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会议议程制定及执行标准化模板

一、适用会议类型与场景

战略规划类会议：如年度目标研讨会、中长期发展规划讨论会；

项目推进类会议：如项目启动会、周/月度进度复盘会、关键节点评审会；

部门协作类会议：如跨部门需求对接会、资源协调会；

工作汇报类会议：如部门月度/季度工作总结会、专项任务进展汇报会；

决策审批类会议：如预算评审会、方案立项会、人事任免讨论会。

二、会议议程制定与执行全流程步骤

（一）会前筹备：明确核心要素

定位会议目标

召会人需明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3营销方案”“解决项目A技术瓶颈”），避免目标模糊（如“讨论一下工作”）。

示例：“本次会议目标为评审3个候选营销方案，确定最终执行方案及责任人”。

确定会议基本信息

时间：优先选择参会人员均空闲的工作时段（如上午9:30-11:00），避开周一/周五或临近下班时间；单次会议时长建议控制在60-90分钟，避免疲劳。

地点：优先选用会议室（需提前预订设备：投影仪、麦克风、白板等）；异地会议可使用视频会议工具（如腾讯会议、Zoom），提前测试设备稳定性。

参会人员：邀请与会议目标直接相关的决策者（如总监）、执行者（如主管）、信息提供者（如*专员），避免无关人员参会；若关键人员无法出席，需提前指定授权代表。

梳理议题与优先级

根据会议目标，拆解需讨论的具体议题（如“方案A优劣势分析”“预算分配”“执行时间节点”），按“紧急重要”程度排序，将核心议题前置。

议题数量建议控制在3-5个，避免过多导致讨论不深入。

分配汇报人与时间

每个议题明确1名汇报人（如“方案A由*市场部李经理汇报”），提前沟通汇报内容重点（数据、结论、需讨论点）。

为每个议题分配合理时间（如“方案A汇报15分钟，讨论20分钟”），总时长预留10分钟缓冲时间。

准备会议材料

汇报人需提前准备材料（PPT、数据报表、方案文档等），保证内容简洁（每页PPT核心观点不超过3个）、数据准确；材料需提前1天发送给参会人员，预留阅读时间。

发送会议通知

通知内容需包含：会议主题、时间、地点/、参会人员、会议目标、议程概览、需提前阅读的材料；通过企业邮件或协作工具（如钉钉、企业）发送，并要求参会人员“收到请回复”。

（二）议程制定与确认

填写议程模板

根据会前筹备信息，使用“标准化会议议程模板表格”（详见第三部分）填写完整议程，保证每个议题的“汇报人”“时间分配”“内容要点”明确。

与关键人员确认

提前1天将议程发给主持人（如*总监）、主要汇报人，确认议题顺序、时间分配是否合理，避免临时调整影响会议节奏。

发布最终议程

确认无异议后，将最终议程作为会议通知附件再次发送，并在会议开始前10分钟通过会议群提醒参会人员。

（三）会中执行：聚焦目标与效率

开场（5分钟内）

主持人开场，重申会议目标、议程及时长要求（如“今天我们重点评审3个营销方案，总时长80分钟，每个方案讨论30分钟，请大家聚焦方案可行性”）。

简要介绍参会人员（如有新加入者），明确记录人（如“本次会议由*行政部王助理记录”）。

按序推进议题

严格按照议程顺序进行，主持人需控制每个环节的时间：

汇报环节：提醒汇报人“重点讲结论和数据，背景简要说明”；

讨论环节：鼓励参会人员围绕议题发言（如“关于预算分配，*财务部张经理有什么建议？”），避免偏离主题；若讨论发散，及时拉回（如“这个话题很有价值，但可能超出本次会议目标，我们可会后单独讨论”）。

对每个议题，讨论结束时需明确结论（如“方案A通过，由*市场部李经理负责细化执行计划”）和待办事项（如“3日内提交预算明细表”）。

记录关键信息

记录人需实时记录：每个议题的讨论要点、决议、待办事项（含负责人、完成时限），避免遗漏；对争议点可标注“需进一步调研”。

处理临时议题

若会议中新增临时议题，主持人需评估其紧急性与重要性：

紧急且重要：可调整后续议题时间（如“压缩方案C讨论5分钟，先处理这个临时议题”）；

不紧急或次要：明确“本次会议暂不讨论，纳入下次议程”。

（四）会后跟进：保证成果落地

整理会议纪要

会议结束后24小时内，记录人整理会议纪要，内容包括：会议基本信息（时间、地点、参会人）、议程回顾、各议题讨论要点、决议、待办事项（含负责人、完成时限）。

纪要需简洁明了（决议用加粗标注，待办事项列表化），通过邮件或协作工具发送给参会人员，并抄送相关领导。

跟踪待办事项

召会人/负责人需在待办事项截止日前2天提醒负责人（如“*市场部李经理，关于预算明细表，请保证周五前提交”）；

若逾期未完成，需知晓原因并协调解决，避免不了了之。

归档会议资料

将议程、会议纪要、汇报材料等文件统一归档至企业共享文件夹（如“会议资料-2023年-Q3”），方便后续查阅。

复盘会议效果

每季度或每类会议结束后，召集人可组织简短复盘