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项目文档管理规范与模板

一、引言

项目文档是项目过程的重要载体，记录了项目从启动到收尾的全过程信息，是团队协作、进度跟踪、问题追溯及知识沉淀的基础。为规范项目文档的创建、使用、存储与维护，保证文档的完整性、准确性、及时性和可追溯性，特制定本规范。本规范适用于公司内部所有类型的项目（如软件开发、系统集成、市场活动等），项目团队成员需严格遵守，以提升项目管理效率与质量。

二、适用范围与核心价值

（一）适用范围

本规范覆盖项目全生命周期的文档管理活动，包括但不限于：项目启动阶段的立项文件、规划阶段的计划文档、执行阶段的记录文档、监控阶段的报告文档、收尾阶段的总结与归档文档。适用对象包括项目经理、产品经理、技术开发、测试人员、设计人员*及其他项目相关干系人。

（二）核心价值

协作提效：统一文档标准，减少因格式混乱导致的沟通成本，保证团队成员快速获取有效信息；

风险管控：通过文档记录项目决策、问题及变更，为项目复盘、风险预警提供依据；

知识沉淀：形成标准化项目知识库，为后续项目提供参考，避免重复劳动；

合规保障：满足客户需求、行业规范及内部审计要求，保证项目过程可追溯、责任可明确。

三、文档全生命周期管理操作流程

项目文档管理需遵循“创建-审批-存储-更新-归档”的闭环流程，具体操作步骤

（一）步骤1：项目启动时明确文档清单

操作说明：

项目经理在项目启动会后，根据项目类型（如软件开发项目需包含需求文档、设计文档、测试文档等）、规模及客户要求，参照《项目文档分类清单》（见第四章模板1）梳理本项目需创建的文档清单，明确每份文档的负责人（如需求文档由产品经理负责）、交付时间节点及审批人（如项目计划需由部门负责人*审批）。

清单需在项目启动后3个工作日内完成，并同步至项目团队及干系人，作为后续文档管理的依据。

（二）步骤2：创建文档并遵循命名规范

操作说明：

文档负责人根据清单要求，使用公司统一模板（见第四章模板示例）创建文档，内容需真实、准确、完整，避免模糊表述或遗漏关键信息。

文件命名需严格遵循规范：项目编号-项目名称-文档类型-版本号-创建日期，例如：智慧办公系统-需求规格说明书-V1.0docx。

项目编号：由公司项目管理部统一分配，格式为“P+年月日+流水号”（如；

文档类型：使用简称（如“需求说明书”“测试报告”“会议纪要”等）；

版本号：初始版本为V1.0，修订后依次递增（如V1.1、V2.0），重大修订需升级主版本号（如V1.0→V2.0），minor修订更新次版本号（如V1.0→V1.1）。

（三）步骤3：文档审批与发布

操作说明：

文档完成后，由负责人提交至指定审批人（如技术文档需技术负责人审批，管理文档需项目经理审批），审批需在2个工作日内完成。

审批通过后，文档负责人将文档至公司项目管理平台（如“项目云盘”）的对应项目目录，并通过企业/邮件通知团队成员查阅；审批不通过的，需根据反馈意见修改后重新提交审批。

涉及客户确认的文档（如需求规格说明书、验收报告），需经客户签字/盖章确认后，方可视为正式版本。

（四）步骤4：文档存储与权限管理

操作说明：

存储位置：所有项目文档需统一存储在公司指定的项目管理平台（如“项目云盘-项目-文档目录”），禁止存储在个人电脑或非授权第三方平台。

目录结构：按项目阶段建立子目录，例如：

项目云盘/智慧办公系统/

├──启动阶段（立项文件、charter等）

├──规划阶段（项目计划、需求说明书、设计方案等）

├──执行阶段（开发记录、测试用例、会议纪要等）

├──监控阶段（进度报告、风险登记册、变更记录等）

└──收尾阶段（验收报告、总结报告、归档清单等）

权限设置：

创建者/负责人：拥有文档的编辑、删除、审批权限；

项目团队成员：拥有文档的查阅、评论权限，无编辑权限；

干系人（如客户、高层领导）：根据需求授予“只读”权限；

文档管理员*：负责目录维护、权限变更及备份管理。

（五）步骤5：文档更新与版本控制

操作说明：

文档更新：当项目需求、计划或成果发生变更时，文档负责人需及时更新相关文档（如需求变更后同步更新需求说明书），更新后重新提交审批并至平台，覆盖旧版本。

版本控制：每次更新需在文档中记录“修订说明”（包括修订内容、修订人、修订日期、版本号），例如：

版本号

修订日期

修订人

修订说明

审批人

V1.0

2024-05-15

*

初稿创建

*

V1.1

2024-05-20

*

修改用户登录功能需求

*

V2.0

2024-06-01

*

新增支付模块需求

赵六*

禁止直接修改已发布的正式版本，需通过“新版本修订”流程，保证历史版本可追溯。

（六）步骤6：项目收尾时文档归档

操作说明：

项