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企业员工出差补助标准及申请流程

一、引言

为规范公司员工出差管理，保障出差人员的合法权益，同时本着勤俭节约、高效务实的原则，合理控制差旅成本，特制定本出差补助标准及申请流程。本规定适用于公司全体因公出差的正式员工，旨在为员工提供清晰的指引，确保出差行为的规范化与高效化。

二、出差补助标准

出差补助是公司为保障员工在出差期间的基本生活开支而提供的补贴，主要包括交通补助、住宿补助、伙食补助及其他可能发生的零星补贴。

（一）交通补助

1.往返交通：

*员工出差应根据行程远近、紧急程度及成本效益原则选择合适的交通工具。

*普通员工：优先选择火车硬座、硬卧或长途汽车；若出差任务紧急，经部门负责人批准，可乘坐高铁二等座或动车二等座。

*部门经理及以上级别人员：可根据实际需要选择高铁二等座、动车一等座或飞机经济舱。

*所有级别人员乘坐飞机需提前申请并经分管领导批准，原则上不允许乘坐头等舱或商务舱。

*往返机场、火车站的交通费用（如机场大巴、地铁、出租车等）凭有效票据实报实销，但需在合理范围内。

2.市内交通：

*出差期间，在目的地城市的市内交通费用，可选择实报实销或按日领取固定补贴。

*选择实报实销的，需提供合规的交通票据，如出租车票、网约车行程单等。

*选择固定补贴的，补贴标准根据出差城市级别（如一线城市、二线城市、其他城市）制定，具体标准参照公司必威体育精装版发布的《差旅费用补贴细则》执行。

（二）住宿补助

1.住宿补助根据出差人员级别及出差城市级别设定上限标准。

2.员工出差应选择安全、经济、便捷的住宿场所，优先考虑公司协议酒店以获取更优惠价格。

3.住宿费用凭合规发票在标准内实报实销，超支部分原则上由个人承担，特殊情况需书面说明并经部门负责人及财务负责人批准后方可报销。

4.同性同事共同出差，原则上应合住标准间，住宿补助标准按较高级别人员标准的70%~80%执行（具体比例参照公司细则）。

5.若因特殊原因（如会议统一安排）导致住宿费用超标，需提供会议通知等相关证明材料，按实际发生额报销。

（三）伙食补助

1.伙食补助按出差自然天数计算，以现金补贴形式发放，不要求提供餐饮发票。

2.补助标准根据出差城市级别及员工级别综合确定，具体标准参照公司必威体育精装版发布的《差旅费用补贴细则》执行。

3.若出差期间有公司统一安排的工作餐（如会议提供午餐），则该餐次的伙食补助相应扣减。

4.出差当日往返且在外就餐时间不足一个工作日的，可根据实际就餐情况按比例领取伙食补助。

（四）其他补助

1.通讯补助：针对部分出差时间较长（如超过一周）或有特殊通讯需求的岗位，可申请一定额度的通讯补助，具体标准由人力资源部另行规定。

2.杂项补助：因出差产生的、未包含在上述补助范围内的其他合理且必要的零星支出，如行李托运费（符合公司规定重量和件数）、必要的复印打印费等，需凭有效票据并注明用途，经审批后实报实销。

三、出差补助申请与报销流程

（一）出差申请与审批

1.出差前申请：员工因公出差，需提前填写《员工出差申请单》，注明出差事由、目的地、预计起止时间、同行人员、拟乘坐交通工具、是否需要预借差旅费等信息。

2.审批权限：

*普通员工出差：由部门负责人审批。

*部门负责人出差：由分管领导审批。

*高层管理人员出差：按公司相关规定执行。

*若出差行程涉及出国（境）、或预计差旅费用较高、或出差时间超过一定期限（如一个月），需报请总经理审批。

3.预借差旅费：如预计出差费用较大，员工可在《出差申请单》中注明预借金额，按审批流程获批后，到财务部办理借款手续。

（二）出差期间费用发生与凭证保管

1.员工出差期间，应严格按照审批的行程执行，如需变更行程（如延期、更改目的地），需及时向原审批人报告并获得批准，否则由此产生的额外费用可能不予报销。

2.出差期间发生的各项费用，应尽可能取得合法、合规的原始凭证（如发票、行程单、付款凭证等），并妥善保管。凭证信息应清晰完整，包括开票日期、服务内容、金额、开票单位等。

（三）报销申请与提交

1.报销时限：员工出差结束后，应在规定时间内（通常为出差返回后一周内）整理好所有差旅费用凭证，填写《差旅费报销单》。

2.报销单填写：《差旅费报销单》需如实、清晰填写出差人、出差事由、起止日期、途经地点、各项费用明细（如交通费、住宿费、伙食补助天数及金额等），并附上相关原始凭证。

3.凭证粘贴：原始凭证应分类整齐粘贴在《凭证粘贴单》上，与《差旅费报销单》一并提交。

（四）审核与付款

1.部门审核：报销人将填写完整的《差旅费报销单》及附件提交给部门负责人审核。部门负责人需对出差的真实性、费用发生的合理性及票据的合规性