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销售合同管理模板与风险防范实用指南

一、适用范围与典型应用场景

本指南适用于各类企业（含制造、贸易、服务等）的销售合同全生命周期管理，尤其适合销售部门、法务部门、中小企业管理者及合同经办人员使用。典型应用场景包括：

日常合同起草与审批：销售人员在对接客户后，快速规范合同条款，减少沟通成本；

履约过程风险管控：通过标准化流程监控交付、验收、付款等环节，及时规避违约风险；

历史合同复盘与优化：基于归档合同数据，分析高频风险点，迭代模板条款；

法务合规审查：为法务部门提供审查要点，保证合同符合《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规。

二、销售合同管理全流程操作指引

（一）前期准备：明确需求与基础信息核验

操作目标：保证合同主体合法、需求清晰，为起草奠定基础。

业务需求确认

销售人员与客户（客户名称）沟通，明确标的物名称、型号规格、数量、质量标准、交付时间、付款方式等核心需求，形成《业务需求确认单》（需双方签字盖章）。

对于定制化产品，需客户提供书面技术参数要求，作为合同附件。

主体资格审查

买方（甲方）：核查营业执照（副本复印件）、法定代表人身份证明、授权委托书（如签约人非法定代表人）、经营范围（保证采购标的在许可范围内）；若为个人客户，需核实身份证及联系方式。

卖方（乙方）：除上述信息外，需确认生产/销售资质（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等），避免无资质经营风险。

风险提示：避免与未注册的“空壳公司”或被列入经营异常名录的主体签约，可通过“国家企业信用信息公示系统”查询主体状态。

基础资料收集

整理客户主体资料、业务需求确认单、技术参数文件、过往合作记录（如有）等，存档备用。

（二）合同起草：基于模板规范核心条款

操作目标：使用标准化模板填充信息，保证条款完整、权责清晰。

调用标准化模板

依据企业类型及行业特点，选用《销售合同模板》（见本文第三部分），重点标注“可编辑字段”（如合同编号、标的物信息、价格等）和“风险提示条款”（如违约责任、争议解决）。

填充核心条款

合同基本信息：填写合同编号（规则：年份+部门简称+流水号，如“2024销字001”）、签订日期、签约地点。

买卖双方信息：准确填写名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人、联系人、电话（用“*”代替，如“138”）、开户行及账号（账户名称需与合同主体一致）。

标的物描述：

标准产品：填写具体名称、型号、规格、品牌（如“品牌空调，型号KFR-35GW，挂式，1匹”）；

定制产品：引用附件《技术参数协议》中的具体参数（如“材质：304不锈钢，厚度1.0mm，尺寸长×宽×高=500×300×400mm”）。

数量与价格：

数量：填写大写（如“壹佰件”）和小写（“100件”），避免涂改；

价格：明确单价（含税/不含税）、总价（大写+小写），注明税费类型（如“增值税率13%”）。若为阶梯价格，需列明数量区间对应单价（如“100件以上，单价95元/件”）。

交付与验收：

交付时间：具体到年月日（如“2024年5月30日前”）或相对时间（如“合同签订后30日内”），明确逾期交付的违约责任；

交付地点：详细到地址（如“甲方仓库，地址：市区路号”）；

验收标准：依据国家标准、行业标准或附件《技术参数协议》，约定验收期限（如“货到后7日内验收，逾期视为合格”）。

付款方式：分阶段付款的，需明确各阶段金额、付款条件（如“预付款30%，发货前付至70%，验收合格后付清尾款”），约定逾期付款的违约金计算标准（如“按日万分之五计算”）。

违约责任：

逾期交货：每逾期一日，按合同总金额的0.05%支付违约金，逾期超过15日，甲方有权解除合同；

质量不符：乙方应在7天内免费更换或维修，否则甲方有权要求退货并要求赔偿损失；

逾期付款：每逾期一日，按应付未付款项的0.05%支付违约金，超过30日乙方有权暂停供货。

争议解决：约定由“甲方所在地有管辖权的人民法院”或“仲裁委员会”解决争议，避免约定“由双方协商解决”（无强制执行力）。

附件整理

将技术参数协议、质量标准文件、授权委托书等作为合同附件，在合同中列明附件名称及数量（如“附件1：《技术参数协议》；附件2：《授权委托书》”）。

（三）内部审核：多部门协同把控风险

操作目标：通过业务、法务、财务多环节审核，消除条款漏洞。

业务部门初审

销售负责人审核合同内容是否与业务需求一致，交付时间、价格等是否在权限范围内，标注修改意见并反馈给起草人。

法务部门复审

法务人员重点审核：

主体合法性：核查营业执照、授权委托书等文件是否有效；

条款合规性：是否存在“霸王条款”（如“质量异议期仅3天”），违约责任是否显失公平；

权利义务对等性：双方权利义务是否明确，是否存在单方面免责条款。

财务部门终审

财务人员审核：

价格条款：是否含税，开票信息与合同主体是否