来访参观接待作业流程.docVIP

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来访参观接待步骤

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A0

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来访参观接待步骤

一、目标：为树立企业良好形象，规范对外联络工作步骤化，加强企业在参观来访接待方面管理，特制订本步骤制度。

二、适用范围：适适用于企业参观来访接待方面工作管理。

三、部门权责：

1、行政部为企业接待工作管理部门，负责接待工作安排和管理，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障。

2、企业各部门在接到参观来访预约后，须报行政部。

3、需企业领导出面或行政部协调关键接待，应提前2天通知行政部。

4、行政部需要立即把来访参观者信息上报企业分管领导，确定接待规格及标准及作陪领导。

5、对于关键来宾来访，行政部要帮助对口部门确定接待计划，依据集团接待相关要求，提前作好各项工作事先安排。

6、标准上是不许可过多外贵来宾到生产车间参观。

7、来宾若有参观生产车间需求，对接部门要向分管领导请示，同意后方可进入车间参观。

8、集团行政部或其它集团二级企业有需到车间参观，需要通知青峰行政部，青峰行政部再进行对应安排和准备

9、对于所需要去参观车间，行政部要提前通知车间责任人，车间责任人依据来宾身份和人数做好对应生产安排和准备。

四、参观路线

1、A（行政参观路线）：大门迎接→会客室→厂区环境参观→食堂（宿舍）参观→荣誉室参观→质量检验室参观→关键项目（车间）参观→会议室洽谈→用餐安排或送客安排。

2、B（生产参观线路）：大门迎接→会客室→车间参观（针剂、提取、原料药和口服固体车间针对性选择）→用餐安排或送客安排。

3、C（技术实力参观路线)：大门迎接→会客室→质量检验室参观→关键设备参观→关键产品工艺步骤参观→样品室（试验室）参观→用餐或送客安排。

五、准备事项

1、提前一个小时对厂区环境卫生进行巡查，立即纠正需改善地方，对接部门提前对参观路线进行对应考察确定。

2、提前20分钟在前台做好LED显示器欢迎口号，有欢迎条幅或参观指示牌，要提前20分钟张挂和摆放好。

3、依据来访来宾情况，行政部提前协调预留车位，对于关键来宾，要提前安排好保安在大门外公路两边指挥人车分流，以免造成堵塞和乱停乱放现象。

4、行政部提前20分钟通知门卫安排形象岗，提前通知各部门领料错开时间段，严禁来宾参观时间段，职员在厂区随意走动。

5、作陪领导或相关接待人员最少提前5分钟到大门等候迎接来宾到来，需要拍照提前准备好相机于专员拍摄。

6、若需使用会议室会谈，对接部门需提前部署好会议室，资料、水、投影仪或其它物件提前准备就绪，夏天空调要提前10分钟打开。

7、若需企业车辆接送，行政部依据来宾情况，提前一天安排好所需车辆，要求司机提前做好车辆清洁工作和车辆检验，确保车辆安全运行无故障。

六、参观步骤

1、标准上来宾进入厂区和车间要佩戴外来人员出入证或是贵宾证。进入车间必需要穿工衣等防护用具，并要进行对应消毒。

2、依据事先安排路线，讲解人员向导带路，然后主客右边先行，主陪左边后行，其它人员随即。依据来宾来访参观目标，讲解人员针对性，并热情大方讲解，要内外有别，严守本企业商业机密，拿捏有度。

3、参观时标准上是不许可来宾拍照，若有此需要，经请示分管领导方可许可来宾拍照，不宜拍照场所需要一直宾说明。

4、来宾在车间及厂区内多种活动，均要对接部门派人陪同，不可私自活动，包含参观关键岗位，咨询机密资料等事宜，均须报请企业领导同意。

5、来宾参观完后，若需要安排洽谈会议或用餐和订酒店入住依据集团标准统一实施，若需要安排车辆接送，对接部门事先把情况通知到行政部。

6、来访参观接待完成后，对接部门要针对此次接待组织总结会议，并把接待效果及相关信息立即反馈到分管领导。

七、接待步骤和接待通知单详见附件和表格

八、本制度由青峰药业行政部制订并负责解释，结合集团行政部所下发接待管理制度合理完善企业来放参观接待管理，自二〇一四年*月*日起实施。

江西青峰药业

二〇一四年*月*日

附件一江西青峰药业来访接待步骤图

了解来访单位、领队、人数、目标、时间接收贵宾信息

了解来访单位、领队、人数、目标、时间

接收贵宾信息

了解到访时间、接送要求、预订酒店、预定返程票等实施接待前准备

了解到访时间、接送要求、预订酒店、预定返程票等

实施接待前准备

申请部门填写新用户来访接待通知单

申请部门填写新用户来访接待通知单

成立接待小组

欢迎横幅接待前会议准备

欢迎横幅

接待前会议准备

投影仪调试预订酒店

投影仪调试

预订酒店

预定返程票安排会议室

预定返程票

安排会议室

来宾接送会议室整理驾驶员按时接送

来宾接送

会议室整理

驾驶员按时接送

办公楼门前迎宾

办公楼门前迎宾

茶水等准备接待部门或相关领导参与人员通知

茶水等准备

接待部门或相关领导

参与人员