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公司行政工作流程标准参考手册
前言
本手册旨在规范公司行政工作各环节操作流程,明确职责分工,提升行政工作效率与服务质量,保证行政工作标准化、规范化运行。手册适用于公司全体行政人员及相关业务部门,涵盖办公用品管理、会议组织、固定资产管理、差旅管理、印章使用等核心行政工作场景,各流程可根据实际业务需求灵活调整。
一、办公用品管理流程
(一)适用范围
本流程适用于公司各部门日常办公物资(如文具、耗材、设备配件等)的申领、采购、发放、盘点及库存管理全流程。
(二)操作步骤
1.需求提报
操作主体:各部门员工/部门行政对接人*
操作内容:
(1)每月25日前,各部门根据实际需求填写《月度办公用品需求计划表》(见模板1.1),经部门负责人*审核后提交至行政部;
(2)临时紧急需求(如突发办公物资短缺),可通过OA系统提交《办公用品紧急申领单》,注明紧急原因及需求时间。
2.需求汇总与审批
操作主体:行政专员、行政部负责人
操作内容:
(1)行政专员*汇总各部门月度需求计划,结合库存情况编制《月度办公用品采购计划表》;
(2)行政部负责人审核采购计划的合理性与预算合规性,提交至财务部复核,最终由总经理*审批(单次采购金额超5000元需总经理审批,5000元以下由行政部负责人审批)。
3.采购执行
操作主体:行政专员、采购专员
操作内容:
(1)审批通过后,采购专员*根据采购计划对接合格供应商(优先选择框架协议供应商),明确物资规格、数量、交付时间及价格;
(2)采购金额超3000元的需签订采购合同,小额采购可通过比价后直接下单;
(3)物资送达后,行政专员与采购专员共同核对物资数量、质量及合格证,确认无误后签收。
4.入库登记
操作主体:行政专员*
操作内容:
(1)对验收合格的物资进行分类、贴标(标注物资名称、规格、入库日期),录入《办公用品库存台账》(见模板1.2),更新库存数量;
(2)库存台账需实时更新,保证账实相符,每月末与财务部*进行库存核对。
5.发放领用
操作主体:各部门员工/部门行政对接人、行政专员
操作内容:
(1)员工凭部门负责人*签字的《办公用品申领表》(见模板1.3)到行政部领用,紧急需求可凭OA审批记录领用,后补纸质手续;
(2)行政专员*发放时需核对申领物品与库存是否匹配,领用人签字确认,发放后及时更新库存台账;
(3)贵重物品(如打印机、扫描仪等)领用时需填写《固定资产领用单》,额外登记《贵重物品领用台账》。
6.定期盘点
操作主体:行政专员、财务部、行政部负责人*
操作内容:
(1)每月最后一个工作日,行政专员*组织对办公用品进行全面盘点,编制《月度办公用品盘点表》(见模板1.4);
(2)对盘盈、盘亏情况分析原因,形成《盘点差异说明》,报行政部负责人及财务部审核,根据审批结果进行账务处理;
(3)季度末对低值易耗品进行库存预警,对近效期或积压物资提出处理建议(如折价促销、内部调剂等)。
(三)模板表格
模板1.1:月度办公用品需求计划表
部门
申领人*
物资名称
规格型号
单位
需求数量
用途说明
申领日期
部门负责人*签字
行政部
张*
A4打印纸
80g
箱
5
日常办公
2023-10-25
李*
市场部
王*
签字笔
0.5mm
支
20
客户拜访
2023-10-25
赵*
模板1.2:办公用品库存台账
物资名称
规格型号
单位
期初库存
本期入库
本期出库
期末库存
存放位置
管理人*
更新日期
A4打印纸
80g
箱
10
5
3
12
1号仓库
张*
2023-10-26
签字笔
0.5mm
支
50
0
20
30
办公室
张*
2023-10-26
模板1.3:办公用品申领表
部门
申领人*
物资名称
规格型号
单位
申领数量
实发数量
领用日期
领用人签字
发放人*签字
研发部
刘*
U盘
32GB
个
2
2
2023-10-26
刘*
张*
模板1.4:月度办公用品盘点表
物资名称
账面数量
实盘数量
盘盈(+)盘亏(-
差异原因
处理意见
盘点人*
复核人*
盘点日期
订书机
5
4
-1
领用未登记
补登记台账
张*
李*
2023-10-31
(四)注意事项
库存管理:设置安全库存量(如A4纸不低于3箱,签字笔不低于10支),低于安全库存时及时启动采购流程;
审批合规:严禁超计划或违规申领非工作必需品,严禁个人私自外借或挪用办公用品;
发放规范:发放时需核对物品完好性,对损坏或过期物资不得发放,并单独登记处理;
成本控制:优先选择性价比高的供应商,鼓励使用环保再生办公用品,减少浪费。
二、会议组织与管理流程
(一)适用范围
本流程适用于公司各类会议(包括但不限于例会、专题会、项目推进会、外部会议等)的筹备、召开、记录及会后跟进全流程。
(二)操作步骤
1.会议
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