办公文档归档与管理制度模板.docVIP

办公文档归档与管理制度模板

一、总则

（一）目的与依据

为规范公司办公文档的归档、保管与利用工作，保证文档的完整性、安全性及可追溯性，提高办公效率，依据《中华人民共和国档案法》及公司内部管理要求，制定本制度。

（二）适用范围与目标

本制度适用于公司各部门（含子公司、分支机构）在经营管理活动中形成的有保存价值的纸质文档、电子文档及声像资料等。目标是实现文档“集中管理、规范分类、便捷利用、安全必威体育官网网址”，为公司运营决策、审计检查、历史追溯提供可靠依据。

二、文档归档范围与分类标准

（一）归档范围

行政类文档：包括公司章程、规章制度、会议纪要、工作计划、请示报告、通知函件、行政人事文件（劳动合同、任免通知、考勤记录）等；

业务类文档：包括合同协议、招投标文件、项目方案、客户资料、销售报表、财务凭证（发票、报销单、审计报告）等；

技术类文档：包括研发报告、技术图纸、专利文件、软件文档、设备说明书、测试数据等；

声像类文档：包括公司活动照片、录音录像、媒体宣传资料等；

其他具有保存价值的文档：如外部单位往来函件、行业调研报告、获奖证书等。

（二）分类标准

一级分类：按部门职能划分，如“行政部”“财务部”“市场部”“研发部”等；

二级分类：按文档类型划分，如“行政类”下设“制度文件”“会议文件”“人事文件”；“业务类”下设“合同管理”“项目文件”“客户资料”；

三级分类：按时间或业务子项划分，如“2024年度”“项目一期”“客户合同”；

密级划分：分为“公开内部资料”“秘密”“机密”三级，标注于文档封面及首页右上角。

三、文档归档操作流程

（一）文档收集

责任主体：各部门文档管理员负责本部门文档的日常收集，各业务岗位人员需在文档形成后3个工作日内提交至文档管理员；

收集要求：保证文档内容完整（如合同需包含附件、审批单）、字迹清晰（纸质文档）、格式规范（电子文档为PDF或Word格式），避免使用易褪色墨水书写；

特殊情况：跨部门协作形成的文档，由主办部门负责收集协办部门副本，并在《文件归档登记表》中注明协办部门。

（二）文档整理

排序：按文档形成时间先后顺序排列，或按逻辑关系（如合同按签订日期、项目按进展阶段）排序；

编页：纸质文档超过2页需编页码（正面右下角、背面左下角），采用“-1”“-2”区分正反面；

去除无关材料：剔除订书针、回形针等金属物，避免氧化损坏纸张；对破损文档进行修补（如粘贴、裱糊）。

（三）分类与编号

分类标注：在文档右上角用铅笔标注一级分类、二级分类代码（如“行政-制度”“业务-合同”）；

编号规则：采用“部门代码-分类代码-年份-流水号”格式，例如“XZ-ZD-2024-001”（行政部-制度文件-2024年-第1号）；

电子文档命名：与纸质文档编号一致，文件名格式为“[编号]_[文件名称]”，如“XZ-ZD-2024-001_公司考勤管理制度.docx”。

（四）文档移交

移交时间：每季度末月25日前，各部门文档管理员*将整理完毕的文档移交至档案室；

移交手续：填写《文件归档登记表》（详见附件1），一式两份，移交方与接收方签字确认，双方各执一份；

交接要求：档案管理员*接收时需核对文档数量、编号、完整性，发觉问题当场提出并限期整改。

（五）文档保管

纸质文档保管：存入专用档案柜，按分类顺序摆放，库房保持温度14-24℃、湿度45-60%，配备防火、防潮、防虫、防盗设备；

电子文档保管：存储于公司指定服务器，定期（每月）进行备份，备份介质（移动硬盘、云盘）由档案管理员专人保管，密码由部门负责人掌握；

特殊文档保管：涉密文档（机密级以上）需单独存放于密码保险柜，钥匙由档案管理员和行政部负责人共同保管，借阅需经总经理*审批。

四、文档保管与利用

（一）保管期限

永久保管：公司章程、年度经营总结、重大合同、审计报告、专利文件等；

长期保管（10-30年）：规章制度、会议纪要、项目资料、财务凭证等；

短期保管（3-10年）：日常通知、考勤记录、普通函件等；保管期满后，由档案管理员*会同相关部门鉴定，无保存价值的按规定销毁。

（二）借阅与查阅

借阅权限：

公开内部资料：员工可自行申请，经部门负责人*审批；

秘密级文档：需经部门负责人及档案管理员双重审批；

机密级文档：需经总经理*审批；

借阅流程：填写《文件借阅申请表》（详见附件3），注明借阅文档编号、名称、用途、归还期限，审批通过后由档案管理员*登记发放；

借阅要求：

纸质文档原则上借阅期限不超过5个工作日，到期需续借的需重新申请；

电子文档仅限在指定电脑上查阅，严禁拷贝、截屏（经审批的特殊用途除外）；

借阅期间不得涂改、勾画、抽取、拆散文档，归还时档案管理员*需检查文档完整性。

（三）鉴定与销毁

鉴定程序：保管期满前1个月，档案管理员牵头成立鉴定小组（含档案管理员、相关部门负责