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项目管理文档管理标准模板资料存档管理版

一、适用范围与典型场景

项目启动阶段：制定项目章程、需求说明书、初步计划等核心文档；

项目执行阶段：管理周报、月报、会议纪要、技术方案、变更申请等过程文档；

项目监控阶段：跟踪风险登记册、问题跟踪表、进度报告等控制文档；

项目收尾阶段：整理验收报告、总结报告、用户手册、项目复盘资料等交付文档。

二、标准化操作流程

（一）项目启动阶段：文档规划与分类体系建立

明确文档管理责任

项目经理指定文档管理员（可由项目助理兼任），负责文档全流程的统筹与监督；

各模块负责人（如技术负责人、需求负责人）需配合本模块文档的创建与更新。

制定文档分类目录

参照《项目文档分类标准》（见附件1），结合项目特点细化分类，如“计划类-项目计划”“技术类-架构设计”“合同类-采购合同”等；

分类目录需经项目经理审核后，在项目启动会上向团队公示。

统一文档编号规则

编号格式为：项目代码-文档类型代码-版本号-流水号，示例：PROJ2024-PLAN-01-001（PROJ2024为项目代码，PLAN为计划类代码，01为版本号，001为流水号）；

项目代码由公司统一分配，文档类型代码参照《文档类型编码表》（见附件2），版本号初始为“01”，重大升级或修订后递增。

（二）项目执行阶段：文档创建、审核与存储管理

文档创建与模板应用

需创建的文档需使用对应模板（见“核心模板示例”章节），保证内容完整、格式规范；

文档标题需明确体现项目名称、文档主题及版本，如“PROJ2024-用户管理系统-需求说明书-V1.0”。

文档审核与发布

初稿完成后，由模块负责人审核内容准确性；

涉及跨模块或重要决策的文档（如项目计划、需求说明书），需经项目经理经理最终审批；

审核通过后，文档管理员将文档至指定存储位置，并更新《项目文档清单表》（见模板1）。

文档存储与权限管理

存储位置：项目文档统一存储在公司指定服务器/云盘路径（如\\服务器路径\项目档案\PROJ2024），禁止本地存储或使用个人网盘；

权限设置：按“创建-审核-查阅”分级授权，仅项目负责人可修改文档，团队成员仅可查阅本模块相关文档，外部人员需提交《外部人员文档查阅申请表》（见附件3）经审批后开通权限。

（三）项目监控阶段：文档状态跟踪与借阅管理

文档状态动态更新

文档管理员每周更新《项目文档清单表》，标注文档状态（“草稿”“审核中”“已发布”“已废止”）；

文档版本更新时，需同步更新存储路径中的旧版本文件，并保留最近3个历史版本（特殊文档按公司档案管理要求保留更多版本）。

文档借阅与归还

因工作需要借阅文档时，借阅人需填写《文档借阅登记表》（见模板3），注明借阅事由、预计归还日期；

借阅期限：内部人员不超过5个工作日，外部人员不超过3个工作日，到期需归还或办理续借手续；

借阅期间文档不得转借、复印或带出办公区域，涉密文档需经部门总监及以上领导审批。

（四）项目收尾阶段：文档审核与归档移交

文档完整性审核

项目收尾前，文档管理员对照《项目文档清单表》逐项核查文档是否齐全，重点检查验收报告、总结报告、合同等关键文档；

缺失文档需由原负责人补充，无法补充的需提交《缺失文档说明报告》（见附件4）经项目经理签字确认。

文档归档与移交

审核通过后，文档管理员将所有文档按《项目归档目录表》（见模板4）分类整理，刻录成光盘或移交至公司档案室；

归档资料需包含：最终版文档、文档变更记录、借阅登记表、缺失说明报告等；

双方填写《项目文档归档交接单》（见附件5），签字确认后完成归档。

三、核心模板示例

模板1：项目文档清单表

文档编号

文档名称

文档类型

版本号

责任人

创建日期

存储路径

状态

备注

PROJ2024-PLAN-01-001

PROJ2024项目计划

计划类

V1.0

*经理

2024-01-15

\01-计划类

已发布

含进度甘特图

PROJ2024-REQ-01-002

用户管理系统需求说明书

需求类

V1.1

*需求

2024-02-03

\02-需求类

已发布

2024-02-05更新

模板2：文档变更记录表

变更编号

文档编号

变更前版本

变更后版本

变更内容简述

变更人

变更日期

审核人

审核日期

CHG2024-001

PROJ2024-REQ-01-002

V1.0

V1.1

新增“数据导出”功能需求

*需求

2024-02-05

*经理

2024-02-06

模板3：文档借阅登记表

借阅编号

文档编号

文档名称

借阅人

借阅部门

借阅日期

预计归还日期

归还日期

借阅事由

审批人

BR2024-001

PROJ2024-TEC-01-003

系统架构设计文档

*开发

研发部

2024-03-10

2024-03-15

2024-03-14

新模块开发参考

*技术