行业采购申请单物料需求与供应商比对表.docVIP

行业通用采购申请单物料需求与供应商比对表使用指南

一、适用工作场景

本工具适用于企业采购管理中，需将内部物料需求与供应商供应能力进行系统性比对的场景，具体包括：

新项目启动采购：当企业承接新项目或开展新业务时，需快速梳理所需物料清单，并对比现有及潜在供应商的供货能力，保证物料及时到位。

常规采购供应商优化：针对长期使用的常规物料，定期对比多家供应商的价格、交期、质量等指标，优化供应商结构，降低采购成本。

紧急采购快速决策：面对突发需求（如设备故障、临时订单激增），通过快速比对供应商的即时供货能力，优先选择满足紧急需求的供应商。

多供应商比价管理：当单一供应商无法满足全部物料需求或需分散采购风险时，通过比对不同供应商的优势物料，制定组合采购方案。

二、详细操作步骤

第一步：明确物料需求清单

由需求部门（如生产部、项目部、行政部）根据实际使用场景，填写《采购申请单》，明确以下物料信息：

物料全称、规格型号（如“螺丝M6×20mm，不锈钢304”）、单位（件/公斤/米等）、需求数量（含最小拆分单位，如“1000个（可接受100个/包拆分）”）；

使用时间要求（如“需在2024年X月X日前到货”）、质量标准（如“符合GB/T3098.1-2014国家标准”）、特殊要求（如“需提供材质检测报告”“包装防潮”等）；

需求部门负责人*及申请人签字，经审批后提交至采购部门。

第二步：收集供应商基础信息

采购部门根据物料需求，通过供应商库、公开招标、行业推荐等渠道，筛选符合条件的供应商，收集以下信息：

供应商名称、统一社会信用代码、联系人*、联系方式（仅保留企业固话或官方客服，避免个人手机号）；

供应商经营范围（需包含所需物料类别）、资质证书（如ISO9001质量体系认证、行业生产许可证等）；

历史合作记录（如近6个月供货准时率、质量合格率、售后服务响应速度等）。

第三步：整理比对维度与权重

根据物料重要性及采购目标，设定比对维度及权重（可动态调整），核心维度包括：

维度

说明

权重参考

价格合理性

对比供应商报价与市场均价、历史采购价，计算价格差异率（（报价-均价）/均价×100%）

30%-40%

交货及时性

供应商承诺交货周期是否满足需求时间要求，是否有加急服务能力

25%-35%

质量保障能力

供应商质量检测流程、不良品处理机制、质量认证覆盖情况

20%-30%

服务配合度

售后服务响应速度（如24小时内反馈问题）、退换货政策、技术支持能力

10%-15%

供货稳定性

供应商生产产能、库存缓冲能力、抗风险能力（如原材料供应稳定性）

5%-10%

第四步：执行比对分析

将物料需求清单与供应商信息逐一匹配，按维度进行量化或定性评分，具体操作

价格比对：列出各供应商同一物料报价，计算最低价与最高价差异，若差异超过10%（或企业设定的阈值），需供应商提供报价明细（成本构成）说明原因；

交期比对：标记供应商承诺交货日期，对比需求到货日期，延迟超过3天需评估是否影响生产/项目进度，并要求供应商提供延期补偿方案；

质量比对：要求供应商提供近3个月同类物料质量检测报告，对比合格率（≥99%为优，95%-99%为良，＜95%为不达标）；

服务与稳定性：通过历史合作数据或供应商现场考察，评估服务响应速度及供货稳定性，优先选择无重大合作风险的供应商。

第五步：比对结论与建议

根据各维度评分及权重，计算综合得分（综合得分=Σ各维度得分×权重），形成《物料需求与供应商比对表》，内容包括：

物料基础信息汇总；

各供应商分维度评分及综合得分排序；

推荐供应商（综合得分最高且无否决项）、备选供应商（得分第二且优势维度突出）；

风险提示（如某供应商价格最低但交期延迟、某供应商质量认证不全需补充等）。

第六步：反馈与审批

将比对表提交至采购部门负责人、需求部门负责人审核，确认推荐供应商后，按企业采购审批流程进行报批。审批通过后，采购部门与供应商签订采购合同，并同步需求部门跟踪后续供货进度。

第七步：归档与更新

比对表及审批文件需归档保存（电子档+纸质档），至少保存2年；同时更新供应商评价数据库，将本次合作表现（如交货准时率、质量合格率）记入供应商档案，为后续采购决策提供依据。

三、模板表格示例

物料需求与供应商比对表

物料基本信息

物料名称

办公用A4复印纸

规格型号

70g/m2，A4，白色，500张/包

需求数量

200包

需求到货日期

2024年X月X日

需求部门

行政部

申请人

*

审批人

*

供应商信息

供应商A（办公用品公司）

供应商B（YY文教用品公司）

供应商C（ZZ商贸有限公司）

联系人

*

*

*

报价（元/包）

25.00

24.50

26.00

最小起订量

50包

100包

30包

承诺交货周期

3个工作日

5个工作日

2个工作日

质量认证

IS