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办公室文件档案管理规范手册

前言

在现代办公环境中，文件与档案是记录单位历史、承载信息、支撑决策的重要载体。科学、规范地管理办公室文件档案，不仅能确保信息的完整与安全，提高工作效率，更能为单位的持续健康发展提供坚实的信息保障。本手册旨在结合办公室工作实际，明确文件档案管理的基本原则、操作流程与具体要求，为各部门及相关人员提供实用、可操作的指导，以期共同提升我单位文件档案管理的整体水平。

一、基本原则

文件档案管理工作应遵循以下核心原则，这些原则是确保管理工作有效性与规范性的基础：

（一）真实性原则

文件档案的形成与归档必须基于客观事实，内容真实可靠，不得虚构、篡改或隐瞒。这是档案价值的根本所在，也是后续查考利用的前提。

（二）完整性原则

确保文件档案在形成、流转、归档至保管的各个环节保持其内容、形式及相互联系的完整无缺。不仅要收集正文，相关的附件、处理意见、审批手续等也应一并归档。

（三）规范性原则

从文件的格式、编号、拟制、审核、印发，到档案的整理、编目、保管、利用，均需遵循统一的规范和标准，确保管理工作有序进行。

（四）安全性原则

档案是单位的核心信息资源，必须采取严格的安全必威体育官网网址措施，防止失泄密、丢失、损坏或被非法篡改。同时，要做好防火、防潮、防虫、防盗等防护工作。

（五）可利用性原则

文件档案管理的最终目的是为了提供利用。应建立便捷的检索体系，确保在需要时能够迅速、准确地查找到所需档案信息，满足工作需求。

二、文件的形成与办理

文件的规范形成与有序办理是做好档案管理的源头。

（一）文件格式规范

*公文格式：严格按照国家及单位内部关于公文处理的相关规定执行，确保文种、结构、各要素（如标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期、印章等）符合标准。

*非公文类文件：如各类记录、报告、纪要等，也应遵循清晰、规范的格式要求，包含必要的要素，如事由、时间、地点、参与人、主要内容、处理结果等。

*电子文件：除内容符合要求外，还应注意文件名的规范命名，建议包含关键信息如“事由-日期-部门/责任人”，便于识别和查找。存储格式应选择通用、稳定的格式，避免使用易过时或需特定软件才能打开的格式。

（二）文件编号规则

*单位应建立统一的文件编号体系，确保每份正式文件都有唯一的标识。编号通常包含部门代号、年份、顺序号等要素。例如：“综办-23-01”表示综合办公室某年第1号文件。

*文件编号应由指定部门（如办公室）统一管理或按规定规则由各部门自行编制，避免重复或混乱。

（三）文件办理与流转

*文件的拟稿、审核、签发、用印等环节应严格按照审批流程进行，确保责任明确，有据可查。

*文件流转过程中，应做好登记和交接，明确各环节的承办人及处理时限，避免延误或遗失。

*对于重要文件的修改和版本更新，应做好记录，必要时保留修改痕迹或不同版本，确保追溯性。

三、文件的归档

文件办理完毕或达到归档条件后，应及时进行归档，这是文件向档案转化的关键环节。

（一）归档范围

*公文类：包括各类请示、报告、决定、通知、通报、意见、函、会议纪要等具有法定效力和规范体式的文件。

*业务类：反映单位主要职能活动和业务工作的各类文件材料，如工作计划、总结、调研报告、合同协议、项目资料、统计报表等。

*管理类：单位内部管理制度、规章、人事任免、奖惩、财务审计、资产管理等方面的文件材料。

*其他具有保存价值的文件材料：如重要的会议材料、对外交往材料、荣誉证书复印件、声像资料等。

具体归档范围可由单位档案管理部门根据实际情况制定详细清单。

（二）归档时间

*定期归档：对于日常办公中形成的文件，一般应在办理完毕后的一定时期内（如当月、当季或当年年底）进行整理归档。

*即时归档：对于一些重大活动、重要项目或临时性工作中形成的文件，应在工作结束后及时整理归档。

*电子文件：应与纸质文件同步形成、同步归档，确保二者的一致性和完整性。

（三）归档要求

*整理：归档文件应按照“件”为单位进行整理。一般以每份文件为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文可根据情况确定是否为一件。

*分类：按照单位档案分类方案进行分类。分类方案应科学合理，具有逻辑性和可操作性，便于管理和检索。常见的分类方法有年度-机构（部门）-问题分类法等。

*排列：同一类别的文件，可按照形成时间顺序或重要程度进行排列。

*编号（档号编制）：为每件归档文件编制唯一的档号，档号应体现分类信息和排列顺序。

*编目：填写卷内文件目录或归档文件目录，包含档号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等信息。目录应清晰、准确。

*装盒：将整理好的归档文件按照顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊和备考