合同管理基础执行办法.docxVIP

合同管理基础执行办法

合同管理基础执行办法

（一）合同管理基础执行办法的总体框架与基本原则

合同管理作为组织运营的核心环节，其基础执行办法的构建需首先明确总体框架与指导原则。一个健全的合同管理体系应覆盖合同生命周期的全过程，从准备、订立到履行、监督，直至归档与后评估。该体系的建立并非孤立存在，而是需要嵌入组织的整体治理结构之中，与内控、风控、法务、业务等模块紧密衔接，形成协同效应。在基本原则方面，首要的是合法性原则，即所有合同活动必须严格遵守国家法律法规及监管规定，确保合同主体合格、内容合法、程序合规。其次是风险导向原则，合同管理应以识别、评估、控制和化解风险为核心目标，针对不同类型的合同（如采购、销售、、合作等）设定差异化的风险管控重点。再者是全过程管理原则，这意味着管理活动不能仅局限于合同审批盖章环节，而应向前延伸至意向接触与背景调查，向后延伸至履行跟踪与争议解决，实现端到端的闭环管理。此外，效率与效益原则也至关重要，管理办法需在控制风险与提升效率之间取得平衡，避免因过度管控而影响正常的商业活动。最后是权责对等原则，应清晰界定业务部门、法务部门、财务部门、管理层等在合同管理各环节的职责与权限，确保事事有人负责，决策有据可循。这些原则共同构成了合同管理基础执行办法的基石，为后续具体条款的制定提供了方向性指引。

（二）合同管理的关键环节与核心控制措施

合同管理的有效性体现在对关键环节的精细把控上。具体而言，可分为合同准备阶段、合同订立阶段、合同履行阶段及合同履行后阶段。在合同准备阶段，核心控制措施包括相对方资信调查与合同文本的标准化管理。资信调查应成为合同启动的必经程序，通过查询工商信息、涉诉记录、征信报告等方式，评估相对方的履约能力和信用状况，特别是对于重大合同，必要时应委托第三方专业机构进行尽职调查。合同文本的标准化是提升效率、降低风险的重要手段，组织应建立并不断完善标准合同文本库，针对高频、通用的业务场景，优先使用经过法务审核的标准文本。对于非标合同，则需启动严格的起草与审核流程。合同订立阶段的核心在于审批与签署管理。应建立分级授权审批制度，根据合同金额、风险等级、业务类型等维度，明确不同层级管理人员的审批权限，避免越权审批。审批流程应实现电子化，确保过程留痕、责任清晰。合同签署环节必须规范，明确约定合同生效条件，严格管理合同专用章，防止空白合同用印，确保签署的严肃性与法律效力。合同履行阶段是风险高发区，需建立动态监控机制。这包括合同交底制度，即合同签订后，由业务负责人向执行团队明确合同关键条款、履约节点、风险点及注意事项。同时，应建立合同履行台账，定期核对收款、付款、交货、验收等关键义务的完成情况，对可能出现的违约风险进行早期预警。对于合同变更，必须遵循与原合同类似的审批程序，签订书面补充协议。在合同履行后阶段，重点在于归档与评估。所有合同原件及相关履行凭证（如订单、发票、验收单、往来函件）应及时、完整地归档，建立电子与纸质双重备份体系。定期对已履行完毕的合同进行后评估，分析履约过程中的得失，总结经验教训，为未来合同管理工作的改进和标准文本的优化提供依据。

（三）合同管理的支持体系与持续改进机制

为确保基础执行办法的落地，需要构建坚实的支持体系并建立持续改进的循环机制。支持体系首先依赖于清晰的组织职责划分。应明确业务部门作为合同需求提出和履约执行的第一责任部门，负责合同的初步起草、事实审核和具体履行。法务部门或合规部门则承担法律风险审查职责，对合同条款的合法性、严谨性、完整性提供专业意见。财务部门需关注合同中的价格、付款条件、税务条款等财务相关内容的合规性与合理性。管理层则负责在授权范围内进行决策审批。其次，信息化支持是提升管理效能的关键。建设集成的合同管理系统，将合同准备、审批、签署、履行、归档等全流程线上化，能够实现数据共享、流程固化、节点控制与风险自动提示，极大减少人为差错，提高透明度与管理效率。该系统应与OA、ERP、CRM等业务系统实现数据互通。第三，人员能力建设是根本。定期组织针对业务人员、合同管理专员的培训，内容应涵盖合同法基础知识、风险识别、谈判技巧、系统操作等，提升全员的合同风险意识和实操能力。可建立内部合同管理专家库，为复杂合同提供咨询支持。在持续改进机制方面，应建立常态化的监督审查制度。内部审计部门应定期或不定期对合同管理活动的合规性、有效性进行专项审计，检查管理办法是否得到严格执行，是否存在控制盲点或失效环节。审计结果应直接向最高管理层报告。同时，鼓励建立反馈渠道，允许各部门和员工就合同管理流程中遇到的不便或问题提出改进建议。管理办法本身不应是一成不变的，应建立定期评审修订机制，通常每一年或两年，由主责部门牵头，结合法律法规变化、审计发现、业务发展需求以及最佳实践，对管理办法及其配套细则进行全