采购订单管理及供应商评价模板.docVIP

采购订单管理及供应商评价模板工具指南

一、适用范围与业务背景

本工具模板适用于各类企业（如制造业、贸易业、服务业等）的采购部门，用于规范采购订单全流程管理及供应商绩效评价工作。在业务场景中，当企业需要从外部采购原材料、设备、服务或办公用品时，可通过该模板实现需求提报、订单创建、履约跟踪、收货验收、供应商评价等环节的系统化管理，保证采购流程合规、高效，同时为供应商分级管理、合作优化提供数据支撑。特别适用于企业采购体系标准化建设、新供应商引入评估、现有供应商年度绩效复盘等场景。

二、操作流程与步骤指南

（一）采购需求确认与提报

需求发起：由需求部门（如生产部、行政部、项目部）填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、需求数量、质量要求、期望交货日期、预算金额等信息，部门负责人*审批通过后提交至采购部。

需求审核：采购部对接需求部门，确认采购需求的合理性与必要性（如数量是否匹配生产计划、规格是否符合技术标准），重点核查预算是否在可控范围内，审核通过后进入供应商选择环节。

（二）供应商选择与订单创建

供应商筛选：

对于常规采购项目，优先从《合格供应商名录》中选择供应商；新供应商需提交《供应商资质申请表》（含营业执照、相关行业资质、生产能力、质量体系认证等），由采购部联合质量部、技术部进行资质审核，必要时进行现场考察，评估其履约能力。

根据采购金额与重要性，可采用询价、比价或招标方式确定最终供应商（小额采购可直接比价，大额/关键物料建议招标）。

订单信息录入：采购员*根据确定的供应商信息，创建《采购订单》，完整录入以下内容：

订单基础信息：订单编号（按规则自动，如“CGDD+年份+流水号”）、订单日期、供应商全称、联系人、联系电话、收货地址、付款方式（如“月结30天”“货到付款”）。

物料/服务明细：序号、物料编码（企业内部物料编码）、物料名称、规格型号、单位、数量、单价、金额（含税/不含税）、质量标准（如“国标GB/T”“图纸版本号”）、交货日期、交货地点（如“仓库A”“项目现场”）、特殊要求（如“包装方式”“运输条件”）。

备注：如“需提供出厂检验报告”“分批交货”等。

（三）订单审批与下达

审批流程：采购订单按金额大小与重要性设定审批权限，例如：

金额≤1万元：采购员→采购部经理审批；

1万元＜金额≤5万元：采购员→采购部经理→财务部*审核；

金额＞5万元：采购员→采购部经理→财务部→总经理审批。

订单下达：审批通过后，采购部将《采购订单》盖章（电子章或实体章）后发送至供应商，同时通过邮件/系统推送确认供应商是否接收，要求供应商在2个工作日内回复订单确认结果（如“确认接受”“需调整”）。

（四）订单履约跟踪与异常处理

进度跟踪：采购员*通过电话、系统或定期与供应商对接，跟踪订单生产/备货进度，重点关注关键节点（如原材料采购、生产排期、发货准备），并在采购管理系统中更新订单状态（如“已生产”“已发货”）。

异常处理：若出现供应商可能延期交货、质量不达标等问题，采购员需第一时间启动应急流程：

延期风险：与供应商协商新的交货日期，评估延期对生产/项目的影响，同步通知需求部门调整计划；

质量风险：要求供应商提供生产过程质检报告，必要时派驻质检人员驻厂验收，若已发觉质量问题，立即暂停订单执行并启动退货/换货流程。

（五）收货验收与入库

到货核对：供应商发货后，将发货清单、物流单号发送至采购部，采购员通知仓库准备收货。仓库根据《采购订单》核对到货物料名称、规格、数量是否与订单一致，检查外包装是否完好。

质量检验：

IQC（来料质量检验）：质量部按《检验作业指导书》对物料进行抽样或全检，重点检测关键尺寸、功能指标、外观等，填写《IQC检验报告》，判定结果为“合格”“让步接收”“不合格”。

需求部门参与验收：对于定制化设备或服务，需需求部门现场验收，确认是否符合使用要求。

入库登记：验收合格后，仓库填写《收货入库单》，录入物料信息（批次号、生产日期、存放库位），同步更新库存系统，并将《收货入库单》复印件反馈至采购部、财务部。

（六）付款结算

单据收集：财务部收集《采购订单》《收货入库单》《供应商开具的增值税专用发票》，核对“三单”信息（物料名称、数量、金额、供应商信息）是否一致，保证“三单匹配”。

付款审批：财务部按企业付款流程提交付款申请，附相关单据，经财务负责人、总经理审批后，通过银行转账/承兑汇票等方式向供应商付款，付款后及时在系统中更新订单状态为“已结清”。

（七）供应商评价与档案更新

评价周期：

月度评价：针对合作频繁的物料（如原材料），每月对交货准时率、质量合格率进行评分；

年度评价：每年末对所有合作供应商进行全面评价，覆盖质量、交货、价格、服务等维度。

评价实施：采购部牵头，联合质量部、仓库、需求部门填写《供应商评价表》