总经理*审批；

由档案管理员与监销人（如审计部门人员）共同监督销毁，纸质档案采用粉碎或焚烧方式，电子档案进行彻底删除（低级格式化），销毁后在审批表签字确认，销毁记录存档10年。

三、档案管理核心表格模板

表1：文件归档登记表

档案编号

文件名称

形成部门

形成日期

页数

密级

保管期限

存放位置

归档人

归档日期

ZX-2024-001

2024年度工作计划

综合管理部

2024-01-05

8

内部

10年

档案柜-1区-1层-01

张*

2024-01-10

CW-2024-002

第一季度财务报表

财务部

2024-04-10

15

内部

30年

档案柜-2区-1层-03

李*

2024-04-15

表2：档案借阅申请表

借阅部门

借阅人

借阅日期

档案名称

档案编号

借阅事由

借阅期限

审批人

审批日期

归还日期