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行政公文写作与处理实用模板

一、行政公文的核心价值与应用情境

行政公文是行政机关在公务活动中按照特定格式、规范程序形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻方针政策、部署指导工作、请示答复问题、交流信息情况的重要工具。其应用场景覆盖广泛，常见于以下情境：

决策部署类：如公司下发年度工作计划、部门制定实施方案，需明确任务分工、时间节点，保证工作有序推进；

请示汇报类：如下级单位向上级申请经费支持、汇报项目进展，需清晰阐述事由、依据及需求，争取批准或反馈；

沟通协调类：如跨部门商洽合作事宜、答复外部单位咨询，需体现礼貌规范，明确双方权责；

知照告知类：如发布会议通知、公示人事任免、传达重要规定，需保证信息准确、传达及时；

记录存档类：如会议纪要、工作总结，需客观反映过程、结论，为后续工作提供依据。

二、公文处理标准化操作流程

公文处理需遵循“起草—审核—签发—校对—印发—归档”的闭环流程，每个环节直接影响公文的规范性和有效性。具体操作

（一）拟稿准备：明确目标与素材收集

确定发文目的：明确公文需解决的核心问题（如“要求各部门提交年度预算”“通报项目检查结果”），避免内容模糊或偏离需求。

收集基础材料：根据目的收集相关政策文件（如上级通知、公司制度）、数据资料（如项目进度、预算明细）、背景信息（如会议时间、参会人员）等，保证内容有据可依。

选择公文类型：根据沟通对象和事项性质选择合适文种（如向上级请求用“请示”，向下级部署用“通知”，不相隶属单位间商洽用“函”）。

（二）起草撰写：规范结构与语言表达

搭建框架：公文通常采用“开头—主体—结尾”结构：

开头：说明发文依据（如“根据会议精神”“为落实要求”）或事由（如“关于项目经费的请示”）；

主体：阐述具体事项、措施、要求，逻辑清晰，分条列项（如用“一、二、三”或“1.2.3.”）；

结尾：根据文种规范收束（如请示用“妥否，请批示”，通知用“特此通知”，函用“盼复”）。

语言规范：使用书面语，避免口语化、歧义表达；准确使用专业术语（如“拟稿”“签发”“纪要”）；数字、计量单位、标点符号符合国家标准（如年份用“2024年”，不用“二四年”；文件编号用“办发〔2024〕5号”）。

（三）审核把关：保证内容与格式合规

自我初审：检查内容是否完整（如标题、主送机关、发文机关、成文日期是否齐全），逻辑是否连贯，数据是否准确，有无错别字、标点错误。

部门复核：涉及跨部门事项的，需送相关部门会签（如涉及经费的送财务部，涉及业务的送业务部），保证无争议、可执行。

办公室审核：重点检查格式规范（如字体字号用“仿宋_GB2312、三号标题、四号”）、文种使用是否恰当、行文关系是否正确（如“请示”不得抄送下级机关，不得多头主送）。

（四）签发审批：明确责任与效力

确定签发人：根据公文内容和单位规定，由分管领导或主要负责人签发（如部门发文由部门负责人签发，公司发文由总经理签发）。

规范签批：签发人需在指定位置（通常为右上方或发文机关下方）亲笔签名或签批意见，注明签发日期（如“同意发，2024年3月15日，*总经理”）。

（五）校对定稿：消除差错与规范排版

文字校对：重点核对标题、文号、人名、地名、数字、金额等关键信息，避免“一字之差”导致误解（如“截止”与“截至”“必须”与“必需”）。

格式调整：按照《政机关公文格式》（GB/T9704-2012）调整版面（如页码位于页脚居中，行距28磅，页边距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm），保证美观统一。

（六）印发分发：及时送达与规范存档

制作文件：通过单位OA系统或打印排版，正式文件需加盖发文机关公章（如“公司行政部”章），骑年盖月（公章压成文日期和发文机关名称）。

分发范围：根据主送机关、抄送机关名单准确分发，涉密文件需通过机要渠道传递，并做好签收记录。

电子归档：将定稿文件、审核意见、签批原件等扫描存档，按照“年度—文种—字号”分类保存，便于后续查阅。

三、常用公文模板及示例

（一）通知模板（适用于部署工作、传达事项）

要素

内容要求

示例

标题

发文机关+事由+文种（如“公司关于开展2024年度安全检查的通知”）

公司行政部关于召开2024年第三季度工作例会的通知

主送机关

明确接收公文的单位或个人，顶格书写，后加冒号

各部门、各分公司：

开头：说明发文依据（如“根据要求”）；主体：明确事项、时间、地点、要求等；结尾：规范收束（如“特此通知”）

为总结上半年工作，部署第三季度任务，经研究决定召开工作例会。现将有关事项通知一、会议时间：2024年7月10日（星期三）下午2:30二、会议地点：公司总部301会议室三、参会人员：各部门负责人、各分公司经理四、会议内容：1.上半年工作总结汇报；2.第三季度工作计划讨论；3.领导讲话请参