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采购合同审核清单管理风险规避版

一、适用场景与核心价值

本工具适用于企业各类采购合同（如原材料采购、设备采购、服务外包等）签订前的审核环节，尤其适用于以下场景：

新供应商合作：首次合作的供应商需重点审核主体资质与履约能力；

大额/长期采购：金额超过[具体金额阈值，如50万元]或期限超过1年的合同，需强化条款严谨性；

高风险品类采购：涉及特种设备、进口商品、知识产权等特殊领域，需专项合规审核；

争议解决预防：历史合作中曾出现交期、质量问题的品类，需细化违约责任条款。

通过标准化审核流程与清单化管理，可系统识别合同潜在风险（如主体不适格、条款歧义、法律合规漏洞等），降低履约纠纷与经济损失，保障企业采购利益。

二、标准化操作流程

步骤1：审核前准备——明确范围与资料收集

确定审核重点：根据采购品类（如标准品/非标品）、金额大小、供应商类型（新/老供应商）等，标注审核优先级（高/中/低）；

收集完整资料：需同步获取供应商营业执照（加盖公章）、法定代表人身份证明、授权委托书（若签约代表非法人）、过往合作履约评价（如有）、采购需求说明书、技术规格书等附件，保证合同内容与附件一致；

组建审核小组：至少包含采购负责人（商务条款）、法务专员（法律合规）、财务专员（付款条款）、技术专家（标的规格）共同参与，明确各角色职责。

步骤2：合同条款逐项审核——核心维度全覆盖

按“主体-标的-权利义务-价格-交付-违约-其他”逻辑顺序，对照清单逐项审核，重点关注以下内容：

合同主体审核：

供应商是否为合法存续企业，营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖本次采购内容；

签约代表是否为法定代表人或持有有效授权委托书（需明确授权范围、期限），避免“无权代理”风险；

若供应商为分支机构，需确认总公司是否提供履约担保。

标的物条款审核：

名称、型号、规格、数量、质量标准（需明确国家标准/行业标准/企业标准，避免“优质”“合格”等模糊表述）是否与采购需求一致；

特殊标的（如特种设备、进口商品）需提供合规证明（如3C认证、海关报关单、检疫检验证书）；

标的物权属清晰，不存在抵押、质押等权利限制。

权利义务条款审核：

双方责任是否明确：供应商交货期、地点、验收标准；企业付款时间、方式、条件；

验收流程细化：约定“到货验收+最终验收”双重机制，明确验收时限（如到货后3个工作日内）、异议处理方式（如书面通知后7日内响应）。

价格与支付条款审核：

价格构成是否完整（含单价、总价、是否含税、运费、保险费等），避免“一口价”导致后续争议；

支付方式与节点匹配：如“预付款30%（合同签订后5个工作日内）、到货款50%（验收合格后）、质保金20%（质保期满后无质量问题支付）”；

发票要求明确：约定发票类型（如增值税专用发票）、开具时间（如预付款支付后10日内）。

违约责任条款审核：

双方违约责任对等，避免“企业承担违约金，供应商无约束”的不平等条款；

明确违约金计算标准（如逾期交货按日收取合同总额的0.05%，上限不超过10%）、约定损失赔偿范围（如直接损失、合理费用）；

约定“连续违约X次或单次违约导致企业损失超Y元，企业有权单方解除合同”。

法律合规与争议解决审核：

合同内容是否符合《民法典》《产品质量法》《招投标法》等法律法规，避免“霸王条款”；

争议解决方式优先约定“企业所在地法院诉讼”，明确管辖法院；

合同生效条件（如双方签字盖章后生效）、份数（至少一式三份，企业、供应商、财务各执一份）是否明确。

步骤3：风险识别与整改输出——形成闭环管理

标记风险等级：根据风险影响程度，将审核发觉的问题分为“高风险”（如主体不适格、核心条款缺失）、“中风险”（如表述模糊、违约责任不对等）、“低风险”（如格式不规范、附件不全）；

出具审核意见：对高风险问题要求供应商必须修改，中风险问题需双方协商确认，低风险问题可建议优化；

跟踪整改闭环：修改后的合同需重新审核，直至所有高风险问题消除，最终由审核小组全体成员签字确认，形成《采购合同审核报告》存档。

三、采购合同审核清单模板

审核维度

审核项目

审核标准

风险等级

审核结果（√/×）

问题描述

整改建议

合同主体

供应商营业执照

营业执照在有效期内，经营范围涵盖本次采购内容

高

签约代表授权

非法人签约需提供授权委托书，授权范围、期限清晰

高

标的物

标的物信息

名称、型号、规格、数量与采购需求一致，无模糊表述

高

质量标准

明确国家标准/行业标准/具体参数，引用标准需现行有效

中

权利义务

交货条款

交货期、地点、方式明确，与采购计划匹配

中

验收条款

约定验收流程、时限、标准及异议处理方式

高

价格与支付

价格构成

单价、总价、税费、运费等列明清晰，无隐藏费用

中

支付节点

与履约进度（如交货、验收）挂钩，预付款比例合理（一般≤30%）