企业行政文书撰写与归档管理规范模板.docVIP

企业行政文书撰写与归档管理规范模板

一、规范制定目的与适用范围

（一）制定目的

为规范企业内部行政文书的撰写流程，统一文书格式标准，保证行政信息的准确性、完整性与安全性，提升跨部门协作效率及档案管理规范性，特制定本管理规范。

（二）适用范围

本规范适用于[企业名称]各部门、各分支机构在日常行政管理活动中形成的各类行政文书，包括但不限于通知、报告、会议纪要、请示函、批复、工作计划与总结、制度文件、合同协议（行政类）、对外函件等。文书形式涵盖纸质载体与电子文档。

二、典型应用场景说明

（一）日常行政通知传达

适用于企业内部重要事项的告知，如放假安排、制度更新、会议通知、办公场所调整等。需保证信息清晰、受众明确、时效性强，避免因表述模糊导致执行偏差。

（二）跨部门协作函件往来

适用于部门间工作协调、资源申请、事项确认等场景，如《关于协助开展活动的函》《部门场地使用申请》。需明确协作内容、责任分工及时间节点，经双方负责人确认后执行，保证协作高效。

（三）重要会议记录与决议归档

适用于企业各类会议（如办公会、专题会、评审会）的记录与决议跟踪。需完整记录会议时间、地点、参会人员、议题讨论内容及决议事项，会后形成正式会议纪要并分发至相关部门，作为后续工作执行的依据。

（四）行政合同与协议管理

适用于企业对外或内部签订的行政类合同，如采购合同、服务协议、场地租赁合同等。需明确合同双方权利义务、履行期限、违约责任等核心条款，履行完毕后纳入档案管理，以备查阅或追溯。

（五）年度工作总结与计划归档

适用于各部门年度工作总结、下一年度工作计划的编制与提交。需系统梳理年度工作成果、存在问题及改进方向，计划部分需包含具体目标、实施步骤及资源需求，为企业整体决策提供支持。

三、文书撰写与归档全流程操作指引

（一）第一步：需求确认与文书类型判断

明确撰写目的：发起人需清晰界定文书用途（如告知、请示、汇报、协作等），确认受众（内部部门、外部单位、高层领导等）及核心诉求。

选择文书类型：根据目的匹配对应文书类型，示例：

告知事项：选用《通知》格式；

请求指示或批准：选用《请示》格式；

汇报工作或情况：选用《报告》格式；

记录会议内容：选用《会议纪要》格式。

收集基础信息：梳理涉及的时间、地点、人物、事件、数据等关键要素，保证内容真实、准确。

（二）第二步：草稿拟制与格式规范

文书简明扼要概括核心内容，格式为“发文单位+事由+文种”，如《行政部关于2024年春节放假安排的通知》；若为跨部门协作，可发文单位，如《关于协助开展年度体检的函》。

主送机关/单位：明确文书接收方，顶格书写，后加冒号。如“各部门：”“科技有限公司：”。

开头：说明发文依据或目的，如“根据公司年度工作安排，现将事项通知”；

主体：分条列项阐述具体内容，逻辑清晰、层次分明，避免冗余表述；

结尾：提出执行要求或联系方式，如“请各部门于月日前反馈落实情况，联系人*某某，电话分机”。

附件说明：如有支撑材料（如名单、表格、方案），在下空一行注明“附件：1.名单；2.方案”，附件名称需准确。

发文机关与日期：

发文机关：填写部门全称或公司公章名称，如“行政部”“[企业名称]有限公司”；

成文日期：用阿拉伯数字书写，格式为“YYYY年MM月DD日”，如“2024年03月15日”。

特殊格式要求：

会议纪要：需标注“会议时间：YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM”“会议地点：会议室”“主持人：某某”“记录人：某某”“参会人员：某某、某某……”；

请示类文书：需一文一事，不得将多个事项合并请示；

合同类文书：需包含双方全称、统一社会信用代码、签约地址、法定代表人等法定要素，条款表述无歧义。

（三）第三步：内容审核与审批流程

初核（拟稿人自审）：拟稿人需检查内容完整性、数据准确性、格式规范性，保证无错别字、标点错误及逻辑漏洞。

部门审核（部门负责人复核）：部门负责人审核文书内容是否符合部门职责及公司制度，涉及跨部门事项需提前沟通确认，避免职责交叉或遗漏。

会签（涉及多部门时）：若文书内容需其他部门配合（如财务预算、法务合规等），应发送相关部门会签，会签人需在《文书审批表》上签署意见并签字确认。

终审（按权限审批）：根据文书重要性及公司授权，提交对应层级领导审批：

一般性通知、函件：部门负责人审批；

重要制度、计划、请示：分管副总经理审批；

涉及公司重大事项的合同、决议：总经理审批。

审批意见处理：审核中发觉问题，审批人需在《文书审批表》中注明修改意见，拟稿人根据意见调整后重新提交审核，直至通过。

（四）第四步：定稿印发与分发管理

定稿确认：审批通过后，拟稿人根据审批意见修改最终版本，确认无误后标注“定稿”字样及审批文号（如“行政部〔2024〕号”）。

纸质文书印发：

打印：使用公司统一公文纸（A4纸