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公司行政工作流程标准参考手册

前言

本手册旨在规范公司行政工作各环节操作流程,明确职责分工,提升行政工作效率与服务质量,保证行政工作标准化、规范化运行。手册适用于公司全体行政人员及相关业务部门,涵盖办公用品管理、会议组织、固定资产管理、差旅管理、印章使用等核心行政工作场景,各流程可根据实际业务需求灵活调整。

一、办公用品管理流程

(一)适用范围

本流程适用于公司各部门日常办公物资(如文具、耗材、设备配件等)的申领、采购、发放、盘点及库存管理全流程。

(二)操作步骤

1.需求提报

操作主体:各部门员工/部门行政对接人*

操作内容:

(1)每月25日前,各部门根据实际需求填写《月度办公用品需求计划表》(见模板1.1),经部门负责人*审核后提交至行政部;

(2)临时紧急需求(如突发办公物资短缺),可通过OA系统提交《办公用品紧急申领单》,注明紧急原因及需求时间。

2.需求汇总与审批

操作主体:行政专员、行政部负责人

操作内容:

(1)行政专员*汇总各部门月度需求计划,结合库存情况编制《月度办公用品采购计划表》;

(2)行政部负责人审核采购计划的合理性与预算合规性,提交至财务部复核,最终由总经理*审批(单次采购金额超5000元需总经理审批,5000元以下由行政部负责人审批)。

3.采购执行

操作主体:行政专员、采购专员

操作内容:

(1)审批通过后,采购专员*根据采购计划对接合格供应商(优先选择框架协议供应商),明确物资规格、数量、交付时间及价格;

(2)采购金额超3000元的需签订采购合同,小额采购可通过比价后直接下单;

(3)物资送达后,行政专员与采购专员共同核对物资数量、质量及合格证,确认无误后签收。

4.入库登记

操作主体:行政专员*

操作内容:

(1)对验收合格的物资进行分类、贴标(标注物资名称、规格、入库日期),录入《办公用品库存台账》(见模板1.2),更新库存数量;

(2)库存台账需实时更新,保证账实相符,每月末与财务部*进行库存核对。

5.发放领用

操作主体:各部门员工/部门行政对接人、行政专员

操作内容:

(1)员工凭部门负责人*签字的《办公用品申领表》(见模板1.3)到行政部领用,紧急需求可凭OA审批记录领用,后补纸质手续;

(2)行政专员*发放时需核对申领物品与库存是否匹配,领用人签字确认,发放后及时更新库存台账;

(3)贵重物品(如打印机、扫描仪等)领用时需填写《固定资产领用单》,额外登记《贵重物品领用台账》。

6.定期盘点

操作主体:行政专员、财务部、行政部负责人*

操作内容:

(1)每月最后一个工作日,行政专员*组织对办公用品进行全面盘点,编制《月度办公用品盘点表》(见模板1.4);

(2)对盘盈、盘亏情况分析原因,形成《盘点差异说明》,报行政部负责人及财务部审核,根据审批结果进行账务处理;

(3)季度末对低值易耗品进行库存预警,对近效期或积压物资提出处理建议(如折价促销、内部调剂等)。

(三)模板表格

模板1.1:月度办公用品需求计划表

部门

申领人*

物资名称

规格型号

单位

需求数量

用途说明

申领日期

部门负责人*签字

行政部

张*

A4打印纸

80g

5

日常办公

2023-10-25

李*

市场部

王*

签字笔

0.5mm

20

客户拜访

2023-10-25

赵*

模板1.2:办公用品库存台账

物资名称

规格型号

单位

期初库存

本期入库

本期出库

期末库存

存放位置

管理人*

更新日期

A4打印纸

80g

10

5

3

12

1号仓库

张*

2023-10-26

签字笔

0.5mm

50

0

20

30

办公室

张*

2023-10-26

模板1.3:办公用品申领表

部门

申领人*

物资名称

规格型号

单位

申领数量

实发数量

领用日期

领用人签字

发放人*签字

研发部

刘*

U盘

32GB

2

2

2023-10-26

刘*

张*

模板1.4:月度办公用品盘点表

物资名称

账面数量

实盘数量

盘盈(+)盘亏(-

差异原因

处理意见

盘点人*

复核人*

盘点日期

订书机

5

4

-1

领用未登记

补登记台账

张*

李*

2023-10-31

(四)注意事项

库存管理:设置安全库存量(如A4纸不低于3箱,签字笔不低于10支),低于安全库存时及时启动采购流程;

审批合规:严禁超计划或违规申领非工作必需品,严禁个人私自外借或挪用办公用品;

发放规范:发放时需核对物品完好性,对损坏或过期物资不得发放,并单独登记处理;

成本控制:优先选择性价比高的供应商,鼓励使用环保再生办公用品,减少浪费。

二、会议组织与管理流程

(一)适用范围

本流程适用于公司各类会议(包括但不限于例会、专题会、项目推进会、外部会议等)的筹备、召开、记录及会后跟进全流程。

(二)操作步骤

1.会议

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