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工程资料归档管理标准流程

工程资料是工程项目建设全过程的真实记录，是工程质量评定、竣工验收、后期维护以及工程结算的重要依据，其归档管理的规范化、标准化直接关系到工程建设的质量与后续管理的效率。一个严谨、高效的工程资料归档管理流程，能够确保工程信息的完整性、准确性和可追溯性，为项目的全生命周期管理提供坚实支撑。本文将系统阐述工程资料归档管理的标准流程，以期为相关从业人员提供具有实操价值的参考。

一、归档准备与策划阶段

归档工作的基础在于周密的准备与策划，此阶段应于工程项目立项初期启动，并贯穿于项目实施的全过程。

1.明确归档责任主体与组织架构：

工程项目应明确由建设单位牵头，监理单位监督，施工单位（包括各分包单位）具体执行的资料管理责任体系。成立专门的资料管理小组或指定专职资料管理人员，明确各参与方及相关人员在资料形成、收集、整理、审核、移交等环节的职责与权限。

2.制定归档管理制度与细则：

根据国家、行业及地方相关档案管理法规、标准（如《建设工程文件归档规范》等），结合工程项目的具体特点，制定详细的工程资料归档管理办法或实施细则。该细则应明确归档范围、归档时限、资料质量要求、组卷原则、编号规则、验收标准等核心内容。

3.确定归档范围与深度：

依据项目类型、规模及合同约定，参照相关规范标准，具体界定归档资料的范围。通常应包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件及其他应归档的文件材料。需特别注意对隐蔽工程记录、试验检测报告、质量评定资料、变更洽商等关键资料的界定。

4.统一资料标准与格式：

对工程建设过程中形成的各类文件、记录、表格等，应统一其格式、填写要求、签署规范、用纸规格及载体形式（如纸质、电子）。提倡使用标准化的表格模板，并确保其符合归档要求。

5.配备必要的资源：

为资料管理工作提供必要的办公场所、存储设施（如档案柜、防磁柜）、办公设备（如计算机、打印机、扫描仪）及软件系统（如项目管理软件、档案管理软件），并保障档案存储环境的温湿度、防火、防潮、防虫、防盗等条件符合要求。

二、资料形成与收集阶段

资料的形成与收集是归档工作的源头，其质量直接决定了归档资料的可用性。此阶段的核心在于确保资料的真实性、及时性、完整性和规范性。

1.资料形成的规范性：

工程资料应随工程进度同步形成，由各责任单位及相关人员在各自职责范围内，按照规定的程序和要求填写、编制、签署。所有资料必须真实反映工程实际情况，数据准确，结论明确，不得伪造、涂改、抽换。

2.资料收集的及时性与完整性：

*日常收集：资料管理人员应根据工程进度计划，主动跟踪，及时收集各分部分项工程、各工序形成的技术文件、质量记录、验收记录、试验报告、测量记录、隐蔽工程验收记录等。

*分类收集：按照资料的性质（如施工管理、技术、测量、试验、检验批、分部子分部、单位工程验收等）或形成阶段进行分类收集，避免遗漏。

*过程积累：对于会议纪要、洽商记录、设计变更、监理通知及回复等动态性文件，应建立收发登记制度，确保往来文件不丢失、可追溯。

*原件优先：收集的资料应以原件为主，复印件应注明原件存放处，并加盖复制单位公章及相关人员签字。

3.资料的初步审核：

在收集过程中，资料管理人员应对资料的完整性、规范性、签署手续的完备性进行初步检查。发现问题及时向相关人员反馈，督促其整改完善，避免不合格资料进入后续环节。

三、资料整理与编目阶段

资料整理与编目是将零散的、分散的资料系统化、条理化，使其符合归档要求的关键环节。

1.资料的分类与组卷：

根据工程项目的专业特点和资料性质，按照《建设工程文件归档规范》或项目归档细则规定的分类体系进行分类。通常按单位工程、分部工程、分项工程或专业进行划分。组卷应遵循“遵循文件材料的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系”的原则，将具有内在联系的文件材料组合在一起形成案卷。

2.卷内文件排列与编号：

卷内文件应按照其形成的时间顺序或逻辑关系（如批复在前、请示在后；主件在前、附件在后；图纸按图号顺序等）进行系统排列。排列完毕后，对卷内文件逐页编写页号。若为复印件或印刷成册的规范标准，其页码清晰可辨者可不再重新编页号，但需在卷内目录中注明。

3.填写卷内目录与备考表：

卷内目录应逐项填写卷内文件的序号、文件编号、文件名称、编制单位、编制日期、页次及备注等信息，力求准确、规范。案卷备考表应填写卷内文件的总页数、各类文件页数，以及对卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况的说明，并由立卷人、审核人签字。

4.拟写案卷标题与案卷封面编制：

案卷标题应简明扼要地揭示卷内文件的内容，一般由工程项目名称、专业名称、文件内容特征或阶段、文种等要素构成。案卷封面应按照规定格式填写，包