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行政文件归档管理手册文档有序存放指南

一、手册编制目的与适用范围

本手册旨在规范行政文件的归档流程与管理标准，保证文件在形成、收集、整理、保管、利用及销毁全过程中保持有序、可追溯，提升行政工作效率，保障组织历史资料的完整性与安全性。

适用场景：适用于企业、事业单位、机关等组织的行政部门，涵盖日常行政文件（如通知、会议纪要、合同、请示报告等）、专项工作文件（如项目资料、审计材料等）及年度总结类文件的归档管理。具体场景包括：

年度/半年度文件集中归档；

部门日常文件阶段性整理；

专项工作结束后资料汇总；

档案室日常维护与调阅管理。

二、文件归档全流程操作指引

（一）文件收集与分类：明确范围，科学归类

操作目标：保证应归档文件全面收集，避免遗漏或冗余，为后续整理奠定基础。

1.文件收集范围

红头文件：上级单位来文、本单位发文（含通知、通报、批复等）；

会议文件：会议通知、议程、签到表、纪要、决议、演示材料等；

合同协议类：各类业务合同、补充协议、意向书、授权委托书等；

请示报告类：部门请示、工作报告、总结计划、调研报告等；

专项资料类：项目立项文件、验收报告、审计报告、资质证书、获奖材料等；

凭证类：发票、报销单、工资表、固定资产登记表等（需财务部门配合）；

其他应归档文件：如领导重要讲话、重要活动照片/视频（需标注时间、地点、人物）、外部单位重要函件等。

2.文件分类方法

采用“年度-机构-问题”三级分类法，结合文件类型细化：

一级分类（年度）：按文件形成年度划分，如“2024年度”；

二级分类（机构）：按文件形成部门或业务类型划分，如“综合管理部”“财务部”“人力资源部”“项目一部”等；

三级分类（问题）：按文件具体内容或用途划分，如“综合管理部”下分“发文”“会议纪要”“制度文件”，“财务部”下分“合同”“报销凭证”“报表”等。

示例：2024年度综合管理部会议纪要的分类编号为“2024-综合-会议-001”。

（二）档案编号规则：统一编码，精准定位

操作目标：通过标准化编号实现文件“一档一号”，便于快速检索与调阅。

1.编号结构

档案编号采用“年度代码-部门代码-文件类别代码-流水号”组合形式，格式为：YYYY-BM-LB-

年度代码：文件形成年份的后两位，如2024年用“24”；

部门代码：用部门名称首字母大写缩写（2-3位），如综合管理部用“ZHL”，财务部用“CW”，人力资源部用“RL”；

文件类别代码：用文件类别首字大写缩写（2位），如“发文”用“FB”，“会议纪要”用“HY”，“合同”用“HT”；

流水号：按文件形成顺序或归档顺序从0001起编，每年/每类别重新编号。

2.编号示例

2024年综合管理部第3份发文：24-ZHL-FB-0003；

2023年财务部第15份合同：23-CW-HT-0015；

2024年项目一部第8份项目验收报告：24-XM1-YSS-0008。

注意：部门代码与文件类别代码需提前统一制定并备案（详见附录《档案分类代码参考表》），避免混用。

（三）档案装订与封装：规范整理，保护原件

操作目标：保证文件装订牢固、排列有序，防止散失、损坏，延长档案寿命。

1.装订前检查

清理文件：去除金属夹、回形针等易氧化物品，检查是否有缺页、重页、破损情况，破损文件需用胶水修补（禁用透明胶带）；

排序文件：按文件形成时间或逻辑顺序排列，如请示在前、批复在后，会议通知在前、纪要在后；

编页码：用铅笔在文件右上角编写页码（单文件页码独立，跨文件连续编号时需注明“共X页第X页”）。

2.装订方式

普通纸质文件：使用无酸纸档案夹或装订机左侧装订，厚度不超过2cm；超过2cm的需拆分为多个分册，注明“分册1/共X册”；

合同/大型文件：采用左侧打孔穿棉线装订，结头打在背面，避免影响翻阅；

照片/图表：用相纸打印后装入无酸塑料袋，单独存放并在档案袋上标注对应文字说明；

电子文件：需打印纸质版归档，同时刻录光盘（一式两份，标注编号与内容摘要），随纸质档案一并存放。

3.封装要求

使用统一规格的档案盒（尺寸建议为31cm×22cm×3cm），盒面标注“档案编号”“年度”“部门”“文件类别”“盒内文件起止时间”“保管期限”“经手人”等信息（详见附录《档案盒标签模板》）；

盒内放置《档案目录》（含文件名称、页码、日期、备注等），一式两份，一份放入盒内，一份随档案台账登记；

档案盒按编号顺序整齐存放于档案柜，避免挤压，竖放时标签朝外。

（四）档案入库与登记：动态管理，有据可查

操作目标：实现档案电子化与台账化管理，保证档案状态实时更新、可追溯。

1.档案登记

电子台账：使用Excel或档案管理系统录入档案信息，字段包括：档案编号、文件名称、形成部门、形成日期、页数、盒号、存放位置（柜号-层号-格号）