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企业会议管理规范及操作流程

一、适用范围与典型应用场景

本规范适用于各类企业（含中小企业、集团公司）内部会议的全流程管理，覆盖例会、专题研讨会、项目推进会、决策评审会、跨部门协调会等会议类型。适用于企业各层级（部门级、公司级、集团级）会议的组织与执行，尤其适用于需要规范流程、提升效率、保证决议落地的会议场景。例如：

部门周例会：同步工作进展、协调资源、部署任务；

年度战略研讨会：讨论企业战略方向、目标拆解；

新项目评审会：评估项目可行性、审批资源投入；

跨部门协作会：解决跨部门流程衔接、职责划分问题。

二、会议全流程操作指南

（一）会前筹备阶段

明确会议核心目的与类型

操作说明：

（1）会议发起人*需提前明确会议要解决的核心问题（如“确定Q3营销方案”“解决供应链断供风险”），避免“为开会而开会”；

（2）根据目的确定会议类型：决策类（需明确最终输出，如审批方案）、研讨类（需充分讨论，形成初步结论）、通报类（需信息传递清晰，如月度业绩复盘）；

（3）预估会议时长：例会建议控制在60-90分钟，专题会不超过120分钟，避免超时低效。

确定参会人员与分工

操作说明：

（1）列出“必要参会人”（与会议议题直接相关、需参与决策或执行的人员）和“列席参会人”（需知晓信息但不参与决策的人员），避免无关人员参会；

（2）明确会议角色：主持人（负责把控议程、引导讨论）、记录人（负责记录要点、决议）、计时员*（大型会议需控制各议题时长）；

（3）提前3个工作日向参会人发送会议通知，明确“是否需提前准备材料”（如项目报告、数据报表）。

制定详细会议议程

操作说明：

（1）议程需包含：会议主题、时间、地点、参会人、各议题名称、讨论内容、负责人、预计时长；

（2）议题排序：优先级高的议题安排在会议前半段，精力充沛时讨论；同类议题合并，避免频繁切换主题；

（3）示例：

时间

议题

负责人

预计时长

14:00-14:10

开场重申会议目的

主持人*

10分钟

14:10-14:40

Q3营销方案讨论

市场部*

30分钟

14:40-15:10

供应链断供风险应对措施

运营部*

30分钟

15:10-15:20

总结决议与下一步行动

主持人*

10分钟

准备会议材料与设备

操作说明：

（1）材料准备：提前1天将会议议程、背景资料、待讨论方案等整理成电子文档（PPT/Word），通过企业内部系统（如钉钉、企业）发送给参会人；纸质材料按参会人数打印，标注页码；

（2）设备检查：提前30分钟检查会议室投影仪、麦克风、视频会议软件（如腾讯会议）、网络、电源等设备，保证正常运行；

（3）环境布置：根据会议类型调整座位（研讨类建议围坐，决策类建议长桌排列），准备白板、马克笔、便签纸、饮用水等。

提交会议申请与审批

操作说明：

（1）通过企业OA系统或会议管理平台提交《会议申请审批表》（详见“三、配套工具模板”），注明会议基本信息、议程、预算（如需外部场地、餐饮）；

（2）按审批权限逐级审批：部门级会议由部门负责人审批，公司级会议由分管副总审批，集团级会议由总经理*审批；

（3）审批通过后，系统自动发送会议提醒至参会人，发起人需在会议前1天再次确认参会人员availability（可用性）。

（二）会中执行阶段

会议签到与开场确认

操作说明：

（1）会议开始前10分钟，记录人负责组织签到（可通过线上工具或纸质签到表，详见“三、配套工具模板”），统计迟到、请假人员；

（2）主持人准时开场，确认会议法定人数（决策类会议需超过2/3必要参会人到会方可生效），重申会议目的、议程及时间规则（如“每个发言不超过3分钟”“超时将提醒”）；

（3）简要介绍列席人员，明确“本次会议决议范围”（如“仅讨论方案A，不涉及方案B”），避免议题发散。

按议程推进会议进程

操作说明：

（1）主持人严格按照议程时间控制节奏，每个议题开始前明确讨论目标（如“本议题需确定3个核心策略”），引导参会人聚焦问题；

（2）鼓励发言：主持人需主动邀请沉默人员发表意见，避免少数人垄断讨论；对分歧较大的议题，采用“轮流发言+举手表决”方式，保证多方观点被听到；

（3）控制跑题：若讨论偏离议题，主持人需及时干预（如“这个话题很重要，但建议放在下次会议讨论，我们先回到当前议题”）。

规范记录讨论内容

操作说明：

（1）记录人需实时记录“讨论要点”（关键观点、数据、案例）、“分歧点”（未达成一致的意见）、“决议事项”（最终结论、明确的责任人、完成时限）；

（2）记录需客观准确，避免主观臆断，重要决议需当场宣读确认（如“关于Q3营销预算，决议为‘增加50万元用于线上推广’，由市场部*负责执行，9月30日前完成，是否确认？”）；

（3）使用“便签法”：复杂议题可让参会人将意见写在便签上，分类整理后展示，提高记录效率。

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