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行政人员出差行程规划及费用预算模板

一、模板适用场景与价值

本模板适用于企业行政人员为员工安排国内/国际出差时的行程规划与费用预算管理，尤其适用于以下场景：

商务差旅：如客户拜访、项目洽谈、商务会议等需提前规划行程的出差安排；

外派支持：如分公司驻点支持、区域市场调研等需明确行程节点和费用标准的出差任务；

团队出差：如3人以上团队参与展会、培训等需统一协调交通、住宿的集体出行。

通过标准化流程和表格，可解决行政工作中常见的“行程混乱、预算超支、报销繁琐”等问题，提升差旅管理效率，同时保证费用支出符合企业财务制度，降低合规风险。

二、出差规划与预算全流程操作指南

（一）出差前：需求确认与行程规划

步骤1：出差需求沟通与信息收集

与出差人员明确认核心信息：出差目的（如“对接供应商签订年度合同”）、时间（精确到日期及往返时段，如“2024年6月15日9:00出发-6月17日18:00返回”）、地点（如“北京市朝阳区大厦”）、参与人数（如“2人，明、*华”）及特殊需求（如“需安排无障碍房间”“携带大件设备需额外托运”）。

核查企业差旅政策：明确交通方式标准（如“一线城市间限乘高铁二等座/飞机经济舱，紧急事项可申请升舱”）、住宿标准（如“一线城市不超过600元/晚，二线城市不超过400元/晚”）、餐饮补贴标准（如“早餐20元/天，午餐50元/天，晚餐60元/天”）等。

步骤2：行程初步规划

交通安排：根据出差地及时间，优先选择高效交通方式（如“北京-上海”优选高铁4.5小时，若航班时间匹配且价格低于高铁1/3，可申请乘飞机）。

往返交通：提前查询12306/航司官网，对比不同时段价格，记录车次/航班号、出发/到达时间、票价（如“6月15日G102次，北京南-上海虹桥，08:00-12:30，二等座553元/人”）。

市内交通：预估每日交通频次（如“每日2次机场/酒店-客户地点”），选择地铁/打车（按“市内交通每日不超过100元/人”标准预算）。

住宿安排：根据出差地位置选择酒店（优先靠近客户地点或地铁口，单间/标间按人数确定），记录酒店名称、房型、价格（如“6月15日-16日，北京酒店，标准间，580元/晚，含双早”）。

行程时间表：按日期细化每日行程，包含“时间段-行程内容-地点-交通方式-备注”（如“6月15日09:00-12:30乘高铁前往上海上海虹桥站高铁携带合同文件”）。

步骤3：费用预算编制

根据“行程规划表”分项计算预算，保证总额不超企业差旅标准，填写《出差费用预算明细表》（见第三部分模板表格）。

重点费用说明：

交通费：往返交通+市内交通，多人出差需合并计算（如“2人往返高铁费553×2=1106元，市内交通100×2×2=400元”）；

住宿费：按实际晚数×单价（如“2晚×580元=1160元”）；

餐饮费：按补贴标准×天数（如“(20+50+60)×2天=260元/人，2人合计520元”）；

其他费用：如招待费（需注明招待对象、事由及金额上限，如“6月16日招待客户晚餐，预算300元”）、资料费（如“打印合同资料50元”）。

步骤4：审批与行程确认

将《出差申请单》《行程规划表》《费用预算明细表》提交至部门负责人审批（如“部门总监*刚”），再报行政部及财务部备案（超预算需额外说明理由，如“因临时增加客户拜访，住宿费需超标准至700元/晚，共2晚，超支部分由项目预算列支”）。

审批通过后，行政人员协助预订交通/住宿（提前3个工作日完成，保证票据合规，如机票需提供“行程单+电子客票”，高铁票需提供“订单截图+报销凭证”）。

（二）出差中：行程执行与动态调整

出差人员出发前1个工作日确认交通/住宿信息（如“高铁票已出票，酒店入住时间为14:00”），行程若有变更（如“6月16日下午客户临时改期，需调整返程高铁至18:00”），需提前2小时告知行政人员，同步更新《行程规划表》并报备。

费用支出需保留原始票据（如打车票需注明“起止地点、金额、日期”，餐饮票需注明“用餐人数、事由”），超标费用需提前向行政部申请（如“因客户临时要求增加场地租赁费800元，需紧急审批”）。

（三）出差后：报销与费用核对

出差结束后3个工作日内，出差人员整理票据，填写《费用报销汇总表》（见第三部分模板表格），附《行程规划表》《费用预算明细表》及原始票据（按“交通费、住宿费、餐饮费、其他费用”分类粘贴）。

行政人员核对票据与行程的一致性（如“打车票日期是否在出差期内，住宿费是否超预算”），财务部核查票据合规性（如“发票抬头是否为企业全称，是否有税务章”），无误后提交至财务部报销，5个工作日内完成款项支付。

三、实用模板表格清单

表1：出差申请单

申请部门

申请日期

2024年X月X日

出差人

*明

职位

业务经理

出差地点

北京市朝阳区