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项目档案管理制度

第一章总则

第一条为规范项目档案管理工作，确保项目档案的真实、完整、安全与有效利用，为项目决策、运营、审计及后续项目提供可靠依据，依据国家相关法律法规及公司管理要求，结合项目实际情况，特制定本制度。

第二条本制度所称项目档案，是指在项目策划、立项、实施、验收、后评价等全过程中直接形成的，具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，包括文字、图表、声像、电子文件等。

第三条本制度适用于公司所有立项实施的项目档案管理活动。各项目组及相关部门在项目档案管理工作中，均须遵守本制度规定。

第四条项目档案管理遵循以下原则：

（一）统一领导、分级管理：公司档案管理部门对全公司项目档案工作进行统一指导和监督，各项目组负责本项目档案的具体收集、整理、保管和移交工作。

（二）全过程管理：项目档案管理应贯穿于项目的整个生命周期，从项目启动即开始进行文件材料的积累、整理和归档工作。

（三）真实性与完整性：确保项目档案的内容真实反映项目实际情况，各项文件材料齐全完整，手续完备。

（四）安全性与可利用性：采取有效措施保障项目档案的实体安全和信息安全，同时便于查阅和利用。

第二章管理机构与职责

第五条公司档案管理部门是项目档案工作的归口管理部门，其主要职责包括：

（一）贯彻执行国家及上级有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司项目档案管理制度及相关细则。

（二）对公司各项目的档案管理工作进行业务指导、监督和检查。

（三）组织项目档案管理人员的业务培训。

（四）接收、保管和提供利用已归档的项目档案。

（五）参与重要项目的竣工验收及档案专项验收工作。

第六条各项目组应明确项目档案管理负责人，并指定专人（可兼职）担任项目档案员，负责本项目档案的日常管理工作。项目负责人对本项目档案的真实性、完整性负总责。

第七条项目档案员的主要职责包括：

（一）负责项目文件材料的日常收集、积累、整理和预归档。

（二）按照档案管理规范要求，对项目文件材料进行分类、组卷、编目、装订。

（三）协助项目负责人组织项目竣工档案的编制、审核工作。

（四）负责将经过验收合格的项目档案向公司档案管理部门移交。

（五）参与项目档案的利用工作，严格执行借阅制度。

第三章档案的形成与收集

第八条项目文件材料的形成应符合国家及行业相关标准规范，确保文件材料的规范性、有效性和可追溯性。项目组成员在项目实施过程中，应及时形成和积累与项目相关的各类文件材料。

第九条项目档案收集范围主要包括但不限于：

（一）项目前期文件：包括项目建议书、可行性研究报告、立项批复、初步设计、概算批复、项目招投标文件及中标通知书等。

（二）项目实施过程文件：包括施工组织设计、开工报告、工程洽商记录、施工日志、监理报告、质量检验评定材料、设备材料采购及验收记录、会议纪要、进度报告、费用支付凭证等。

（三）项目验收文件：包括项目竣工图、竣工结算报告、验收申请、验收报告、审计报告、专项验收文件（如环保、消防等）、项目总结等。

（四）项目后评价文件：包括项目后评价报告、相关数据分析材料等。

（五）其他有保存价值的文件材料。

第十条文件材料的收集应及时、准确、完整。项目档案员应定期检查项目文件材料的形成和积累情况，督促项目组成员按时提交相关材料。对于重要会议、关键节点形成的文件材料，应做到“一事一档”，及时收集。

第四章档案的整理与编目

第十一条项目档案的整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。整理工作应在项目进行过程中同步进行，避免项目结束后集中突击整理。

第十二条档案分类应按照项目的专业特点和管理需要，采用适当的分类方法。一般可按项目阶段、专业或文件性质进行分类。分类体系应前后一致，保持稳定。

第十三条文件材料的排列应遵循重要程度和时间顺序相结合的原则。同一事项的文件材料，应按照批复在前、请示在后，正文在前、附件在后，印件在前、定稿在后的顺序排列。

第十四条案卷的编目应符合以下要求：

（一）每个案卷应有规范的案卷题名，能准确反映卷内文件材料的内容。

（二）卷内文件应编写页号或件号。

（三）填写卷内目录和备考表。卷内目录应包括序号、文号、责任者、文件题名、日期、页号等要素；备考表应注明卷内文件的总件数、总页数，以及在整理、保管过程中需要说明的问题。

（四）案卷封面应填写清楚项目名称、案卷题名、编制单位、起止日期、保管期限、密级等信息。

第十五条案卷装订应牢固、整齐、美观，便于翻阅。装订前应去除文件上的金属物，对破损文件应进行修补。

第五章档案的保管与利用

第十六条项目档案应存放在专用的档案库房或档案柜中，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储介质中，并进行定期备份。

第十七条严格执