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公司内外部沟通与协作标准化流程
一、引言
为规范公司内部员工之间、部门之间以及与外部客户、供应商、合作伙伴的沟通行为，提升信息传递效率，减少沟通误差，保证协作目标达成，特制定本标准化流程。本流程旨在明确沟通场景、操作步骤、工具使用及风险控制，为公司高效运营提供标准化支撑。
二、适用范围与典型场景
（一）适用范围
本流程适用于公司全体员工（含正式员工、实习生、外包人员），涵盖内部沟通（员工间、部门间）及外部沟通（客户、供应商、合作伙伴、机构等）全场景。
（二）典型场景
内部场景：日常工作信息同步（如项目进度、任务分配）、跨部门协作（如产品研发与市场推广配合）、问题反馈与解决（如设备故障、流程优化建议）、会议组织与纪要输出等。
外部场景：客户需求对接（如新功能需求确认、售后问题处理）、供应商沟通（如订单交付、质量反馈）、合作伙伴协作（如联合项目推进、资源协调）、/机构事务对接（如政策咨询、合规报备）等。
三、内部沟通标准化流程
（一）日常信息同步
1.操作步骤
（1）明确沟通目标：确定需传递的核心信息（如“通知下午3点产品评审会”“同步今日客户拜访结果”），避免信息模糊。
（2）选择沟通渠道：
简单事务（如临时通知、文件共享）：使用企业/钉钉群聊，相关责任人；
需留存记录的信息（如任务分配、规则说明）：使用邮件，主题注明“【通知】+事由+部门”；
紧急事务（如系统故障、突发问题）：先电话/即时通讯告知，后补充文字记录。
（3）信息传递规范：
群聊/即时通讯：内容简洁，重点前置（如“【紧急】今日服务器维护，14:00-16:00系统无法登录，请提前保存数据”）；
邮件：包含主题、收件人（抄送相关方）、（背景、事项、要求、截止时间）、附件（如有，注明文件名及版本）、落款（姓名+部门+联系方式）。
（4）确认反馈：重要信息发送后，接收方需在1小时内回复“收到，已处理”或明确反馈意见（如“收到，需协调*确认数据后回复”）。
（5）记录存档：邮件、群聊重要记录需分类保存至公司共享文档（如“内部通知-2024年”“部门协作-产品研发部”），保存期限不少于1年。
2.模板表格：《内部信息同步记录表》
同步主题
发起人
接收人
时间
渠道
内容摘要
反馈意见
存档路径
产品评审会通知
*
、赵六
2024-03-1510:00
企业
通知3月15日14:00会议室A评审Q1产品方案
：“收到，已准备材料”
共享文档/内部通知/2024年/产品评审
（二）跨部门协作
1.操作步骤
（1）发起协作申请：由需求部门填写《跨部门协作任务表》，明确协作目标、内容、时间节点、所需资源及负责人，提交至协作部门负责人审批。
（2）明确职责分工：审批通过后，协作部门指定对接人（如*钱七），与需求部门负责人共同确认任务拆解、责任人及交付标准（如“市场部需在3月20日前完成竞品分析报告，含数据图表及3点差异化建议”）。
（3）进度同步机制：
每日17:00前，责任人通过企业/钉钉群同步当日进展（如“已完成竞品数据收集，明日开始撰写分析”）；
每周五17:00前，对接人汇总协作进度，邮件抄送双方部门负责人。
（4）成果交付与验收：协作方按约定时间提交成果，需求方在2个工作日内完成验收，反馈修改意见（如“报告需补充市场份额数据，3月22日前更新”），验收通过后双方签字确认。
（5）复盘总结：协作结束后，双方部门负责人组织复盘，记录经验教训（如“前期需求沟通不清晰导致返工，下次需输出书面需求文档”），更新至《跨部门协作案例库》。
2.模板表格：《跨部门协作任务表》
协作主题
需求部门
协作部门
发起人
对接人
目标描述
时间节点
所需资源
验收标准
审批人
Q1产品推广方案
市场部
产品部
*
*钱七
配合完成推广方案中的产品卖点提炼
3月18日前
产品需求文档
卖点需覆盖3个用户核心痛点
*（市场部）
四、外部沟通标准化流程
（一）客户需求对接
1.操作步骤
（1）需求收集：通过客户访谈、问卷调研、需求表单等方式收集需求，记录客户基本信息（公司名称、联系人、职位）、需求背景、具体要求（如“希望新增数据导出Excel功能，支持自定义字段”）、期望交付时间。
（2）需求确认：将收集的需求整理成《客户需求确认函》，通过邮件/书面形式发送客户，确认无误后由客户联系人签字/盖章（电子章）反馈。
（3）方案制定与反馈：根据确认需求，制定解决方案（含功能描述、实施计划、费用预算），3个工作日内反馈客户，双方沟通确认细节。
（4）执行与进度同步：方案确认后，成立专项小组（如*孙八为项目经理），每周五通过邮件/客户portal同步进度（如“本周已完成数据导出功能开发，下周进入测试阶段”）。
（5）闭环与复盘：需求交付后，3个工作日内进行客户满意度回访，填写《客户需求闭环表》
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