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采购审批流程标准化文档

一、适用范围与场景说明

本标准化文档适用于各类企业内部采购活动的全流程管理，涵盖常规采购、紧急采购、固定资产采购、服务采购等场景。无论是中小型企业的集中化采购需求，还是大型集团多部门协同采购场景，均可通过本流程规范采购行为，保证采购活动合规、高效、透明。具体适用场景包括但不限于：生产原料/辅料采购、办公设备/耗材采购、IT设备采购、市场推广服务采购、设备维修服务采购等。通过标准化流程，可有效避免采购过程中的随意性、降低合规风险，同时提升采购效率与资金使用效益。

二、采购审批全流程操作指南

（一）采购需求发起

发起主体：由需求部门（如生产部、行政部、市场部等）填写《采购申请表》，经部门负责人签字确认后提交至采购部。

核心材料：

《采购申请表》（需注明采购物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、总预算、用途、交付时间等）；

如为固定资产采购，需附《固定资产申购审批单》；

如为新增供应商采购，需附《供应商推荐表》（含供应商资质文件复印件）。

时限要求：常规采购需求至少提前3个工作日发起；紧急采购（如生产突发停机维修）需在申请表中注明“紧急”字样，可同步启动后续流程，但需在完成后24小时内补齐审批手续。

（二）需求部门初审

审核内容：

采购需求的合理性（是否为业务必需、规格参数是否清晰）；

预算金额是否在部门年度预算范围内，超预算需求是否已履行预算调整流程；

采购数量是否与实际需求匹配，是否存在重复采购。

操作规范：需求部门负责人需在1个工作日内完成审核，在《采购申请表》“部门审核意见”栏签字确认（通过/不通过，不通过需注明具体原因并退回申请人调整）。

（三）采购部复审

审核内容：

采购需求的技术参数、规格标准是否符合行业标准；

是否存在历史可替代库存（如为常规耗材，需核查库存台账）；

供应商选择方式（单一来源采购、询比价、招标等）是否符合企业《采购管理办法》规定（如金额低于5000元可采用询比价，高于5万元需启动招标流程）。

操作规范：采购部在收到《采购申请表》后2个工作日内完成复审，通过则进入下一环节；不通过需反馈需求部门说明原因，并协助调整采购方案。

（四）财务部预算与合规审核

审核内容：

采购总金额是否超出部门可用预算，超预算部分是否已获得财务总监审批；

付款方式（预付款、分期付款、货到付款等）是否符合财务制度；

是否涉及税费、运费等额外费用，预算是否已覆盖全部成本。

操作规范：财务部在1个工作日内完成审核，在《采购申请表》“财务审核意见”栏签字确认，重点标注“预算符合”“需附合同”“需提供发票”等关键信息。

（五）管理层审批（按金额分级）

根据采购金额划分审批权限，保证权责对等：

5000元以下：由采购部经理审批；

5000-2万元：由分管副总（如运营副总）审批；

2-5万元：由总经理审批；

5万元以上：需提交总经理办公会集体审议，形成会议纪要作为审批依据。

审批人需在1个工作日内完成审批，重点关注采购的必要性、成本效益及战略匹配度，在《采购申请表》“管理层审批意见”栏签字确认。

（六）供应商选择与合同签订

供应商选择：

常规采购：从《合格供应商名录》中选择至少3家供应商进行询比价，填写《询比价记录表》，明确最终供应商及选择理由；

新增供应商：需由采购部组织供应商资质审核（营业执照、相关行业资质、信用记录等），评估其供货能力、质量保障体系及售后服务，合格后纳入《合格供应商名录》。

合同签订：采购部根据审批通过的《采购申请表》及《询比价记录表》，拟定采购合同，经法务部（如设）审核条款合规性后，由双方授权代表签字盖章。合同需明确标的物信息、价格、交付时间、验收标准、违约责任等核心条款。

（七）订单下达与交付跟踪

订单下达：采购部根据签订的采购合同，向供应商下达《采购订单》，同步抄送需求部门及财务部，作为后续验收、付款的依据。

交付跟踪：供应商发货后，采购部需跟踪物流信息，保证货物/服务按约定时间交付；如遇延迟，需及时与供应商沟通，并向需求部门反馈预计交付时间。

（八）验收与付款

货物验收：

需求部门牵头，采购部、财务部（如需）共同参与验收，对照采购合同及订单核对货物数量、规格、质量等；

验收合格后，填写《采购验收单》，三方签字确认；验收不合格需在24小时内通知采购部，启动退货或换货流程，并记录原因。

发票审核与付款：

供应商开具合规发票（需与合同、订单信息一致），提交至财务部；

财务部核对发票、验收单、采购申请表等单据无误后，按合同约定安排付款（如货到付款需在验收合格后5个工作日内完成）。

（九）文档归档

采购完成后，由采购部负责整理全套文档（包括《采购申请表》《询比价记录表》《采购合同》《验收单》《发票》等），按“采购日期+部门+物品名称”编号存档，电子文档备份至企业共享服务器，保存期限不少于5年。