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企业行政工作督办执行工具

一、适用场景说明

本工具适用于企业行政工作中需跨部门协作、明确责任节点、保证按时完成的各类任务督办场景，具体包括但不限于：

领导临时交办事项：如重要会议筹备、客户接待安排、紧急文件流转等需快速响应的任务；

常规行政工作推进：如固定资产盘点、办公环境优化、制度修订发布等周期性或计划性工作；

跨部门协同项目：如年会组织、员工活动策划、办公系统升级等需多部门配合的专项任务；

重点事项跟踪：如上级单位检查迎检、行政成本控制、安全风险排查等需重点关注的工作。

二、全流程操作步骤

（一）任务发起与登记

明确任务核心要素

任务发起人（如行政主管/部门负责人）需清晰定义任务目标、输出成果、时间节点及质量要求，填写《工作任务督办单》基础信息，包括：

任务编号（按年份+部门+序号格式，如“2024-行-001”）；

任务名称（简洁明了，如“2024年第一季度办公区安全排查”）；

任务背景与目标（简述任务来源及需达成的具体结果）；

期望完成时间（明确起止日期及关键节点，如“排查完成时间：2024年3月15日，整改报告提交时间：3月20日”）；

协调部门/人员（如需其他部门配合，需列明具体对接人及职责）。

提交审批

任务发起人将《工作任务督办单》提交至直接上级审批（紧急任务可同步口头沟通后补签审批），审批通过后正式进入督办流程。

（二）任务分解与责任分配

拆解子任务

行政督办专员（或指定负责人）根据任务目标，将复杂任务拆解为可执行的子任务，明确每个子任务的：

具体内容（如“安全排查”拆解为“消防设施检查”“用电安全排查”“消防通道畅通检查”等）；

责任主体（部门/个人，如“消防设施检查”由行政部负责，“用电安全排查”由IT部负责）；

交付标准（如“消防设施检查需提交《消防设施检查表》，含灭火器压力、有效期等记录”）。

沟通确认责任

督办专员组织责任部门/人员召开任务启动会（或一对一沟通），同步子任务要求、时间节点及协作需求，保证各方清晰职责，避免推诿。沟通后由责任人签字确认《任务分解表》，作为后续跟踪依据。

（三）过程跟踪与进度管理

设定跟踪节点

根据任务紧急程度及周期，设定跟踪频率（如日常任务每周跟踪1次，紧急任务每日跟踪），明确关键进度汇报节点（如子任务完成50%、80%时需反馈）。

跟踪方式

定期汇报：责任人通过《进度反馈表》同步子任务进展，内容包括“已完成工作”“当前进展”“存在问题”“需协调资源”；

主动沟通：督办专员对滞后任务及时与责任人沟通，知晓原因（如资源不足、流程卡点），协调解决；

会议督办：对跨部门复杂任务，每周召开简短进度会，各方同步进展、明确下一步行动，会后形成《会议纪要》分发参会人员。

记录跟踪情况

督办专员实时更新《工作任务督办单》的“进度跟踪”栏，记录各节点完成情况、沟通内容及问题处理结果，保证过程可追溯。

（四）问题协调与风险预警

问题分类处理

资源需求：责任人提出的人员、物资、预算等需求，由督办专员汇总后提交至相关领导审批，协调资源支持；

流程卡点：因部门协作不畅导致的问题，督办专员牵头组织协调会，明确责任方及解决时限；

外部依赖：如需供应商配合（如年会场地搭建），由责任部门对接，督办专员跟进外部方响应速度。

风险预警

对可能延期的任务（如因客观原因无法按原节点完成），责任人需提前至少2个工作日提交《延期申请》，说明原因、调整后计划及风险应对措施，经审批后更新督办单时间节点，并同步给相关方。

（五）任务验收与结项归档

成果验收

子任务完成后，责任人提交交付成果（如报告、表格、实物等），由督办专员组织验收（必要时邀请需求部门/领导参与），对照“交付标准”检查成果质量，验收通过后签字确认。

结项总结

全部任务完成后，督办专员汇总各子任务成果，填写《任务结项报告》，内容包括“任务总体完成情况”“成果清单”“未完成项说明”“经验教训总结”，提交至任务发起人及上级审批。

资料归档

将《工作任务督办单》《任务分解表》《进度反馈表》《会议纪要》《任务结项报告》等资料整理归档，按“任务编号+名称”分类存储，便于后续查阅。

三、核心工具表单

（一）《工作任务督办单》

任务编号

任务名称

发起人

发起日期

任务背景与目标

期望完成时间

起始时间：_______截止时间：_______

协调部门/人员

任务分解情况

子任务内容

责任主体

交付标准

进度跟踪

日期

进展描述

责任人

结项情况

验收结果（□通过□不通过）

未完成项说明：

经验总结：

审批意见

发起人签字：_________日期：_______

（二）《进度反馈表》

任务编号

任务名称

反馈人

反馈日期

子任务名称

本阶段完成工作

（具体描述，如“完成消防设施检查，共检查20处灭火器，其中2处压力不足”）

当前进展

（□按计划进行□超前□滞后