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采购成本控制及审批标准化流程工具模板

一、流程概述

本标准化流程旨在规范企业采购行为，通过明确各环节职责、细化操作步骤、强化成本管控，实现采购过程的透明化、规范化和高效化，有效降低采购成本，防范采购风险，保障企业资源合理配置。流程适用于企业各类采购业务（含原材料、办公用品、设备采购等），可根据采购金额、物料类型等维度设置差异化审批权限，兼顾效率与风控。

二、适用场景

常规采购场景：企业生产所需原材料、辅料、MRO（维护维修运营）物料等计划内采购，适用于月度/季度采购计划内的常规品类。

临时采购场景：因生产紧急、临时项目需求或突发情况导致的非计划性采购，需额外说明紧急原因并加速审批流程。

固定资产采购场景：生产设备、办公设备、IT系统等固定资产采购，需增加技术参数评估、资产台账管理等环节。

服务类采购场景：咨询服务、维修服务、外包服务等非物料采购，需明确服务范围、验收标准及费用结算方式。

三、标准化操作流程

（一）需求提出与预算确认

需求部门发起

需求部门根据业务需求（如生产计划、办公需求、项目需求等），填写《采购需求申请表》，注明物料/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预估总价、需求日期、用途说明等，部门负责人*签字确认。

若涉及固定资产或技术复杂物料，需附《技术参数说明书》或《需求规格书》，由技术部门*审核参数可行性。

预算核对

需求部门提交《采购需求申请表》至财务部，财务专员对照部门年度/月度预算，检查采购项目是否在预算范围内，预算金额是否充足。

若预算不足，需求部门需填写《预算调整申请表》，说明调整原因（如业务量变化、市场价格波动等），经分管副总*审批后，方可进入下一步流程。

（二）供应商寻源与比价

供应商寻源

采购部*根据需求信息，通过企业合格供应商库、公开招标、行业推荐、电商平台等方式筛选潜在供应商，原则上每种物料需至少寻找3家及以上候选供应商（紧急采购或独家授权物料除外）。

新供应商需提交《供应商资质文件》（营业执照、相关行业许可证、质量体系认证、同类项目业绩等），由采购部、质量部联合审核，填写《供应商准入评估表》，评估合格后纳入合格供应商库。

询价与比价

采购部*向候选供应商发出《询价单》（注明物料规格、数量、交货期、付款条件、质量要求等），要求供应商在规定时间内提供书面报价（需加盖公章）。

收到报价后，采购专员*填写《采购比价分析表》，对比各供应商的报价、交货周期、付款方式、质量保障、售后服务等维度，初步筛选出性价比最优的1-2家候选供应商，附上比价分析说明。

（三）采购申请与审批

提交采购申请

采购部*根据比价结果，填写《采购申请审批单》，注明供应商信息、最终报价、采购数量、总金额、交货地点、验收标准等，附《采购需求申请表》《采购比价分析表》《供应商资质文件》等支撑材料，提交至审批流程。

分级审批

根据采购金额设置审批权限（示例，企业可根据实际情况调整）：

金额≤5000元：需求部门负责人*→采购部主管*→财务部专员*

5000元＜金额≤2万元：需求部门负责人*→采购部主管*→财务部经理*→分管副总*

金额＞2万元：需求部门负责人*→采购部主管*→财务部经理*→分管副总*→总经理*

审批人需在1-3个工作日内完成审批（紧急采购可加速），对采购必要性、价格合理性、预算符合性进行审核，审批意见需明确“同意”“驳回”或“补充说明”。

（四）合同签订与订单下达

合同拟定与评审

采购金额≥1万元或涉及长期合作的，需签订书面采购合同。采购部*根据审批结果拟定《采购合同》，明确双方权利义务、物料规格、价格、交货期、验收标准、付款方式、违约责任等条款。

合同需经法务部（或指定法务人员）审核法律风险，财务部审核付款条款，最终由总经理*或授权人签字盖章生效。

订单下达

采购部*根据审批通过的《采购申请审批单》或《采购合同》，向供应商下达《采购订单》（可通过ERP系统或书面形式），注明订单号、物料信息、数量、单价、交货日期、交付地址、联系人等，并要求供应商确认回传。

（五）物料交付与验收

交付跟踪

供应商按订单约定时间交付物料时，需提供《送货单》（注明物料名称、数量、批次、生产日期等），采购部*核对送货单信息与订单一致性，确认无误后签收。

若出现延迟交货、数量不符等情况，采购部*需及时与供应商沟通，填写《异常情况处理单》，明确责任方及处理方案（如加急交付、扣除违约金等）。

质量验收

需求部门或质量部*根据《采购需求申请表》《技术参数说明书》对物料进行验收，内容包括：数量清点、外观检查、功能测试、资质文件核对（如质检报告、合格证等）。

验收合格后，填写《物料验收单》，验收人*签字确认；验收不合格的，出具《不合格品报告》，说明不合格原因，要求供应商在规定时间内退换货或整改，整改后需重新验收。

（六