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企业采购流程规范化与优化手册

前言

本手册旨在通过标准化、流程化的管理工具，帮助企业建立规范、高效的采购体系，降低采购成本，防范合规风险，提升供应链响应速度。手册结合企业采购管理实践，覆盖需求提出到付款结算全流程，适用于各类企业（含生产型、服务型、贸易型）的采购场景，可作为采购部门、财务部门、需求部门及相关岗位的操作指南。

一、适用范围与场景说明

本手册适用于企业内部各类采购活动，包括但不限于：

日常生产物料采购：如原材料、零部件、耗材等；

固定资产采购：如设备、仪器、办公家具等；

服务类采购：如技术服务、咨询服务、维修服务等；

市场推广类采购：如广告投放、活动策划等。

典型应用场景：

新成立企业需搭建采购管理体系；

采购流程混乱、审批效率低的企业；

采购成本高、供应商管理不规范的企业；

需通过标准化流程应对审计合规要求的企业。

二、标准化操作流程详解

企业采购流程分为需求申请与审批、供应商选择与评估、采购执行与合同管理、入库验收与付款、流程优化与监督五个核心阶段，各阶段环环相扣，保证采购活动“有据可依、权责清晰、全程留痕”。

（一）需求申请与审批

目标：保证采购需求真实、合理，符合企业生产经营计划，避免盲目采购。

操作步骤：

需求部门发起申请

需求部门根据生产计划、项目预算或实际需求，填写《采购申请单》（详见模板1），明确以下信息：

物品/服务名称、规格型号、质量标准、数量、预计交付时间；

预算金额（需附成本测算依据）、用途说明；

供应商偏好（若有，需说明理由，如唯一供应商、历史合作记录等）。

需求部门负责人*对需求的必要性、合理性进行初审，签字确认后提交至采购部。

采购部审核需求

采购部核对《采购申请单》与库存台账，确认是否属于重复采购或可替代采购；

审核预算是否符合企业财务制度，超预算需求需需求部门补充说明并报财务部预审；

对需求的技术参数、规格型号提出专业意见，避免需求描述模糊导致采购偏差。

分级审批

根据采购金额、物品重要性设定审批权限（示例）：

金额≤5000元：需求部门负责人、采购部经理审批；

5000元＜金额≤5万元：需求部门负责人、采购部经理、财务部经理*审批；

金额＞5万元：需求部门负责人、采购部经理、财务部经理、总经理审批。

审批通过后，采购部启动供应商选择流程；审批不通过的，退回需求部门并说明原因。

（二）供应商选择与评估

目标：通过公平、公正的供应商筛选机制，选择质优价廉、服务可靠的合作伙伴，建立动态供应商管理体系。

操作步骤：

供应商信息收集

采购部通过以下渠道收集供应商信息：

公开招标、询价平台（如采购网、行业电商平台）；

供应商自荐、行业推荐；

历史合作供应商档案（优先评估过往合作记录良好的供应商）。

收集信息包括：营业执照、相关资质证书（如ISO认证、3C认证）、产品/服务报价、供货周期、质量保证条款、合作案例等。

供应商资格审查与现场考察

资格审查：核查供应商是否具备合法经营资质、生产能力（对生产型企业）、技术实力（对服务型企业），排除失信企业、被列入经营异常名录的企业。

现场考察（对金额较大或关键物料采购）：

考察生产环境、设备状况、质量控制流程；

与供应商负责人沟通，知晓其供货稳定性、售后服务能力；

填写《供应商现场考察记录表》（详见模板2），作为评估依据。

供应商评估与选定

采购部组织需求部门、财务部成立评估小组，从以下维度对供应商进行评分（示例）：

评估维度

权重

评分标准（1-10分）

价格合理性

30%

低于市场均价得8-10分，与均价持平得6-8分，高于均价得0-5分

质量保障能力

25%

资质齐全、检测流程完善得8-10分，基本达标得5-7分

交付及时性

20%

按时交付率100%得8-10分，90%-99%得5-7分，低于90%得0-4分

售后服务响应

15%

24小时内响应得8-10分，48小时响应得5-7分，超时得0-4分

合作稳定性

10%

合作3年以上得8-10分，1-3年得5-7分，1年以下得0-4分

评分汇总后，选择综合得分最高的供应商作为候选对象；若得分相近，可进行小范围询价或谈判后确定。

供应商建档与动态更新

选定供应商后，采购部建立《供应商档案》（详见模板3），记录基本信息、评估结果、合作历史、履约情况等；

每年度对供应商进行复评，根据履约情况调整供应商等级（A/B/C级），C级供应商限期整改，连续两年C级或出现重大违约行为的，终止合作。

（三）采购执行与合同管理

目标：明确采购双方权利义务，保证采购过程合规、交付及时，降低合同纠纷风险。

操作步骤：

编制采购订单/合同

采购部根据审批通过的《采购申请单》和选定供应商信息，编制《采购订单》（小额采购）或《采购合同》（大额采购，金额≥1万元）；

合同内容需明确：

标的物名称、规格型号、数量、单价、总价；

质量